Как заполнить ЕФС‑1 при увольнении сотрудника

Об увольнении сотрудника или о расторжении договора с подрядчиком нужно сообщать Социальному фонду не позже следующего дня после этого события. Расскажем, какую часть отчета ЕФС-1 для этого заполнить и какой штраф грозит за опоздание.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Работайте с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Экстерне. Без авралов и рутины.

Попробовать бесплатно

Что такое ЕФС-1

После объединения ПФР и ФСС в новый Социальный фонд отчетность тоже изменилась. Теперь прежние формы объединили под одной «обложкой» нового отчета, который так и называется: «Единая форма сведений», или ЕФС-1 (утв. постановлениями ПФР от 31.10.2022 № 245п, №246п).

В ЕФС-1 титульный лист и два раздела, которые почти без изменений повторяют старые формы:

• Раздел 1 — о кадровых мероприятиях (в том числе увольнении), зарплате, страховом стаже, допвзносах на накопительную пенсию. Части раздела состоят из таблиц, знакомых нам по СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, ДСВ-3, СИоЗП. 

• Раздел 2 — о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев на работе и профессиональных болезней. Этот раздел состоит из таблиц прежней формы 4-ФСС.

Части ЕФС-1 нужно заполнять с разной периодичностью, каждый раздел или подраздел можно сдавать независимо под общим титульным листом. Но корректировочные отчеты за прошлые годы сдают по старым формам, которые действовали в те периоды, за которые нужно скорректировать сведения.

Сроки отправки ЕФС-1 при увольнении работника

С начала 2023 года действуют новые сроки для всех форм отчетности. Общий срок сдачи отчетов и деклараций — 25 число месяца, в котором нужно представить сведения. 

Например, для второго раздела ЕФС-1 регулярность отправки — квартал. Подразделы, которые посвящены большинству кадровых мероприятий: переводу на новую должность, изменению квалификации — сдают не позднее 25 числа следующего месяца. Скажем, если сотрудника повысили в мае, то до 25 июня нужно отчитаться об этом.

Но об увольнении или разрыве договора ГПХ с подрядчиком нужно сообщить в Социальный фонд не позднее 2 рабочих дней с момента увольнения. Например, если работник увольняется в четверг, форму нужно отправить не позднее пятницы. Если увольнение проходит в пятницу, отчет сдается не позднее понедельника.

Отчитывайтесь в СФР и не только

Любые отчеты для малого бизнеса с отправкой через интернет. Ведите учет, а Контур.Экстерн сам создаст и проверит отчеты.

Попробовать бесплатно

В какой форме и куда сдавать отчет

Правила для отправки отчета на бумаге и в электронном виде общие для всех. Работодатели, у которых 10 и менее штатных сотрудников и физлиц на договорах ГПХ (в их число не входят самозанятые подрядчики и ИП) — могут сдавать ЕФС-1 на бумаге. Если сотрудников и подрядчиков более 10 — отчет сдают только онлайн.

ЕФС-1 отправляют в территориальный орган СФР.

Какой раздел ЕФС-1 заполнять при увольнении

Чтобы передать сведения об уволенном штатном сотруднике или разрыве договора с подрядчиком, надо заполнить только следующие части ЕФС-1:

• титульный лист;

• подраздел 1 в первом разделе;

• подраздел 1.1 первом разделе.

Оформление увольнения — довольно простая задача, заполнить придется только данные об организации, сотруднике и несколько полей таблицы.

Титульный лист

Сведения на титульник вносят независимо от содержания ЕФС-1. Код отчетного периода не ставят, так как «под обложкой» могут быть отчеты за разные периоды.

Работодатель прописывает сведения о себе: имя предпринимателя или название организации, регномер в Социальном (прежде — в Пенсионном) фонде, ИНН и ОГРН. 

Коды статистики указывают только государственные и муниципальные учреждения, коммерческих предприятий это не касается. 

Сведения о страхователе, за которого сдают отчет, указывают только правопреемники организаций после разделения, слияния, смены организационно-правовой формы.

Титульный лист ЕФС-1 — образец

Подраздел 1. «Сведения о трудовой деятельности…» 

Следующим этапом передают сведения о человеке, который уволился или разорвал договор с работодателем. В первом подразделе прописывают его имя, дату рождения, СНИЛС и ИНН. Ниже указывают годы статуса на территории России и гражданскую принадлежность:

• ГРФ — россиянин или россиянка;

• ПЖИГ — иностранец или лицо без гражданства, постоянно проживающее в России;

• ВЖИГ — иностранец или лицо без гражданства, временно проживающее в России;

• ВПИГ — иностранец или лицо без гражданства, временно пребывающее в России, если он не высококвалифицированный специалист;

• ВКС — высококвалифицированный специалист, временно пребывающий в России.

