Каждая организация ведет расчеты с персоналом, связанные с оплатой труда, предоставлением займов сотруднику, выдачей денег под отчет и т.д. Для бухгалтерии правильный учет этих операций является трудоемким процессом. Расскажем поподробнее, как и на каком основании следует рассчитываться с сотрудниками.
Расчеты с сотрудниками по оплате труда
Расчеты с работниками по оплате труда бухгалтерия учитывает на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Начисление зарплаты отражают по дебету, удержания и выплаты по кредиту. Источником для начисления зарплаты служат счета затрат и издержек обращения. Начисление сотруднику происходит за отработанное время — в соответствии с системой оплаты труда - и неотработанное время.
Оплата труда за отработанное время включает:
- вознаграждение за труд;
- компенсационные и стимулирующие выплаты.
Зарплата за неотработанное время рассчитывается на основе среднего заработка, который выплачивается:
- за ежегодные и учебные отпуска;
- за время простоя по вине организации;
- за время командировки и др.
При начислении зарплаты делается запись: Дт 20 (23, 44 …), Кт 70.
Удержания из зарплаты
Задача бухгалтерии — исчисление зп, начисление и удержания из нее. Закон не ограничивает перечень удержаний из зарплаты сотрудника, однако к основным относятся:
- НДФЛ;
- по исполнительным документам;
- возмещение ущерба, нанесенного организации;
- профсоюзные взносы;
- по полученным займам;
- на погашение авансов;
- по переводам страховых взносов на личное страхование и др.
Общий размер удержаний должен быть не более 20% от зарплаты, а при удержании по исполнительным документам не более 50%. Однако при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, при возмещении вреда, нанесенного здоровью, причиненного преступлением, а также связанным со смертью кормильца, размер удержаний должен быть не более 70%.
Удержания из зарплаты отражаются проводкой: Дт 70, Кт 68 (76, 73…)
Подоходный налог с зарплаты
Организация выступает в качестве налогового агента. На ней лежит обязанность выплачивать НДФЛ за своих сотрудников (13% и 30% для резидентов и нерезидентов соответственно). Определяя размер налога, нужно помнить, что работники вправе применять налоговые вычеты:
- стандартные (на детей, а также различным категориям лиц, определенным ст. 218 НК РФ);
- социальные (на лечение, обучение, благотворительность и добровольное пенсионное обеспечение);
- имущественные (связаны с реализацией и приобретением имущества);
- профессиональные.
Пример. Сотруднику начислили зарплату в размере 35 000 рублей. Он является вдовцом и имеет двоих детей-школьников. Стандартный вычет на детей составляет 1400 + 1400 = 2800, а так как сотрудник — вдовец, то эти вычеты удваиваются, и составят 5600. Налогооблагаемая база будет рассчитываться как 35 000 — 5600 = 29 400 рублей, сумма налога составит 29 400 * 13% = 3822 рубля.
Выплата зарплаты сотрудникам
После всех удержаний организация должна выплатить работникам оставшуюся часть заработной платы. Зарплата выплачивается не реже раза в полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Конкретный день выплат определяется правилами внутреннего распорядка, трудовым или коллективным договорами. Может применяться как авансовый, так и безавансовый способ начисления.
Большинство предприятий перечисляет зарплату сотрудникам на их карточные счета в банках. Если предприятие выплачивает зарплату из кассы, может возникнуть необходимость депонирования в случае, если сотрудник по каким-то причинам не смог получить деньги в установленный срок. Депонированную зарплату выдают сотруднику по его письменному заявлению.
Выплачивая зарплату, предприятие обязано письменно извещать работника об ее составных частях, размерах и основаниях удержаний.
Выплата зп отражается проводкой: Дт 70, Кт 50 (51).
Расчеты с работниками при увольнении
Организация обязана производить окончательный расчет с работниками при увольнении, то есть выдавать причитающуюся зп, а также компенсацию за неиспользованный отпуск. Зарплата сотруднику начисляется за все дни, которые он отработал. Размер компенсации за отпуск, который он не использовал, определяется исходя их средней зп за 12 месяцев, которые предшествовали его уходу (Постановление Правительства РФ №922).
Все выплаты производятся в день увольнения, которым считается последний отработанный день. Если сотрудник по каким-то причинам не работал в этот день, то рассчитаться нужно не позднее дня, следующего за обращением сотрудника о выплате всех сумм (ст. 140 ТК РФ). При задержке выплат положенных сумм уволенному сотруднику организация обязана выплатить ему компенсацию за каждый день просрочки в сумме не менее 1/150 от ключевой ставки ЦБ РФ (ст. 236 ТК РФ).
Выплата выходного пособия
По ст. 178 ТК РФ, при увольнении платится выходное пособие на сумму среднего заработка за 2 недели, если:
- сотрудника призвали на службу (военную или альтернативную);
- сотрудник не соответствует должности, в связи с состоянием здоровья;
- восстановился сотрудник, ранее занимавший должность;
- сотрудник отказывается от перевода в связи с перемещением предприятия.
Также пособие на сумму среднемесячного заработка выплачивают при ликвидации предприятия и при сокращении персонала. При этих же обстоятельствах уволенному сотруднику нужно выплачивать среднемесячный заработок на период трудоустройства, но не более 2 месяцев с дня, когда был расторгнут трудовой договор.
Учет операций с подотчетными лицами
Подотчетное лицо — сотрудник, получающий денежные средства под отчет на командировочные и хозяйственные расходы. Для целей бухучета операций с этими сотрудниками используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выданные под отчет суммы отражаются по дебету, списанные — по кредиту.
Руководитель предприятия утверждает списки лиц, которым выдаются деньги под отчет, и устанавливает срок возврата излишне выданных средств. Подотчетные лица обязуются составлять авансовый отчет (не позднее 3 дней по возвращении из командировки). Неизрасходованный остаток возвращается организации, перерасход выплачивается сотруднику. Если подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет, либо не возвращен излишек средств, то эти суммы удерживаются из его зп.
Основные проводки:
- Выдана подотчетная сумма: Дт 71, Кт 50 (51).
- Списание подотчетных средств (на соответствующие расходы или излишек): Дт 44 (10, 50, 51 …), Кт 71.
Предоставление организацией займа сотруднику
Сотрудник может обратиться в организацию с просьбой предоставления ему займа на:
- жилищное строительство (индивидуальное или кооперативное);
- покупку или строительство садовых домов;
- благоустройство садовых участков;
- заведение домашнего хозяйства и пр.
Если организация удовлетворила такую просьбу, то учет расчетов с работником по выданному займу ведут на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». К нему можно открыть субсчет для учета предоставленных займов.
Выдача беспроцентного займа будет отражаться следующей записью: Дт 73-1, Кт 50 (51).
Платежи от работника-заемщика, в зависимости от принятого порядка, могут поступать либо из зарплаты, либо вноситься сотрудником непосредственно в кассу или на расчетный счет. Процентный заем следует учитывать на счете 58 «Финансовые вложения», а отражать проценты на счете 73:
- Дт 58, Кт 50 (51) выдан заем;
- Дт 73-1, Кт 91 начислены проценты;
- Дт 50 (51), Кт 73-1 получены проценты по займу.
Автор статьи: Любовь Евграфова
Ведите расчеты с работниками в облачном сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Простой расчет зарплаты, отпускных, больничных, командировочных, удержаний, дивидендов. А еще — бухучет, отчетность через интернет, помощь наших экспертов, сверки, отчеты по сотрудникам. Протестируйте сервис бесплатно в течение 14 дней.
