Цифровые технологии существенно упростили ведение бухгалтерского учета, сдачу отчетности и взаимодействие с налоговой. На рынке множество сервисов, которые помогают бухгалтерам и предпринимателям. Рассмотрим основные принципы электронной бухгалтерии, ее плюсы и минусы.
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.
Устройство электронной бухгалтерии
Электронная бухгалтерия — это программа или веб-сервис, позволяющий самостоятельно вести бухгалтерский и управленческий учет и передавать данные в налоговую онлайн.
В большинстве случаев устанавливать на компьютер программу не нужно — она работает «в облаке»: для компании или ИП создается аккаунт, в который входят с помощью логина, пароля и кода подтверждения на телефон. И уже не так принципиально, где работает сама фирма, а где сидит бухгалтер. Благодаря облачным решениям все оформленные операции отображаются в личном кабинете компании в реальном времени.
Бухгалтер, руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель регулярно вносят в программу информацию о доходах, расходах, штатных сотрудниках, товарах, материалах и операциях. Так формируется база о финансово-хозяйственной деятельности предприятия или ИП. Потом на основании этих данных формируется отчетность для налоговой инспекции, Социального фонда и Росстата.
В электронных бухгалтерских системах есть не только возможность отчитываться в госорганы. Многие сервисы строят управленческие отчеты, собирают финансовую аналитику по работе фирмы, рассчитывают отпускные, больничные, помогают обмениваться электронными документами и смотреть актуальные законы, пояснения и письма контролирующих органов.
Возможности и преимущества электронной бухгалтерии
Для малого бизнеса, который не готов нанимать бухгалтера в штат или на аутсорс, затраты на электронную бухгалтерию будут значительно ниже, чем услуги специалиста. Как правило, для предприятий и ИП с небольшим оборотом есть минимальные тарифы, а во многих банках электронные бухгалтерские сервисы совсем бесплатны.
Главный плюс электронной бухгалтерии — скорость и автоматизация типовых и рутинных процессов, которые еще не так давно выполнялись бухгалтерами вручную. Кроме того, у электронных бухгалтерских сервисов есть и другие очевидные преимущества:
Дистанционный доступ. Вести учет доходов и расходов, составлять отчетности можно с любого компьютера, имеющего выход в интернет, — достаточно зайти под своим логином и паролем в бухгалтерию. Некоторые сервисы параллельно с веб-версией разработали и мобильные приложения, так что контролировать учет и отчетность можно даже со смартфона. Это важно для индивидуальных предпринимателей, которые часто бывают в разъездах, совершают платежи и наличными, и по карте, должны выставлять счета в любое время.
Многопользовательский режим. К электронной бухгалтерии могут подключаться сразу несколько ответственных лиц: руководитель или финансовый директор следят за состоянием дел, бухгалтер ведет учет, менеджеры выставляют счета и вносят первичные документы. В некоторых сервисах можно определять уровень доступа к информации:например бухгалтер может проводить документы, а директор или менеджеры не могут, значит никто не наделает ошибок в учете.
Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса
Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.
Автообновления. В электронной бухгалтерии быстро обновляется информация. После выхода очередного нормативного акта или письма от профильного министерства меняются формы документов или сроки платежей и отчетов. Это быстро отражается в системе: меняются бланки, алгоритмы расчетов, сроки уплаты налогов и подачи деклараций.
Интеграция с другими сервисами. Электронная бухгалтерия может быть интегрирована с банком, и тогда все поступления и оплаты со счета тут же отражаются в программе, а заполненные бухгалтером платежки улетают в интернет-банк. Еще бывают интеграции с товароучетными системами и кассами, чтобы автоматически получать сведения из них. А если у электронной бухгалтерии есть API, то с помощью программиста можно настроить связь между учетной системой и другими программами предприятия.
Техподдержка. У бухгалтерских сервисов обычно хорошо развита служба поддержки, где можно получить и техническую консультацию, и разъяснения по уплате налогов и составлению отчетов. А еще сервисы обычно снабжены справочной информацией, которая помогает разобраться во многих вопросах учета, зарплаты, отчетности.
Минусы и ограничения электронных бухгалтерий
У электронной бухгалтерии есть «узкие места» и некоторые минусы, их стоит учитывать предпринимателю.
Нужно разбираться в учете. Электронная бухгалтерия устроена так, что сам предприниматель несет ответственность за все действия и операции в сервисе. Подключение системы не означает, что все отчеты будут формироваться автоматически, а налоги самостоятельно перечислятся в бюджет. В любом случае руководитель и бухгалтер проверяют и операции и документацию.
