Расчетный листок по заработной плате: заявление, начисления, образец, журнал, вычеты, рассылка, выдача

Работодатель обязан отправлять сотруднику сведения обо всех выплатах и удержаниях за рабочий месяц. Расскажем, как оформлять расчетный листок и направлять работникам.

Ирина Николаева Налоговый журналист, бизнес-тренер

Автоматизируйте работу с сотрудниками

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Экстерн сам сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты для налоговой и Соцфонда.

Попробовать бесплатно

Что такое расчетный листок по зарплате

При выплате зарплаты за месяц работнику нужно направлять бумагу или электронное сообщение со следующими сведениями:

• о сумме зарплаты и частях, из которых она состоит: оклад, премия, доход в натуральной форме — все, что повлияло на конечную сумму, чтобы работник об этом знал;

• о других начислениях — например компенсациях работнику за обеды или за использование личной машины в командировке;

• об удержаниях и их основании (если они были) — это могут быть алименты, удержания за порчу имущества и пр.

Назначение этого документа — проинформировать работника о размере и составе его зарплаты. Направить такой расчетный листок сотруднику — обязанность работодателя (ч. 1 ст. 136 ТК). Устно сообщить о составе зарплаты нельзя, данные должны быть письменно зафиксированы по форме, которая принята в компании (письмо Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1, письмо Минтруда от 24.05.18 № 14-1/ООГ-4375). 

Важно! Требование выдавать расчетный лист распространяется на сотрудников в штате и не касается подрядчиков или самозанятых на договорах ГПХ. Отношения с такими исполнителями регулируются Гражданским кодексом, который не требует ежемесячно информировать о суммах выплат. Если работодатель будет выдавать расчетные листки подрядчикам, их отношения могут переквалифицировать в трудовые.

Если доходов у сотрудника за месяц не было из-за больничного или отпуска, отправлять расчетный листок не надо. Его выдают «при выплате зарплаты» (ст. 136 ТК РФ), а нет зарплаты — нет и квитка.

При выплате отпускных расчетный листок тоже не нужен: отпускные рассчитываются по среднему заработку и не являются выплатой зарплаты, так что и оснований для выдачи квитка нет (письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). Сумму перечисленных отпускных включают в квиток за тот месяц, в котором их выплатили.

Если зарплату перечисляют на банковские карты работников, расчетный лист все равно надо выдавать (письмо Минтруда от 23.10.18 № 14-1/ООГ-8459).

Кто составляет расчетный листок

Закон не регулирует, кто в компании должен составлять и выдавать расчетные листки. Значит эту обязанность можно передать сотрудникам по усмотрению руководства: бухгалтеру, кадровику, начальнику отдела. Можно и разделить задачи: скажем, составляет квитки бухгалтерия, а рассылает кадровый отдел или непосредственный руководитель отправляет их своим подчиненным.

Закон не требует, чтобы на расчетном листке стояла подпись ответственного за составление лица — лист можно отправлять без всяких подписей и печатей. Но компания может утвердить форму листка с подписями.

Образец расчетного листка

Форму квитка должен утвердить работодатель приказом или распоряжением (ст. 136 ТК РФ). Если работать с неутвержденной формой, это могут расценить как нарушение трудового законодательства и оштрафовать по ст. 5.27 КоАП. Если в компании есть профсоюз, форму расчетного листка нужно согласовать с ним (ч. 2 ст. 136 ТК).

Приведем примерный образец расчетного листка:

Как направить квиток сотруднику

Закон не определяет порядок направления квитка сотруднику, поэтому работодатель может сам решить, как сообщать работникам о суммах выплат за месяц. Но сам способ отправки информации нужно отразить во внутренних документах компании. Отказаться от такой обязанности и прописать отказ в локальных актах нельзя (письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).

На бумаге

Расчетный лист распечатывают и передают работнику. Раньше это было удобно: можно было выдать квиток в кассе вместе с заработной платой за месяц. Но теперь метод устаревает, ведь проще и дешевле передать данные работникам в электронном виде.

Расчет зарплаты — это просто!

Контур.Экстерн поможет бухгалтеру быстро рассчитать зарплату, отпускные, больничные: расчеты автоматизированы и занимают пару минут, в отличие от классических программ.

