Уточнение платежа: образец письма о назначении платежа

Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины

Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.

Попробовать

Какие ошибки бывают в назначении платежа и к чему приводят

В поле платежного поручения «Назначение платежа» указывают наименование товаров (работ или услуг), реквизиты договоров и товарных документов, другие сведения, в том числе по НДС. Рекомендуется внимательно и аккуратно указывать такие сведения.

Ошибки в любом из этих пунктов могут создать проблемы для покупателя и поставщика. Банк может заподозрить сомнительные операции и запросить пояснения, а не получив их — заблокировать счет. Например, если назначение платежа не согласуется с ОКВЭДами плательщика или получателя. Аналогичные вопросы могут возникнуть у налоговой. Поставщик может неверно истрактовать цель оплаты и использовать деньги не как положено по договору, и это вызовет путаницу в расчетах. В пределе все может закончиться судом и связанными с ним издержками.

Кто может исправлять назначение платежа

Исправлять назначение может только плательщик — собственник денег. Получатель денег не должен использовать деньги в меру своего понимания, его обязанность — уточнить у контрагента формулировку, и лучше сделать это письменно. Банки тоже не могут по своей инициативе менять назначение платежа, но у них есть право запросить пояснения у плательщика.

Если плательщик сам заметил неверную формулировку, получил вопросы от поставщика или от банка, он должен в письменной форме сообщить об изменении назначения платежа. А сотрудники, которые подписали платежку с некорректной формулировкой, должны заверить такое письмо (ст. 209 ГК РФ, п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Сервис сам рассчитает авансы и налоги

Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы на основе данных учета, подготовит платежки и отчеты, напомнит об уплате и отправке.

Попробовать бесплатно

Как составить письмо о корректировке назначения платежа

Процедура уточнения формулировки в поле «Назначение платежа» не установлена законом, зато на эту тему накопилась судебная практика, на которую и полагаются компании при составлении писем.

На усмотрение компании остаются вопросы:

• как написать письмо — от руки или на компьютере и распечатать — на фирменном бланке или обычном листе;

• заверить письмо только подписями ответственных лиц или еще и печатью;

• отправить курьером, в бумажном виде по почте — обычным или заказным письмом, в электронном виде по email или даже ЭДО.

Если компании уже не раз приходилось уточнять назначение платежа, она может утвердить шаблон и составлять письмо по образцу.

В письме рекомендуется использовать деловой стиль и структуру, принятую для официальных документов. В тексте излагают суть проблемы, указывают реквизиты платежного поручения с неверным назначением платежа, сообщают корректное назначение. Заверяет письмо руководитель и при необходимости — лицо, ответственное за подписание платежек.

В какие сроки составить уточняющее письмо

Сроки для уточняющих писем не регламентированы, но лучше не откладывать эту задачу. Тогда у вас на руках будет документ с корректным назначением платежа, вы сможете предъявить его, если у налоговой или банка появятся вопросы.

Судебная практика показывает, что разумнее согласовать с контрагентом корректное назначение платежа не позднее 1-2 месяцев со дня платежа. Такой срок суды считают разумным. А вот корректировку по назначению платежа, которую делают через год после отправки платежки, судья может отклонить (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 08.08.2017 № Ф03-2325/2017).

Письмо получателю платежа: как сообщить об ошибке

Если покупатель по ошибке указал в платежке неверное наименование товаров или не тот номер договора и первым это заметил, нужно отправить письмо поставщику. Сообщить о неточности, указать правильное назначение платежа и попросить подтверждения, что контрагент согласен с новым назначением.

Некоторые несерьезные и очевидные ошибки не нужно согласовывать с поставщиком — например, неверную ставку НДС.

Образец письма получателю платежа:

Письма плательщику: как сообщить об ошибке или подтвердить новое назначение платежа

Поставщик не может самостоятельно менять назначение платежа или распоряжаться деньгами на свое усмотрение. Он обязан засчитать платеж согласно назначению, прописанному покупателем (п. 1 ст. 319.1 ГК). Только если плательщик не указал отгрузку, за которую платит, или арендатор не отметил период, за который вносит оплату, — тогда поставщик может зачесть платеж в счет задолженности контрагента, если иное не прописано в договоре (п. 3 ст. 319.1 ГК).

Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса

Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.

Попробовать бесплатно

Если контрагент-плательщик прислал письмо об ошибке в платежке, все проверьте и подтвердите, что согласны с уточнением. Если у вас есть вопросы, предложите провести сверку взаиморасчетов или сообщите, какую формулировку в назначении платежа вы считаете корректной.

Образец согласия с исправлением назначения платежа:

Если вы как получатель платежа первыми обнаружили ошибку в назначении, задайте покупателю вопрос и предложите свой вариант назначения платежа — тоже в виде письма. Плательщик может ответить или нет — в любом случае, сохраните копию своего письма, его можно будет представить банку, налоговой или суду.

Образец письма плательщику:

Письмо в банк: как сообщить о новом назначении платежа

Закон не требует, чтобы плательщик уведомлял банк об изменении назначения платежа — новую формулировку нужно согласовать только с контрагентом-получателем (постановление Арбитражного суда Московского округа от 02.08.2018 № Ф05-4511/2017).

Но иногда суды настаивают на том, чтобы плательщики информировали банк об ошибке в платежке, поэтому иногда компании для безопасности отправляют в банк письмо о корректировке назначения платежа, покажите, что новое назначение согласовано с контрагентом — для этого приложите скан ответного письма от получателя денег.

Некоторые банки принимают такие письма и исправляют назначение в сведениях об операции. Но если банк не примет письмо, то у вас сохранится переписка с контрагентом, с помощью которой можно будет подтвердить исправление назначения платежа.

Образец письма в банк об изменении назначения платежа:

Итак, ошибки в назначении платежа не стоит оставлять без внимания. Это может привести к подозрениям со стороны банка и налоговой, путанице в расчетах, судебным разбирательствам. При обнаружении ошибок нужно в переписке согласовать между плательщиком и получателем корректную формулировку и хранить письма на случай, если у банка или налоговой появятся вопросы.

Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины

Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.

Попробовать