Возможны 2 случая, когда может возникнуть подобная ситуация. Рассмотрим их.
Случай 1: в карточке сотрудника НДФЛ за месяц положительный, но в середине месяца была межрасчетная выплата, например, отпускные. И НДФЛ с межрасчетной выплаты получился больше, чем НДФЛ в целом за месяц.
Пример:
10 января сотруднику выплатили отпускные в размере 10 000 рублей, вычет на ребенка 3 000 рублей не предоставили, удержали НДФЛ в размере 1 300 рублей (то есть 10 000 * 13%). В конце месяца начислили зарплату в размере 1 000 рублей, посчитали налог нарастающим итогом с учетом вычета в целом за месяц.
НДФЛ со всего дохода = (11 000 — 3 000) * 13% = 1 040 рублей.
Налог в целом за месяц получился меньше, чем уже уплатили с отпускных.
В отчете все данные указываются следующим образом:
В разделе 1 значение в строке 040 равно значению в строке 070 = 1 040 рублей.
В разделе 2:
Строки по отпускным (если заполнять по порядку):
строка 130 — 10 000;
строка 140 — 1 300;
Строки по зарплате:
строка 130 — 1 000;
строка 140 — -260 (нельзя передать в отчет).
Варианты исправления:
- Измените в строке 140 по отпускным 1 300 на 1 040, тогда в строке 140 по зарплате будет 0.
- Отредактируйте «-260», вручную введите 0. Обратите внимание, что в этом случае НДФЛ к уплате за месяц указан в отчете больше, чем нужно (на 260 рублей). Чтобы учесть этот излишний НДФЛ (и не платить его), в следующем месяце вручную уменьшите НДФЛ с зарплаты на эту же сумму.
Случай 2: в карточке сотрудника НДФЛ за месяц получился отрицательный. Такое может быть, т.к. расчет налога выполняется нарастающим итогом с учетом начислений, вычетов и налога во всех месяцах с начала года.
Пример:
Зарплата сотрудника на полставки составляет 5 000 рублей. Сотрудник имеет право на налоговый вычет на 3-го ребенка — 3 000 рублей в месяц. Но в январе вычет не оформили, а в феврале предоставили вычет сразу за 2 месяца. Излишне удержанный налог вернули сотруднику.
Январь: начислена зарплата 5 000 рублей, НДФЛ = 5 000*13% = 650 рублей (вычет не предоставили).
Февраль: начислена зарплата 5 000 рублей,
НДФЛ = (10 000 — 6 000)*13% — 650 = -130 рублей (предоставили 2 вычета).
«- 130» — нельзя передать в отчет.
Варианты исправления:
- Если есть возможность, измените сроки предоставления вычета. Например, если известно, что в марте зарплата будет больше 6 000 руб., можно в феврале предоставить только один вычет — за февраль. А в марте уже предоставить 2 вычета. В этом случае нужно смотреть по данным конкретного сотрудника.
- Вручную отредактируйте сумму налога в отчете:
- В феврале замените «-130» на 0.
- В марте уменьшите на 130.