Попробовать бесплатно

В электронной форме с помощью КЭДО

Электронный квиток направляют сотруднику в личный кабинет в системе кадрового электронного документооборота, если он есть на предприятии. Этот способ экономит время на создание и раздачу листков, а еще защищает персональные данные сотрудников.

В электронной форме на email

Расчетный лист отправляют сотруднику на email или в мессенджер, а адрес для отправки закрепляют в трудовом договоре, допсоглашении или заявлении от сотрудника на отправку листков в электронном виде. Текст такого заявления пишется в произвольной форме на имя директора компании, указывается адрес электронной почты для отправки квитков.

Вот примерный образец заявления:

Раньше Минтруд спокойно относился к отправке квитков на электронную почту, но в начале 2023 года скорректировал позицию (письмо от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296). Теперь электронные листки можно отправлять на email или в мессенджер, только если на предприятии применяют кадровый электронный документооборот. Если КЭДО не внедрен, а руководство рассылает квитки на рабочую почту, при проверке это могут посчитать нарушением.

Рассчитывайте больничные, пособия, алименты, дивиденды на учетном тарифе Контур.Экстерна. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одной системе.

Попробовать бесплатно

Сроки выдачи зарплатных квитков

Работодатель должен выдавать расчетный лист при выплате зарплаты (ч. 1 ст. 136 ТК РФ), а зарплату требуется выплачивать каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Поэтому специалисты Роструда высказывали мнение, что расчетные листки тоже надо выдавать дважды в месяц.

Но Минтруд разъяснил, что при работе по окладу можно оформлять расчетные листки с указанием зарплаты за месяц и выдавать их раз в месяц (письмо от 24.05.18 № 14-1/ООГ-4375). Роструд поддержал эту позицию (письмо от 17.09.21 № ПГ/26944-6-1).

Но при системах оплаты труда, когда заработок за первые полмесяца зависит от реально отработанного времени, расчетный лист надо оформлять при каждой выплате. Еще одно условие: если из аванса делаются удержания, квиток с разъяснениями по суммам тоже надо выдавать. То есть главное, чтобы сотрудник знал, из чего складывается его доход, если это не очевидно, как в ситуации с окладом без удержаний из аванса.

При окончательном расчете в день увольнения расчетный лист тоже выдается вместе с последней зарплатой и компенсациями (ст. 140 ТК РФ).

Подтверждение выдачи расчетных листков

Закон не регулирует и порядок подтверждения выдачи расчетных листков. Но за невыдачу квитка есть санкции, значит лучше иметь такое подтверждение. Правда опыт показывает, что при необходимости факт выдачи квитков инспекторам подтверждают сами работники (решение Интинского городского суда Республики Коми от 10.04.18 № 2-166/2018).

Если квитки направляются в личные кабинеты КЭДО или на электронную почту, то факт отправки можно будет подтвердить сведениями из системы.

Если же квитки выдаются на бумаге, то можно собирать подписи сотрудников о получении расчетных листков. Для этого заводят журнал учета выдачи квитков или дополняют платежную ведомость отдельной графой о выдаче квитка. Можно оформлять квитки в двух экземплярах и второй с подписью работника оставлять у работодателя, но тогда его придется хранить шесть лет (ст. 295 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236).

Ответственность работодателя

За невыдачу расчетных листков возможны санкции по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для ИП и должностных лиц — 1-5 тыс. рублей;

• для юрлиц — 30-50 тыс. рублей.

При первом нарушении и при отсутствии материального ущерба штраф могут заменить предупреждением (ст. 4.1.1 КоАП РФ). Но при повторном нарушении штрафы возрастут (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для ИП и должностных лиц — 10-20 тыс. рублей;

• для юрлиц — 50-70 тыс. рублей;

• возможна дисквалификация руководителя на 1-3 года.

Итак, расчетный листок нужно выдавать сотрудникам на окладе раз в месяц, а сотрудникам на тарифной ставке или при удержаниях из аванса — при каждой выплате. Форму расчетного листка и способ его передачи нужно утвердить приказом или распоряжением руководителя.

Автоматизируйте работу с сотрудниками

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Экстерн сам сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты для налоговой и Соцфонда.

Попробовать бесплатно