С начала 2020 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) своих сотрудников. Большинство работников решило сохранить еще и бумажные трудовые, для них работодатель ведет обе книжки. Что делать, если сотрудник решил отказаться от бумажного документа и полностью перейти на «цифру»? Расскажем в статье.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Как работать с электронной трудовой книжкой
Электронная трудовая — на самом деле вовсе не книжка. Это сведения о трудовом стаже и местах работы гражданина, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России. В этом реестре есть данные обо всех кадровых событиях в карьере гражданина: поступлении на работу, смене должности, увольнении, новом приеме на работу и т.д.
Раньше такие сведения записывали только в бумажную трудовую книжку, но с 2020 года контролирующие органы обязали работодателей отправлять информацию по кадровым мероприятиям в Пенсионный фонд (а теперь — в Социальный фонд) с помощью специального отчета в короткие сроки. Перевод данных о работе граждан в электронный вид регламентируется ст. 66.1 ТК РФ.
Предполагается, что со временем бумажные книжки выйдут из употребления, останутся только электронные с их преимуществами:
- нельзя потерять или испортить — прежде в таких случаях приходилось с большим трудом восстанавливать сведения о стаже;
- граждане могут легко просматривать записи в книжке в личном кабинете гражданина на сайте СФР или на Госуслугах;
- нет возможности для злоупотреблений и внесения записей задним числом;
- не нужно тратиться на бумажные документы и хранить их.
У нового порядка пока только один минус: работодателю приходится не только сдавать новые отчеты по кадровым мероприятиям, но и делать записи в бумажные книжки сотрудников.
Отменят ли бумажные книжки
Работодатель регулярно отправляет сведения в СФР и таким образом «ведет» ЭТК. А работник не должен переходить исключительно на цифровой вариант трудовой, но может сделать это добровольно: в любое время написать заявление о переходе на ЭТК, тогда отдел кадров в течение трех дней оформит этот переход и выдаст ему на руки бумажный документ с последней записью.
Новым сотрудникам, которые прежде не работали и бумажных книжек не имеют, их заводить и не нужно с 2021 года. А вот многим «старичкам» бухгалтерия вынуждена заполнять страницы трудовой и одновременно отправлять отчеты о кадровых событиях. Если в записях обнаружена ошибка или сотрудница сменила фамилию, это придется исправлять на бумаге и отправлять корректирующий отчет в фонд. Так увеличивается нагрузка на бухгалтера или кадровика, но изменений пока не предвидится: власти не выступали с инициативой о полной отмене бумажных трудовых.
Отчетность, учет, зарплата в удобном сервисе
Сдавайте РСВ и другие отчеты, ведите учет, платите налоги и зарплату в Контур.Бухгалтерии. Сервис сам рассчитает суммы и заполнит формы.
Как проверить сведения из электронной трудовой
Записи в бумажной и электронной книжке должны быть одинаковыми. Работник может сверить их, для этого нужно заглянуть в личный кабинет гражданина на сайте СФР. А еще электронную книжку можно «распечатать» — запросить выписку из нее:
- работодатель делает выписку по форме СТД-Р;
- Социальный фонд выдает выписку при личном обращении, при визите в МФЦ, но проще всего получить сведения через Госуслуги в разделе «Работа и занятость» → «Трудовое право» → «Выписка из ЭТК».
Если гражданин сверил данные и увидел, что в электронной книжке не хватает записей или они неверные, неполные, устаревшие, он может отправить в СФР заявление о переносе записей из бумажной книжки. Сотрудники фонда перенесут сведения на лицевой счет гражданина, а если возникнут вопросы — свяжутся с его текущим или предыдущими работодателями.
Как перейти на электронную трудовую
Если гражданин до 2021 года не отказался от бумажной трудовой книжки, это не значит, что он не может сделать этого позже. В любое время он вправе написать заявление о переходе на электронную форму документа. Расскажем, как провести эту процедуру в компании.
Шаг 1. Примите заявление у работника
Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя организации от имени сотрудника. Важно указать дату, с которой ведение бумажной трудовой прекращается.
Директору ООО «Телец и лев»
Свиридову Г.К.
от системного администратора
Андреева В.С.
заявление
Прошу фиксировать сведения о моей трудовой деятельности только в электронной форме и прекратить ведение моей бумажной трудовой книжки с 1.06.2023.
Дата _________________
Подпись ______________
Шаг 2. Сверьте бумажную и электронную трудовые
Проверьте, совпадают ли сведения из бумажной книжки и цифрового реестра: в СФР должны попасть корректные сведения. Это касается только периода работы гражданина в вашей организации. Сверка остальных данных — дело самого гражданина и Социального фонда.
