Как проверить подлинность больничного листа

Листок нетрудоспособности нужен для подтверждения того, что сотрудник пропустил работу по уважительной причине. На основе больничного листа оформляется пособие по временной нетрудоспособности и компенсируется сумма пособия, выплаченная работодателем. Если сотрудники ФСС обнаружат, что документ был фальсифицирован, расходы не будут возмещены.

В интернете есть множество сайтов, предлагающих оформление поддельного листка нетрудоспособности. Чтобы защитить свою организацию, проверяйте подлинность больничного листа.

Как проверить достоверность больничного листа самостоятельно

ФСС переводит всю систему больничных в электронную форму. Это в том числе должно помочь свести вероятность подделки к нулю. Но наравне с электронной формой пока существует бумажная, которая защищена в меньшей степени. Бумажной форме больничного листа присвоена категория защиты «В». Окончательный переход на электронные листки нетрудоспособности намечен на 2022 год.

Если вы подозреваете, что работник недобросовестно прогуливал работу несколько дней, а затем предоставил больничный лист, проверьте документ на подлинность самостоятельно. Важно действовать оперативно, так как выплату по больничному листу вы должны предоставить в течение 10 дней со дня его получения.

Фонд Социального Страхования выделил признаки, которые позволяют отличить оригинальный больничный лист от фальшивки. Прежде всего, сравните настоящий бланк с предоставленным.

• больничный должен быть выдан по форме, утвержденной Приказом Минздрава от 26.04.2011 № 347н;
  
• водяные знаки на поддельных документах отличаются от оригинальной формы либо совсем отсутствуют — особо внимательно смотрите на водяной знак в левом верхнем углу и учтите, что на свету он должен стать ярче, а не пропасть;
• трехцветный защитный рисунок отсутствует, либо включает меньше цветов;
• цвета ячеек и фона оригинала отличаются от подделки — бланк должен быть голубыми, но не однотонным, а ячейки меняют цвета от темно-голубого до белого;
• качество бумаги у оригинала высокое, напоминает денежную купюру;
• на настоящем бланке есть подстрочные надписи «листок нетрудоспособности» под графами подписей врача, главбуха, руководителя, чтобы их увидеть, нужно увеличительное стекло;
• в поддельных документах медицинская организация может быть поименована неправильно, не иметь лицензии или даже не существовать, могут быть неверно указаны данные врачей, адрес медучреждения;
• под штрихкодом должен быть идентификационный номер бланка больничного листа, он немного рельефный на ощупь.

Вам могут понадобиться специальные средства: ультрафиолет помогает определить качество бумаги (у настоящего бланка она не станет светиться белым, а останется темной), инфракрасное излучение сделает невидимым типографский текст на оригинальном бланке. На обратной стороне листка нетрудоспособности должна быть отмечена типография, в которой он изготовлен. Все оригиналы печатает ООО «СпецБланк — Москва», если указана другая типография, то документ поддельный. Обратите внимание на орфографические ошибки в бланке, их наличие невозможно в оригинале. 

ФСС переводит всю систему больничных в электронную форму. Это в том числе поможет свести вероятность подделки к нулю, так как ФСС ведет учет их номеров. Но наравне с электронной формой пока существует бумажная, которая защищена в меньшей степени. Бумажной форме больничного листа присвоена категория защиты «В». Окончательный переход на электронные листки нетрудоспособности намечен на 2022 год. 

Как проверить больничный по реестру недействительных бланков листков нетрудоспособности

На сайте ФСС хранится база данных, которая содержит номера всех бланков, признанных недействительными. Если больничный оформили на бланке из реестра, то он тоже считается недействительным. Это связано с кражами бланков или их потерями.

К базе можно получить доступ в онлайн режиме на сайте ФСС, обратившись к разделу «Информация для работодателей (формы отчетности, бланки)».  Затем перейдите во вкладку «Недействительные бланки листков нетрудоспособности» и скачайте таблицу Excel. Реестр регулярно обновляют.