Еще в сервис нужно самостоятельно загружать первичную документацию, контролировать интеграцию с банками и другими сервисами. Хотя этот минус не такой существенный, ведь сама по себе электронная бухгалтерия уже значительно экономит время и деньги предпринимателя. Как правило, изучить сервис и работать в нем выгоднее, чем нанимать бухгалтера или обращаться в бухгалтерскую фирму.
Технические сбои и ошибки. Поскольку все данные хранятся на облачных серверах, то не исключены технические ошибки, проблемы с доступом, скоростью обновления информации. Проблемы могут быть на стороне сервиса и на стороне провайдера, предоставляющего доступ в интернет. Пользователь сервиса при плохой связи не сможет зайти в личный кабинет и выполнить необходимые действия. Так что при работе с электронной бухгалтерией важно иметь удобный и быстрый компьютер и надежный канал для выхода в сеть.
Риск потери или утечки данных. Если у сервисов электронной бухгалтерии недостаточно серьезная защита, то есть риск кибератак и взлома баз данных злоумышленниками. Поэтому стоит выбирать надежные банковские сервисы и системы серьезных разработчиков ПО, которые владеют защищенными серверами.
Запрет на использование облачных сервисов некоторым организациям. Как раз из-за риска взлома баз данных некоторые организации обязаны хранить персональные данные своих клиентов, данные о финансово-хозяйственной деятельности только на внутренних серверах. Таким организациям, к сожалению, онлайн-бухгалтерия не подойдет. Учет придется вести в программах, установленных на стационарных ПК, а отчеты в налоговую сдавать самостоятельно на электронном носителе.
Ограниченные возможности для крупного бизнеса. Для крупных компаний с филиалами и обособленными подразделениями, для холдингов электронная бухгалтерия не заменит полноценную бухгалтерскую службу. Хотя ее можно использовать, подключая отдельные модули или услуги.
Высокая цена для «малышей». Для небольших компаний, ИП на УСН и ИП без сотрудников оплата за электронную бухгалтерию может показаться высокой. Компаниям с небольшим оборотом или сезонным бизнесом удобнее пользоваться банковской электронной бухгалтерией, где часть операций может быть бесплатной или входить в стоимость обслуживания банковского счета.
Веб‑сервис для малого бизнеса
Автоматизируйте работу с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии без авралов и рутины.
Инструменты электронной бухгалтерии
Основные инструменты, оптимизирующие работу бухгалтера и руководителя, есть в разном объеме во всех популярных сервисах:
-
Интеграция с банками и сервисами онлайн-платежей, онлайн-кассами: позволяет моментально обмениваться данными о поступивших платежах и о расходах.
-
Интеграция с CRM-системами: помогает соотнести информацию о контрагентах и сотрудниках, объединить бухгалтерский и управленческий учет, своевременно в онлайн-режиме получать необходимые данные о работе компании.
-
Запрос сверок у налоговой и Социального фонда.
-
База нормативных документов по бухгалтерскому и налоговому учету, которая регулярно обновляется: сборник официальных документов необходим любому бухгалтеру, чтобы своевременно разобраться в проводках, сроках и порядке оплаты налогов и взносов, сдаче отчетности.
-
Большая база шаблонов документов, в том числе официально утвержденных форм (отчеты, акты, накладные, приказы, справки и т.д.): такая база удобна для быстрой подготовки документов, экономит время и упрощает документооборот.
-
Распознавание отсканированных первичных документов: оптимизирует и автоматизирует работу с первичной документацией. Система распознает информацию со сканов документов и загружает данные в базу. Остается только проверить правильность распознавания.
-
Автоматический расчет зарплаты, больничных, отпускных, командировочных.
-
Электронный документооборот с помощью цифровой подписи.
-
Проверка контрагентов: востребованный сервис, который позволяет оценить контрагента, избежать рискованных сделок. По закону предприниматель обязан убедиться в благонадежности контрагента перед началом сотрудничества.
Разновидности электронных бухгалтерий
Сервисы электронной бухгалтерии можно поделить на две группы:
-
самостоятельные системы с широким функционалом;
-
электронные бухгалтерии банков.
Первая группа сервисов обладает расширенным функционалом, который подходит для бизнеса любого уровня. Это Контур.Бухгалтерия, Контур.Эльба, Контур Актив, Мое дело, Бизнес-старт, Кнопка.
