Дни, проведенные работником в командировке, должны оплачиваться, как и любые рабочие дни. Но если командировочные дни придутся на выходной день или праздник, их оплачивают по двойной ставке. Всегда ли это обязательно и какие бывают варианты, вы узнаете из нашей статьи.
Дни, проведенные работником в командировке, должны оплачиваться, как и любые рабочие дни. Но если командировочные дни придутся на выходной день или праздник, на майские каникулы, их оплачивают по двойной ставке. Всегда ли это обязательно и какие бывают варианты, вы узнаете из нашей статьи.
Порядок оформления командировки в выходной день
Чтобы отправить сотрудника в командировку на выходные или праздники, надо получить его согласие. Работодатель издает распоряжение, на которое работник оставляет письменное согласие. Однако если командировка длится больше недели и включает в себя выходные дни для отдыха, письменное подтверждение не требуется.
Выделяют следующие случаи, когда на дни командировки попадают выходные и праздники:
- командировка длительная, больше недели, при этом работник проводит выходные в командировке и не занимается работой;
- командировка длительная, и в выходные сотрудник выполняет трудовые обязанности;
- время отправления или прибытия из командировки совпадает с выходными или праздничными днями.
Особенности расчета оплаты командировки
Отправляя работника в командировку, работодатель обязан взять на себя расходы по оплате проживания, проезда, связи и другие предусмотренные затраты. Это суточные расходы, они являются фиксированной суммой и закреплены в локальных актах предприятия. За рабочие и выходные дни положена одинаковая сумма суточных. Кроме того, сотруднику выплачивается зарплата за дни командировки (командировочные), в том числе выходные и праздничные.
Расчет командировочных в рабочие, выходные и праздничные дни делают, исходя из среднего заработка, а не зарплаты:
Средний заработок = Фактически начисленная з/п за 12 мес. / Фактически отработанные дни за 12 мес.
В некоторых организациях командировки оплачиваются по фактической зарплате. Такой вариант допускается, если фактический заработок будет выше среднего заработка, иначе права работника будут нарушены. Тем же способом оплачиваются дни в дороге и дни задержки в командировке.
Оплата командировки в выходной день
Когда командировка выпадает на выходные дни, работник теряет дни отдыха. Потерянные выходные нужно компенсировать одним из способов:
- увеличить оплату таких дней в два раза;
- предоставить работнику дополнительный выходной.
Чаще используется первый вариант, однако работник по желанию может получить дополнительный выходной. Сотруднику будут предоставлены дни отдыха за каждый рабочий выходной в командировке. Тогда работа в командировке оплачивается по стандартной ставке, в однократном размере.
Сотруднику нужно назначить компенсацию, только если известно, что в выходные дни он работал. Если он использовал выходные для отдыха и не выполнял трудовые обязанности, компенсировать их не нужно. Для праздничных дней действуют аналогичные правила.
Выходные дни в пути
За часы праздников и выходных, проведенные командированным работником в дороге, тоже полагается оплата в двойном размере. При этом начисляются и суточные.
Чтобы установить обязательства работодателя по оплате командировки, нужно определить время ее начала и завершения. Начало командировки выпадает на день отправления транспорта от места работы. Днем возвращения считают день приезда обратно к месту постоянной работы. Дорога от офиса до вокзала или аэропорта не включается в расчет, как и время ожидания отправления.
При нахождении в пути в выходные или праздничные дни для оплаты учитываются часы, проведенные в дороге. Даже если отправление в командировку состоялась в 23:00 часов, этот день нельзя считать свободным. Аналогично при прибытии в выходной или праздничный день в час ночи, этот день оплачивается в двойном размере. За неполные дни командировки суточные выплачивают в полном размере. Данный вопрос не полностью урегулирован законодательством, поэтому рекомендуем закрепить порядок оплаты дней в пути в локальных нормативных актах организации.
Учет командировочных расходов
Согласно ФЗ «О страховых взносах» и Налоговому кодексу, с командировочных расходов не нужно делать взносы в социальные фонды и уплачивать НДФЛ, если они соответствуют дневному лимиту:
- для командировок в РФ лимит составляет 700 рублей;
- для командировок за пределами РФ — 2500 рублей.
Для целей налога на прибыль можно учесть компенсации, предоставленные работникам за выходные, праздничные дни и дни в пути, если правилами организации предусмотрена возможность работы в выходные и праздники.
Отражение командировочных расходов в выходные дни не отличается от рабочих, и в бухучете осуществляется следующим образом:
| Дебет | Кредит | |
|---|---|---|
| Выплачены командировочные расходы | 71 | 50/51 |
| Оплата суточных, билетов, проживания | 20,23,44 и др. | 71 |
| Отражен НДС | 19 | 71 |
| НДС к вычету | 68 | 19 |
| Учтены прочие расходы | 20,44,10 и др | 71 |
| Возврат в кассу остатка | 50 | 71 |
| Возмещен перерасход | 71 | 50 |
| Начислен средний заработок за дни командировки или в двойном размере за выходные | 20 (44 и др.) | 70 |
| Начислены страховые взносы | 20 (44 и др.) | 69 |
| Удержан НДФЛ из суммы среднего заработка и суточных сверх лимита | 70 | 68 |
| Выплачен средний заработок | 70 | 51 |
| Перечислена в бюджет сумма НДФЛ | 68 | 51 |
Ответственность за неоплату командировки в выходные дни
Закон предусматривает административную ответственность за нарушение ТК РФ организацией и должностными лицами. Чтобы не получить штраф, нужно соблюдать и знать все права работника, в полном размере оплачивать труд в выходные и праздники и предоставлять работнику дополнительные дни отдыха.
Возникают сложности с учетом командировочных расходов? В облачном сервисе Контур.Бухгалтерия удобно вести учет расходов, начислять зарплату, рассчитывать и платить налоги и отправлять отчетность. Оцените преимущества сервиса бесплатно на пробном периоде 14 дней.