Онлайн-бухгалтерия для ОСНО

Если предприятие работает на ОСНО, нужно вести непростой учет, работать с НДС и сдавать несколько отчетов. Расскажем, какие инструменты должны быть в онлайн-бухгалтерии для ОСНО.

Учетная политика

Каждое предприятие должно утверждать учетную политику, в которой прописаны главные принципы ведения учета, утвержден план счетов и формы документов. Можно назвать это «базовыми» правилами учета в бизнесе. Этот документ показывают инспекторам при налоговых проверках, чтобы обосновать свои действия.

У ИП и организаций на «классике» налоги и отчетность немного отличаются, к тому же предприниматели не должны вести бухгалтерский учет, а для компаний это обязательно. Поэтому ИП могут утвердить только учетную политику для налогового учета, а организации — для налогового и бухгалтерского.

В онлайн-бухгалтерии должны быть готовые варианты учетной политики для ИП и ООО. Это избавляет от лишней работы: бухгалтеру не нужно разрабатывать документ и утверждать его, когда он встроен в учетный сервис. Но прежде чем оплатить сервис, важно просмотреть учетную политику и понять, что она не расходится с принципами работы бизнеса. Для этого лучше привлечь бухгалтера, с которым планируется сотрудничество.

В Контур.Бухгалтерии есть настраиваемая учетная политика для ОСНО. Вот некоторые ее характеристики:

• материально-производственные запасы списываются по средней себестоимости;

• готовая продукция оценивается по фактической себестоимости без использования счета 40;

• доходы и расходы учитываются по методу начисления;

• общехозяйственные расходы ежемесячно целиком списываются в дебет счета 90 как условно-постоянные;

• основные средства амортизируются линейным способом№

• налоговый учет строится по сведениям бухучета.

Учетную политику в онлайн-бухгалтерии часто можно настроить: например, выбрать счета для отнесения расходов по зарплате, настроить формы отчетности, объем учета расходов при закрытии месяца.

Учет в разных отраслях

Учет торговой организации или предприятия из сферы услуг отличается от учета на производстве. Убедитесь, что онлайн-бухгалтерия дает необходимые возможности.

Например, если сервис позволяет вести учет затрат по проектам, в нем будет удобно работать компаниям, которые оказывают услуги разных направлений или разным крупным заказчикам.

Если в сервисе есть учет готовой продукции, комплектация товаров, оценка себестоимости, в нем смогут работать производственные предприятия.

Еще в бухгалтериях бывают полезные возможности: учет лизинга, торговли на маркетплейсах, валютных операций, прослеживаемых товаров. Если документов для оформления таких операций нет в системе, их придется оформлять через бухгалтерские справки, и это неудобно.

Первичные учетные документы

Любой учет начинается с создания первичных учетных документов: накладных на товары, актов о предоставлении услуг, кассовых ордеров, банковских выписок и так далее. Бухгалтер вводит сведения в онлайн-бухгалтерию из реальных документов, создавая их «системные копии», на основе этих данных и строится учет.

Ввод первичных документов в систему — это самая рутинная, но ответственная часть работы бухгалтера. Если вводить сведения с ошибками, будут проблемы в учете и отчетности, а это создаст проблемы с налоговой. При ОСНО первички больше: к каждому документу-основанию прилагается счет-фактура с выделенным НДС. Поэтому важно, чтобы ввод документов был удобным и хотя бы отчасти автоматизированным.

Например, в Контур.Бухгалтерии есть автоматическая загрузка банковской выписки из интернет-банка, и бухгалтеру не нужно просить у руководителя выгружать файлы из банка. А платежные поручения можно создать в сервисе и отправить в интернет-банк. Все это экономит время и избавляет от ошибок.

Электронный документооборот тоже серьезно облегчает работу: можно получить электронную накладную или УПД от контрагента и принять к учету в два клика — и не нужно вручную «перебивать» цифры с бумаги.

Если у сервиса есть интеграция с товароучетными системами или кассами, можно легко принимать входящие накладные, z-отчеты из касс, чтобы на их основе создавать кассовые ордеры и отчеты о безналичной рознице.

Но полностью избавиться от бумажных документов почти нереально. Поэтому в онлайн-бухгалтериях бывают системы распознавания сканов. Сервис читает данные на скане, переносит их в поля документа, а бухгалтеру нужно проверить правильность распознавания.

Налоговый учет

На ОСНО компании и ИП платят такие налоги:

• налог на прибыль для организаций и НДФЛ по ставке 13% для ИП.;

• НДС;

• налог на имущество;

• транспортный налог;

• земельный налог;

• если вы продаете товары некоторых категорий: алкоголь, сигареты, топливо — то платите еще и акцизы;

• если есть сотрудники, нужно удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ и страховые взносы.

Онлайн-бухгалтерия должна рассчитывать все эти налоги, напоминать о сроках уплаты и заполнять платежные поручения для их перечисления. С 2023 года схема уплаты налогов изменилась: появился единый налоговый платеж и уведомления об исчисленных суммах. Сервис должен сам определять, по каким платежам нужны уведомления, и формировать их, рассчитывать общую сумму платежей и заполнять платежное поручение.

Главные сложности при ОСНО связаны с расчетом и уплатой НДС, поэтому в онлайн-бухгалтериях можно найти аналитику для работы с этим налогом. В Контур.Бухгалтерии есть отчет по предварительному расчету НДС. Он показывает, из каких сумм складывается налог и как его можно законно снизить. А еще система ищет ошибки, задвоения, недостающие документы по НДС — и предлагает все это исправить, чтобы применить все вычеты и корректно рассчитать налог. Кроме того, в Бухгалтерии можно переносить вычеты по НДС между кварталами.

