Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника

Работодатели и до 2023 года сообщали о приеме новых сотрудников через форму СЗВ-ТД. Теперь это надо делать с помощью нового отчета ЕФС-1, но заполнить нужно только два его раздела. Расскажем, как это сделать, и приведем образец.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Работайте с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Экстерне. Без авралов и рутины.

Попробовать бесплатно

Что такое ЕФС-1

После объединения ПФР и ФСС изменились и формы отчетности. Теперь вместо нескольких прежних форм появилась единая форма для нового Социального фонда (утв. постановлениями ПФР от 31.10.2022 № 245п, №246п).

Новый отчет состоит из титульного листа и двух разделов:

• Раздел 1 — включает сведения о кадровых мероприятиях, зарплате и стаже, дополнительных взносах на накопительную часть пенсии. В этот раздел вошли старые формы с некоторыми изменениями: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СИоЗП, ДСВ-3. 

• Раздел 2 — включает сведения о начисленных «несчастных» страховых взносах. Этот раздел почти без изменений повторяет старую форму 4-ФСС.

Если вы уже работали со старыми формами, то заполнять ЕФС-1 будет легко. Каждую часть нового отчета можно заполнять и сдавать отдельно под общим титульником. А вот корректировки за прошлые годы нужно сдавать по старым формам.

Важно! Отчет СЗВ-М тоже отменен, но он не входит в состав ЕФС-1. Его заменила новая форма, которую работодатели сдают в ФНС: «Персонифицированные сведения о физических лицах». Часть сведений из этой формы налоговая передает в СФР.

Сроки отправки ЕФС-1 при приеме сотрудника

ЕФС-1 сдают с начала 2023 года. В общем случае срок сдачи — 25 число в месяц после отчетного квартала.

Но когда речь идет о найме сотрудника по трудовому договору или о заключении договора ГПХ с новым подрядчиком (не самозанятым и не ИП) — то соответствующий раздел отчета надо сдать в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Скажем, если вы наняли человека в пятницу, то понедельник следующей недели — крайний срок для отправки отчета.

Если вы переводите сотрудника в другой отдел или ему присвоена новая квалификация, о чем тоже надо сообщить в СФР — то есть обо всех менее важных, чем найм или увольнение, кадровых мероприятиях сообщают в отчете не позднее 25 числа следующего месяца.

В какой форме и куда сдавать отчет

Если у вас 10 и менее сотрудников в штате и подрядчиков на договорах ГПХ (не считая самозанятых и ИП), то ЕФС-1 можно сдавать на бумаге. Если сотрудников больше — только в электронном виде.

Отправить форму нужно в территориальный орган нового Социального фонда России.

Отчитывайтесь в СФР и не только

Любые отчеты для малого бизнеса с отправкой через интернет. Ведите учет, а Контур.Экстерн сам создаст и проверит отчеты.

Попробовать бесплатно

Какой раздел ЕФС-1 заполнять при приеме на работу

Чтобы сообщить фонду о новом сотруднике или подрядчике, нужно заполнить только следующие части отчета:

• титульный лист;

• подраздел 1 из раздела 1;

• подраздел 1.1 из подраздела 1.

Оформить кадровое мероприятие по приему на работу проще всего, в этом случае нужно заполнить минимум полей.  

Титульный лист

Титульник всегда заполняют одинаково, независимо от того, какие разделы будут «под обложкой» отчета.

Здесь нужно указать сведения о нанимателе: ФИО предпринимателя или название компании, регистрационный номер в фонде, ИНН и ОГРН, а госучреждения указывают еще и коды статистики.

В правилах заполнения отчета оговаривается, что адрес электронной почты может содержать только латинские буквы, точки, дефис и знак @. 

Поле со сведениями о страхователе, за которого подается отчет, заполняют только правопреемники реорганизованных компаний.

Образец заполнения титульного листа ЕФС-1

Подраздел 1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности…» 

В первую очередь заполняют анкету со сведениями о новом сотруднике — указывают его ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС. А еще вписывают коды о статусе и гражданстве:

• ГРФ — россиянин;

• ПЖИГ — иностранец или человек без гражданства, постоянно проживающий в РФ;

• ВЖИГ — иностранец или человек без гражданства, временно проживающий в РФ;

• ВПИГ — иностранец или человек без гражданства, временно пребывающий в РФ (это не касается только высококвалифицированных специалистов);

• ВКС — временно пребывающие в РФ высококвалифицированные специалисты.

Рядом с четырьмя клетками для статуса есть три клетки для кода страны. 643 — код России. Людям без гражданства проставляют три нуля, коды других стран можно найти в руководстве по заполнению отчета (утв. постановлениями ПФР от 31.10.2022 № №246п).

Расчет зарплаты — это просто!

Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.

Попробовать бесплатно

Подраздел 1.1

Дальше идет таблица, знакомая нам по СЗВ-ТД. Если работник подавал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде или о предоставлении выписки из трудовой книжки, в специальных полях можно указать дату этих заявлений. Если в прошлых отчетах вы подали сведения о таких заявлениях по ошибке, новым отчетом их можно отменить — для этого поставить «Х» в поле «Признак отмены».

В таблице указывают номер кадрового мероприятия, затем дату найма — это должна быть дата заключения трудового договора или договора ГПХ с подрядчиком.

В графе 3 ставят код для мероприятия:

• ПРИЕМ — если наняли сотрудника в штат и заключили трудовой договор;

• НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ — если заключили с физлицом договор ГПХ.

В 4 графе нужно поставить отметку, если штатный сотрудник или подрядчик работают в районах Крайнего Севера (РКС) или в местностях, приравненных к ним (МКС). Например, ваша компания находится в Москве, и вы наняли удаленного дизайнера в Воркуте — тогда отметка понадобится. Если все наоборот: это компания находится в Воркуте или Печоре, а дизайнер работает из Краснодара, то отметка не нужна — графу в этом случае оставляют пустой.

Графу 5 заполняют только по сотрудникам в штате: здесь надо указать должность или профессию на основании штатного расписания. По совместителям тоже ставят отметку.

В 6 графе указывают код работы, состоящий из пяти знаков, — посмотреть коды можно в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Для подрядчиков вписывают код вида договора:

• ДГПХ — гражданско-правовой;

• ДАВТ — авторский;

• ДОИП — об отчуждении права на произведение;

• ИЗЛД — лицензионный издательский;

• ЛДПИ — лицензионный на использование произведения.

Графу 7 при найме пропускают — она нужна при увольнении. В графах 8-10 пишут реквизиты документа, на основании которого нанят сотрудник: трудовой договор, приказ, гражданско-правовой договор — ставят дату утверждения документа и его номер.

В графе 11 ставят отметку «Х», если нужно отменить сведения, переданные в предыдущем отчете. Тогда их воспроизводят во всех графах и ставят признак отмены «Х».

Образец заполнения подраздела 1.1

Какой штраф назначат за ошибки в ЕФС-1

Если ЕФС-1 при найме сотрудника отправить позже 2 рабочих дней или отправить его с ошибками, придется платить штраф (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

• некорректные или неполные данные, опоздание с отчетом — 500 рублей за каждого сотрудника или подрядчика;

• если нужно было сдать отчет в электронном виде, а он отправлен на бумаге — 1 000 рублей.

Можно избежать штрафов, если вы заметите ошибку первыми и отправите уточненный отчет или если вы отправите уточненку не позднее пяти дней после поступления требования. А еще можно получить 50% скидку на штраф, если платить его в течение 10 дней после поступления требования.

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Экстерне вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.

Попробовать бесплатно