Онлайн-бухгалтерии банков привязаны к расчетным счетам этих же финансовых организаций, а их возможности ограничены и подходят, в основном, начинающему малому бизнесу. Поэтому банковская бухгалтерия хороша для небольших компаний, которые пользуются только одним счетом. Бухгалтерии есть у Тинькофф, Точки, Сбербанка.
Сервис сам рассчитает авансы и налоги
Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы на основе данных учета, подготовит платежки и отчеты, напомнит об уплате и отправке.
Контур.Бухгалтерия
Сервис разработан для бухгалтеров и бухгалтерских фирм. В нем можно вести бухгалтерский учет разных видов предприятий, делать все виды проводок. Доступ к кабинету компании может быть сразу у нескольких человек: у руководителя, бухгалтеров, менеджеров. Можно загрузить данные из 1С. Есть информационная и техническая поддержка.
Контур.Эльба
Еще один сервис Контура, предназначенный уже для индивидуальных предпринимателей. Легкий и интуитивно понятный интерфейс, гибкая система тарифов. Сервис напоминает о сроках сдачи отчетности и о сроках уплаты налогов. Им могут пользоваться ИП на УСН и на ОСНО, с сотрудниками и без сотрудников.
Помогает вести бухучет самостоятельно без бухгалтера, автоматически формирует платежки для уплаты налогов.
Контур.Бухгалтерия Актив
Расширенная система учета, позволяет не только вести бухгалтерию, но и складской учет, валютный учет. Подойдет для крупных предприятий или предприятий с сетью филиалов и обособленных подразделений, для торговых компаний.
Мое дело
У сервиса стандартный функционал по учету и подготовке отчетов, есть много готовых шаблонов документов, возможность обратиться к дежурному бухгалтеру и задать свои вопросы.
1С: Бизнес Старт
Облачный сервис на базе старейшей бухгалтерской программы. Подойдет для индивидуальных предпринимателей без сотрудников, компаний с небольшим оборотом, есть тестовый бесплатных период на 1 месяц.
Кнопка
Сервис помимо ведения бухгалтерского и налогового учета предлагает подключить модули по кадровому учету, расчету зарплаты. Дополнительно предлагает услуги по сдаче нулевой отчетности, восстановлению бухгалтерии. «Кнопка» делает ставку на сервис и техподдержку, штат персональных менеджеров, которые помогут разобраться со всеми тонкостями бухучета.
Небо
Сервис для самостоятельного ведения бухгалтерии подойдет микробизнесу, индивидуальным предпринимателям. Есть весь набор опций для электронной бухгалтерии: календарь отчетности, интеграция с налоговой и фондом, база документов, работа с первичными документам, в том числе распознавание.
Бухсофт
Помогает заполнить все необходимые бухгалтерские документы, автоматически проверяет реквизиты налоговых инспекций, автоматически формирует отчеты для налоговых. Есть модуль по кадровому учету и расчету зарплаты. Круглосуточная техподдержка и большая база материалов и статей по бухучету для малого бизнеса.
Тинькофф
Онлайн-сервис банка может автоматически рассчитать налоги для ИП на УСН, сформировать платежки, декларации, отправить данные в налоговую и выполнить сверку. Есть возможность вести учет валюты и даже учет по счетам в других банках. Работает в веб-версии и через мобильное приложение, есть интеграция с 1С.
Банк «Точка»
Сервис для бухгалтерского обслуживания ИП автоматически рассчитывает налоги для ИП на УСН, предоставляет услуги эквайринга, проводит сверку с налоговой, возможна поддержка бухгалтера.
«Альфа-банк»
Удобный сервис онлайн-бухгалтерии для ИП, работающих без сотрудников. Большинство услуг бесплатны для клиентов банка. Поможет автоматически рассчитать налоги, напомнит о сроках уплаты, формирует отчетность для налоговой.
МодульБанк
Сервис для клиентов банка, поможет рассчитать обязательные платежи для ИП на упрощенке, напомнит о сроках уплаты налогов и сдачи отчетов, поможет вести кадровый учет. Большинство услуг платные.
Сбербанк
Сервис онлайн-бухгалтерии может работать с ИП и ООО, использующих любые системы налогообложения. Гибкая система инструментов и тарифов. В пакеты услуг входят подготовка и сдача отчетности, расчет зарплаты, авансовых платежей, экспресс-аудит и многие другие, в том числе консультации по бухучету и налогам.
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.