Бухгалтерский учет

Мы уже говорили, что в учетной политике отражаются принципы, на которых строится бухгалтерский учет, и эти принципы в онлайн-бухгалтерии иногда можно настроить под свои нужды.

В остальном бухгалтерский учет строится на вводе первичных документов, которые подтверждают хозяйственные операции, и корректном определении проводок по операциям. Сервис предлагает варианты проводок после создания или загрузки первичных документов, например банковской выписки. Бухгалтер проверяет предложенные проводки и проводит документ.

После этого сверять проводки можно в оборотно-сальдовой ведомости, искать документы в списках документов, создавать книги и журналы учета — при необходимости сервис выведет их на печать.

Работа с сотрудниками

Работа с сотрудниками на ОСНО такая же, как на любой другой системе налогообложения. Поэтому в онлайн-бухгалтерии просто должен быть удобный зарплатный блок, отпускные, больничные, удержания, командировочные, кадровые документы. Сервис должен уметь готовить всю отчетность по сотрудникам:

• 6-НДФЛ;

• расчет по страховым взносам;

• персонифицированные сведения о физлицах;

• ЕФС-1.

В Контур.Бухгалтерии достаточно завести карточки сотрудников и указать в них размер оклада или тарифную ставку, премии, районные коэффициенты, даты аванса и зарплаты. После этого сервис будет начислять зарплату, рассчитывать НДФЛ и страховые взносы. Бухгалтеру останется только проверить начисления и провести их в учете.

В сервисе настроена связь с СФР: удобно отвечать на запросы фонда по больничным пособиям. Отчеты для электронной трудовой книжки формируются по итогам кадровых мероприятий, а кадровые документы можно распечатать в заполненном виде прямо из сервиса.

Отчетность

На ОСНО больше всего налоговых отчетов:

• декларация по налогу на прибыль для компаний и декларация 3-НДФЛ для ИП;

• декларация по НДС;

• декларация по налогу на имущество для компаний.

В конце года сдается бухгалтерская отчетность — тоже для компаний, так как ИП от нее освобождены. Если есть сотрудники — сдаются несколько отчетов по ним.

Онлайн-бухгалтерия составляет отчетность на основе данных учета и начислений по сотрудникам. Многие сервисы дают возможность редактировать отчеты при необходимости. Важный момент — проверка отчетов: каждый отчет можно проверить на ошибки по контрольным соотношениям, обычно в учетных системах проверка проходит автоматически. Если находится ошибки — сервис сообщает о них и предлагает исправить. Это позволяет сдать отчет с первого раза.

В Контур.Бухгалтерии есть все эти возможности. Отчеты отправляются онлайн, для отправки их надо подписать электронной подписью.

Дополнительные инструменты

Во многих сервисах есть и другие полезные инструменты, которые облегчают работу бухгалтера и руководителя компании. Удобно иметь все необходимое в одном окне и не доплачивать за дополнительные возможности.

Электронный документооборот (ЭДО) — заметно упрощает ввод первички и обмен документами с контрагентами. На ОСНО каждый акт или накладная дополняются счетом-фактурой или вместо акта/накладной и счета-фактуры заполняется УПД — более объемный документ. Если в сервисе есть ЭДО, это ускоряет подписание документов, избавляет от ошибок при переносе данных и экономит время бухгалтера.

Управленческие отчеты — важны для руководителя. Они позволяют следить за денежными потоками, предотвращать кассовые разрывы, видеть долги, остатки товаров, себестоимость товаров и произведенных изделий. В Контур.Бухгалтерии есть отчеты по долгам контрагентов, продажам, остаткам товарно-материальных ценностей, себестоимости, оплатам и отгрузкам.

Нормативно-правовая база — должна быть под рукой у любого бухгалтера и руководителя. В ней можно быстро найти нужный закон или письмо, актуальные коды для заполнения документов, налоговые ставки по регионам, районные коэффициенты, налоговые и бухгалтерские новости и многое другое.

Проверка контрагентов — помогает безопаснее вести дела и сократить объем претензий от налоговой. Закон обязывает проверять контрагентов на благонадежность перед началом сотрудничества: это называется проявлением должной осмотрительности. Если поработать с компанией-однодневкой, можно потерять и деньги (налоговая откажет в вычете по НДС), и репутацию. Поэтому лучше пользоваться сервисами по проверке и узнавать о надежности контрагентов из других источников.

Задачи на главной странице — удобный инструмент, который помогает упорядочить работу и ничего не забыть. Онлайн-бухгалтерия выводит на главную вкладку задачи, по которым приближается срок исполнения: начисление и выплату аванса, налоговые платежи, подготовку и отправку отчета, перевыпуск сертификата электронной подписи и многое другое.

В Контур.Бухгалтерии помимо базовых задач можно заводить собственные: например, запросить документы у нового сотрудника, настроить интеграцию с товароучетным сервисом. А еще в сервисе может работать не только бухгалтер: в систему можно пригласить директора, менеджера и дать каждому из них свой уровень доступа. Тогда разные сотрудники могут ставить задачи друг другу: скажем, бухгалтер ставит директору или менеджеру задачу запросить у контрагента недостающие документы. Кроме того, в сервисе есть чат для общения, через который можно передавать друг другу файлы.

Итак, перед покупкой учетной системы для ОСНО проверьте, подходит ли она вам по основным возможностям. Для этого в онлайн-бухгалтериях есть тестовый период, когда вы можете изучать сервис бесплатно. В Контур.Бухгалтерии такой ознакомительный период длится две недели. Если у вас останутся вопросы после изучения системы — задайте их специалистам сервиса.