Шаг 3. Сдайте отчет ЕФС-1 в Социальный фонд
После приема заявления от сотрудника бухгалтер или кадровик создает отчет ЕФС-1 по этому кадровому мероприятию. Сдать отчет нужно не позднее 25 числа после того месяца, когда сотрудник подал заявление. Скажем, если бухгалтер принял заявление 16 мая 2023, то ЕФС-1 по этому событию он отправит не позднее 25 июня 2023.
Нужно заполнить только два блока в отчете: с данными о работодателе и с персональными данными сотрудника. Ставят дату подачи заявления о переходе на электронную книжку, в последнем блоке руководитель ставит подпись и дату отправки ЕФС-1.
Шаг 4. Внесите изменения в кадровые документы
В бумажную книжку сотрудника, который отказался от ее ведения, делают запись по инструкции Минтруда (письмо от 12.02.2020 № 14-2/В-150). Проставьте порядковый номер записи, число, месяц и год. В третьей графе сделайте запись:
Эту запись заверяют руководитель отдела кадров или бухгалтер, если он занимается кадровыми документами, а еще подпись ставит сам сотрудник.
В графе о документе-основании сошлитесь на заявление сотрудника с указанием даты. Выпускать приказ по этому поводу и ссылаться на него не нужно.
Если в компании ведется книга учета движения трудовых книжек, внесите в нее аналогичную запись: «Выдана на руки по письменному заявлению Андреева Валентина Сергеевича о предоставлении ему работодателем сведений…».
Шаг 5. Выдайте сотруднику бумажную трудовую
В течение трех рабочих дней после получения заявления отдайте сотруднику бумажную книжку с последней записью, которую он и заверит.
На всякий случай напомните работнику, что после отказа от бумажного документа вернуться к нему нельзя. Запись о переходе на электронный документ в книжке — лимитирующая. Если на новом рабочем месте бухгалтер увидит такую запись, он поймет, что по этому сотруднику нужно только сдавать сведения о кадровых мероприятиях для цифрового реестра СФР.
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
Как узнать, какую трудовую книжку вести по сотруднику
Сведения о кадровых мероприятиях по любому сотруднику нужно отправлять в реестр СФР с помощью отчетов ЕФС-1. Это и будет ведением электронной трудовой книжки.
Надо ли вести бумажную трудовую книжку сотрудника, можно узнать только у него. Если работник не принес бумажную книжку или не помнит, подавал ли он заявление на отказ от бумажного документа, ничего сделать нельзя: работодатель не может подать запрос в СФР и узнать о трудовом стаже гражданина. Такие сведения может получить только сам сотрудник или его законный представитель.
При найме работодатель может запросить у сотрудника выписку о трудовой деятельности. Такую выписку ему дают при увольнении на прежнем месте работы, а еще гражданин может сам запросить ее в СФР или через Госуслуги. Объясните, что данные о страховом стаже влияют на размер больничных и в интересах сотрудника подтвердить свой стаж. Расскажите новому работнику, как получить такие сведения в фонде, через МФЦ или на Госуслугах.
Если сотрудник принес выписку с данными о трудовой деятельности, она приравнивается к бумажной трудовой книжке и входит в минимальный пакет документов для заключения трудового договора. Чтобы наверняка удостовериться в подлинности сведений о страховом стаже, подойдет выписка от СФР с цифровой печатью, которая при выводе на печать остается на документе в виде штампа.
Если же новый сотрудник приносит трудовую книжку с последней записью об увольнении, значит он не отказывался от бумажного документа в пользу электронного, и трудовую книжку надо продолжать вести на бумаге в обычном порядке.
По какой форме вести бумажную книжку
Хотя бумажные трудовые планируют отменить в будущем, для них разработали новые бланки, которые действуют с 2023 до 2027 года (Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, Приказ Минфина от 11.04.2022 № 55н). Старые трудовые ведите в прежнем виде, но если в книжку понадобится вкладыш или придется восстанавливать испорченный документ, используйте новые бланки.
Теперь книжка получит большую степень защиты «В», ее нельзя будет подделать: в производстве новых бланков будут применять особую бумагу и краски, применять графические элементы по техтребованиям Минфина. А еще саму форму немного изменили:
- на титульнике отметили, что отчество указывают только при наличии;
- печать работодателя-ИП ставят, если она есть;
- для сведений о работе в новой книжке 14 разворотов, а для сведений о наградах — 7 (в старых книжках по 10 разворотов для каждого раздела);
- в третьей графе, куда вписывают кадровое мероприятие, теперь нужно указывать не только статью и пункт закона, но и часть (например, при увольнении).
Итак, впервые поступающим на работу сотрудникам бумажные книжки заводить не надо, при замене книжки или нехватке страниц используйте новые бланки, а если сотрудник решил отказаться от бумажного документа, следуйте нашему алгоритму по оформлению процедуры.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.