Найдите на подозреваемом больничном 9- или 12-значный номер бланка под штрихкодом. Если такой же номер будет в таблице ФСС, больничный сотрудника не действует. На его основании нельзя выплачивать пособие, а все пропуски рабочих дней нужно оформить как прогулы.

Важно! Даже если вы сомневаетесь в подлинности больничного, его следует передать в ФСС в течение пяти календарных дней со дня получения от работника. Если вдруг выяснится, что сомнения были напрасными и документ подлинный, ФСС может наложить штраф.

Аналогичные последствия наступят при просрочке оплаты подлинного больничного —  есть риск привлечения к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ или даже по ст. 145.1 УК РФ. Кроме того, сотруднику надо будет выплатить проценты за опоздание с пособием

Как проверить больничный лист на подлинность с помощью ФСС

Если визуальный осмотр не помог определить подделку, в реестре вы номер бланка не нашли, но у вас все же остались сомнения в его подлинности — обратитесь напрямую в ФСС. 

Для этого нужно постучать в территориальный орган ФСС по месту учета или в региональное отделение по месту нахождения больницы, выдавшей лист. Это можно сделать письменно, в электронной форме, по факсу или лично. Во всех случаях нужно предоставить больничный для проверки. Обратите внимание, что ждать письменного ответа Фонда можно до 30 дней, а иногда и дольше, поэтому лучше приходить лично и с сомнительным больничным в руках.

Сотрудники ФСС помогут установить, был ли выдан документ в той организации, которая указана в листе, и имеется ли у нее лицензия. Если официальный ответ подтвердит недействительность больничного — то принимать его к зачету и оплачивать не нужно.

Что делать, если при проверке листка нетрудоспособности обнаружена подделка

Если в ходе проверки будет обнаружена фальсификация документа, то назначать пособие и оплачивать больничный по такому листу работодатель не должен. Однако из-за затянутых сроков проверки лучше оплатить лист сразу, чтобы избежать штрафов. Если больничный все-таки подделка, в будущем работодатель сможет вернуть свою часть пособия, удерживая до 20 % с зарплаты работника в течение какого-то времени.

Если ваш сотрудник предъявляет фальшивый документ, его можно привлечь к ответственности:

• Дисциплинарная ответственность. Так как поддельный больничный лист не может обосновать пропуск рабочего дня, можно привлечь работника к дисциплинарной ответственности за прогул вплоть до увольнения.
• Материальная ответственность. Если вы уже выплатили работнику, полагающееся пособие, можно потребовать возместить эти затраты либо удержать из зарплаты.
• Уголовная ответственность. Использование подложного документа попадает под статью 327 или 159.2 УК РФ. Для привлечения сотрудника к уголовной ответственности обратитесь в ОВД, где установят все обстоятельства совершения неправомерного действия.

Для чего нужно хранить больничные листы

ФСС проводит регулярные проверки с целью установить правильность, полноту и обоснованность выплат всех страховых взносов, а также полученных в связи с этим компенсаций.

В том числе под проверку попадают больничные листы. Организация должна предоставить на ознакомление Фонду подлинники документов. Если у вас не найдется оригинал документа, это послужит основанием для отказа в зачете выплат по временной нетрудоспособности. Хранение листа нетрудоспособности в организации обязательно в течение 6 лет. Создается журнал регистрации больничных листов, все листы подшиваются в одну папку. Хранение листа нетрудоспособности в больнице не предусмотрено.

Работодатель не подлежит ответственности за умалчивание о поступлении поддельных больничных листов, но стоит сообщать о таких нарушениях в прокуратуру. Это поможет избежать проблем, если должностные лица ФСС обнаружат подделку и обратятся в полицию.

Оформление больничных и работа с сотрудниками становятся легче в сервисе Контур.Бухгалтерия. Вы можете начислять зарплату и пособия, вести учет и отчетность и работать в сервисе вместе с коллегами. Весь функционал можно бесплатно оценить в течение 14 дней.