В трех клетках, отведенных для кода страны, проставляют код 643 для российских граждан, три нуля для лиц без гражданства, а коды других стран ищите в Порядке заполнения отчета (утв. постановлениями ПФР от 31.10.2022 № №246п).

Расчет зарплаты — это просто!

Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.

Попробовать бесплатно

Подраздел 1.1

Перед таблицей, которая посвящена кадровому мероприятию, есть две строки по поводу трудовой книжки. Если работник подал заявление о ведении трудовой только в электронном виде — нужно поставить дату заявления. Если сотрудник запросил выписку о трудовой деятельности — во второй строке ставится дата заявления на выписку. В полях «Признак отмены» нужно поставить «Х», если прежде вы по ошибке отправили сведения по этим строкам.

Ниже идет таблица из 11 граф, в которых надо указать сведения об увольнении.

В графе 1 ставят номер мероприятия, в графе 2 — дату увольнения. Для разрыва трудового договора это последний рабочий день, а для договора ГПХ — дата окончания работ или дата расторжения договора (например, если подрядчик или заказчик не выполнили свои обязательства).

В графе 3 указывают код кадрового мероприятия:

• УВОЛЬНЕНИЕ — при расторжении трудового договора;

• ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ — при завершении договора ГПХ.

В графе 4 ставят код территориальных условий труда:

• РКС — если сотрудник или подрядчик работали в районах Крайнего Севера;

• МКС — если сотрудник или подрядчик работали в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Это касается в том числе удаленных сотрудников: скажем, если удаленный тестировщик работал на московскую компанию из Воркуты, отметку ставить нужно. Если же работник или подрядчик трудились в обычных местностях, графу оставляют пустой.

В графе 5 указывают должность или профессию уволенного штатного сотрудника, как это было сформулировано в штатном расписании. Если сотрудник был совместителем, отмечают и это. По подрядчикам графу не заполняют.

В графе 6 по штатным сотрудникам проставляют код выполняемой функции из пяти знаков — смотрите коды в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08). 

Для подрядчиков нужно указать вид договора:

• ДГПХ — гражданско-правовой;

• ДАВТ — авторский;

• ДОИП — об отчуждении права на произведение;

• ИЗЛД — лицензионный издательский;

• ЛДПИ — лицензионный на использование произведения.

В графе 7 указывают причину увольнения, и тоже в виде кода. Коды смотрите в классификаторе, который прилагается к Порядку заполнения: там указаны все причины увольнения на основании Трудового кодекса и Федеральных законов. Вот самые частые варианты:

• п3ч1с77тк — прекращение трудового договора по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);

• п1ч1с77тк — прекращение договора по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);

• п1ч1с81тк — прекращение договора по инициативе работодателя из-за ликвидации компании (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Если вашей причины в классификаторе нет, пропишите вместо кода «ИНОЕ» и добавьте реквизиты правового акта, пункт, часть статьи и статью, на основании которых уволен сотрудник.

В графе 8 указывают реквизиты документа, на основании которого штатный сотрудник уволен (приказ, распоряжение, протокол). Для подрядчиков пишут реквизиты договора ГПХ.

В графе 9 указывают дату документа, на основании которого уволен сотрудник, или дату расторжения договора ГПХ.

В графе 10 ставят номер этого документа-основания или номер договора ГПХ (без самого значка «№»).

Графа 11 нужна для отмены сведений, которые были переданы в более раннем отчете: в этом случае ставят отметку «Х».

Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 — образец

Штраф за опоздание с ЕФС-1

При опоздании с отчетом после увольнения сотрудника, из-за ошибок в отчете или из-за несоблюдении способа представления возможен штраф (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

• опоздание и ошибки — 500 рублей за каждого сотрудника или подрядчика;

• неверный способ сдачи (на бумаге вместо электронного способа) — 1 000 рублей.

Штрафа можно избежать или сократить его. Если вы заметили ошибку — отправьте уточненный отчет. Если налоговая прислала требования об исправлении ошибки — отправьте уточненку не позднее 5 рабочих дней с момента получения требования. Если все-таки назначен штраф — оплатите его в течение 10 дней с 50% скидкой.

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Экстерне вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.

Попробовать бесплатно