В оптовой и розничной торговле есть метод учета товаров по партиям. Расскажем, в каких случаях это удобно и полезно, как организовать партионный учет на складе и в бухгалтерии.
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.
Что такое партионный учет
Когда компания закупает товары для перепродажи, их отправляют на склад и оформляют в бухгалтерии определенным способом. На практике выделяют сортовый и партионный методы, они описаны в Методических указаниях (утв. приказом Минфина №119н от 28.12.2001). Сравним эти методы, чтобы понять разницу.
- Сортовый учет: при приемке для товаров указывают наименование и сорт (или другой признак — производителя, стоимость и пр.), а каждую новую партию присоединяют к таким же товарам на складе.
- Партионный учет: при приемке товара указывают наименование, сорт и саму партию, а на складе хранят ее отдельно от ранее полученных товаров.
Как видим, при партионном учете каждое новое поступление товаров или продуктов учитывается отдельно, и это единственное отличие сортового и партионного методов.
Партия — это группа однородных товаров, поступившая на склад от одного поставщика, в одну дату и одним транспортом. Она может прийти на основании одного или нескольких документов.
Партионная карта, или товарный ярлык с номером — это документ для регистрации поступлений и списаний товаров одной партии. Для таких карт разработана форма МХ-10 (постановления Госкомстата №66 от 9.08.1999), но можно разработать и собственную форму карты, закрепив ее в учетной политике вместе с правилами партионного учета.
Карту составляет ответственное лицо и прописывает в ней номер партии, реквизиты покупателя и поставщика, реквизиты акта приемки, характеристики товаров. Если учет не автоматизирован, заполняют на бумаге два экземпляра карты, один отдают в бухгалтерию.
Когда товары отправляют на продажу, во внутренних расходных накладных указывают номер партии, а в товарную карту вносят номера накладных и количество отправленных на продажу товаров. Когда все товары под одним ярлыком выбывают со склада, проводится инвентаризация, карту закрывают и оформляют акт израсходования запасов.
По каждой партии ведется свой аналитический учет движения товаров: когда и куда, в каком объеме они отпущены. По всем товарам на складе составляется оборотная ведомость, в ней записывают партии каждой группы товаров (скажем, овощи, фрукты, орехи и пр.) и их движение: количество на начало периода, приход, списание, количество на конец периода. Обычно за период берется месяц.
Сервис рассчитает дивиденды, зарплату, налоги
Контур.Бухгалтерия рассчитает и оформит в учете налоги и все выплаты сотрудникам и собственникам. Ведите учет легко.
Для каких товаров удобен партионный учет
Партионный учет хорош для оптовой и розничной торговли, если продажи идут интенсивно и массово: речь идет о продуктах, медикаментах, одежде, комплектующих.
Этот способ учета важен, когда у товаров есть срок хранения, и он небольшой — тогда проще соблюдать сроки годности и закупать новые вовремя. Особенно актуален метод для крупных магазинов, когда остатки и сроки годности товаров невозможно отслеживать вручную.
Но партионный учет избыточен для бизнеса со штучными или уникальными товарами: скажем, для автосалона, магазина эксклюзивной одежды или мебели.
Плюсы партионного учета
У партионного учета есть полезные преимущества.
Наглядность. Обычно у магазина несколько поставщиков каждого товара или товарной группы. Партионный учет помогает видеть количество единиц на складе с разбивкой по времени получения, цене, количеству и поставщику.
Контроль. Метод позволяет следить за сроками годности и действующими сертификатами, вовремя продавать товары и делать закупки у конкретных поставщиков в нужном количестве.
Удобный анализ. Проще вести аналитику по каждому товару и поставщику: видеть рентабельность и прибыльность, понимать свою выгоду при работе с разными контрагентами. Анализ показывает, у кого стоит закупать крупные партии товара, а у кого мелкие. В итоге это повышает эффективность всего бизнеса.
Работа с ценой. Проще назначать корректные цены, работать с наценкой, не нарушая своей выгоды.
Возвраты. Проще решать вопросы при возвратах товаров от покупателей или при возврате со склада поставщику.
Прозрачные взаиморасчеты. Если товар от поставщика берется на реализацию, легче следить за расчетами.
Инвентаризация. Проводить ее становится проще, когда товары отслеживают не по периоду, а по партиям.
Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса
Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.
Трудности учета на складе
Партионный учет на складе сложен, требует больше внимания и ресурсов по сравнению с сортовым. Поэтому у него есть и минусы:
- нужно заполнять товарный ярлык для каждой партии, указывать его в накладных, а в сам ярлык вносить сведения о продажах и возвратах;
- каждую партию нужно размещать отдельно, для этого требуются склады большей площади;
- сотрудники склада должны быть внимательными и дисциплинированными, чтобы соблюдать требования партионного учета;
- такой учет сложно вести без механизации и автоматизации склада;
- нужен специальный складской и бухгалтерский софт.
Бухгалтерский партионный учет
А вот бухгалтерский партионный учет менее сложен. Он проходит аналогично складскому, но не физически, а формально. В этом случае на складе хранение организовано общими группами по наименованиям, а в бухгалтерии проводится разделение по партиям. Вместе с наименованием, суммой, количеством и другими измерениями в бухучете при проведении операций указывают еще и партию.
Главное преимущество такого метода в бухгалтерском учете — это простой расчет себестоимости проданного товара или произведенной продукции, простая работа с наценкой. Все это помогает соблюсти выгоду продавца.
Как можно вести партионный учет
Выделяют следующие виды партионного учета.
FIFO (First In, First Out — первым пришел, первым списался) — здесь в первую очередь списывают в себестоимость ту группу товаров, которые пришли первыми по времени. Скажем, в магазин поступают йогурты по разным ценам, в том числе акционным. Они приходят в разное время, от разных поставщиков. По методу ФИФО (название записывают и кириллицей тоже) в себестоимость списывают товар в первую очередь по цене той группы, которая пришла первой.
Этот метод — более популярный по сравнению с остальными, он применяется во многих бухгалтерских программах и сервисах.
LIFO (Last In, First Out — последним пришел, первым списался) — здесь в себестоимость списываются в первую очередь товары по цене последней партии по времени.
Этот метод запрещен к применению в налоговом учете в России с 2015 года, но с ним можно работать «для себя» — например для управленческого учета.
Комбинированный — здесь учет ведут по средним ценам и списывают товары в себестоимость по средним ценам партий.
В бизнесе выбирают самый выгодный метод учета и применяют его в бухгалтерии и управленческом учете. Метод нужно закрепить в учетной политике, а менять его разрешено не чаще раза в год.
Итак, чтобы вести партионный учет, нужно оформлять дополнительную карточку при получении очередной поставки, отражать в ней движение товаров и выбрать метод учета. Такой подход поможет отслеживать поставки по сроку годности и облегчит работу с наценкой и расчетом себестоимости.
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.