Иногда бизнесу нужна отдельная программа или сервис для расчета зарплаты и отчетности по сотрудникам. Расскажем, какие возможности должны быть у такой программы и покажем основные операции на примере «Зарплаты» в Контур.Бухгалтерии.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Сервис для зарплаты: когда он нужен
Чаще всего компании ведут учет и начисляют зарплату в одной программе. Но бывают исключения.
Например, предприниматели на патенте не должны вести налоговый и бухгалтерский учет — достаточно заполнять Книгу доходов, чтобы следить за лимитом выручки. Но если у такого ИП есть сотрудники, им надо начислять зарплату, оформлять больничные и отпускные, заводить кадровые документы и отчитываться в налоговую и Социальный фонд. В Excel это уже не сделать, приходится искать сервис для зарплаты.
Другой случай: у компании сложный учет, она ведет его в мощной программе. Но зарплатный блок там не очень удобный: долго и тяжело делать начисления. Тогда бухгалтер ищет простой зарплатный сервис, чтобы экономить время, а зарплатные проводки просто импортирует в свою учетную систему.
Системы оплаты труда
Системы оплаты труда не зафиксированы в законах, они сложились на практике. Это так называемые повременная, сдельная и комиссионная системы. Работодатель может применять любую из них или разработать собственную, главное зафиксировать ее во внутренних документах компании.
Повременная система оплаты труда
При этой системе зарплата сотрудника зависит от времени, которое он отработал. Единицей времени для расчета может быть месяц, отработанная смена или час.
Оклад применяется для расчетов, когда сотрудник работает по стандартному графику 40-часовой недели. Работодатель устанавливает сумму, которую выплатит работнику за полностью отработанный месяц. Если в месяце были дни отпуска или болезни, то зарплата начислится пропорционально отработанному времени. Премии тоже часто рассчитывают пропорционально окладу.
При не полностью отработанном месяце зарплату рассчитывают так: сумму оклада делят на норму рабочего времени в прошедшем месяце и умножают на реально отработанное время. Норма рабочего времени в разных месяцах отличается, так что стоимость дня на окладе может варьироваться.
Тарифная ставка обычно применяется для сотрудников, которые работают посменно. Ставку утверждают за смену или за час работы. В этом случае в конце месяца бухгалтер умножит количество фактически отработанных смен или часов на размер ставки. Премию в этом случае иногда привязывают к количеству отработанного времени, но чаще она зависит от выработки или объема продаж.
Отчитывайтесь в СФР и не только
Любые отчеты для малого бизнеса с отправкой через интернет. Ведите учет, а Контур.Бухгалтерия сама создаст и проверит отчеты.
Сдельная система оплаты труда
Сдельную систему применяют реже, когда важнее оценить, какой объем продукции произвел сотрудник, какой объем работ выполнил или услуг оказал. Сдельную систему используют на производстве, а еще если сотрудники трудятся удаленно или выезжают на заказы. В этом случае все зависит от скорости и качества работы сотрудника. Например, за одну единицу времени можно сшить 5 или 8 рубашек, главное работать без брака.
Бонусная (комиссионная) система оплаты труда
Эту систему оплаты применяют в основном у тех сотрудников, от которых напрямую зависит выручка предприятия, — менеджеров, продавцов. При этой системе обычно есть небольшая постоянная часть не ниже МРОТ, которая рассчитывается по отработанному времени, и бонусная часть, которая зависит от показателей конкретного продавца или менеджера.
В зарплатном блоке Контур.Бухгалтерии можно выплачивать зарплату по повременной системе оплаты. Сервис позволяет настроить оклад или тарифную ставку, продолжительность рабочей недели или смены, выбрать оплату за смену или за час. Также можно настроить премии и оплачивать услуги и работы по договорам ГПХ.
Надбавки и коэффициенты
Во многих регионах действуют повышающие коэффициенты: так государство старается компенсировать затраты жителям областей с неблагоприятным климатом. Ведь, скажем, на Урале или в Сибири приходится покупать больше теплой одежды, чем на Юге России. Поэтому в Краснодарском крае нет районного коэффициента, а в Свердловской области он равен 1,15. Это значит, что при выплате зарплаты начисленную сумму нужно умножить на этот коэффициент и увеличить таким образом на 15%.
В районах Крайнего Севера и приравненных к ним областях действуют дополнительные «северные надбавки». Подробнее о них читайте в нашей статье. При этом надбавки нужно делать, если сотрудник фактически трудится в такой области, даже если его организация официально находится в самом благоприятном регионе.
Если в вашей местности действуют повышающие коэффициенты или вашим сотрудникам положены северные надбавки, выбирайте зарплатный сервис, который умеет все это применять. Тогда система будет каждый месяц автоматически учитывать коэффициент и надбавку в расчетах.
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
Другие начисления и удержания
Кроме премии, которую устанавливают как процент от оклада или как конкретную сумму, бывают и другие начисления. Вот самые частые из них:
-
материальная помощь в связи с рождением ребенка или по другому случаю;
-
начисление за пользование личным имуществом сотрудника — скажем, за то что мастер едет в командировку на собственном автомобиле, — такое начисление облагается НДФЛ;
-
начисления, которые НДФЛ не облагаются, — например, компенсация причиненного ущерба; а на некоторые начисления не начисляются еще и страховые взносы — например, возмещение расходов в командировке;
-
если сотрудник — одновременно учредитель организации, ему начисляются дивиденды.
Из зарплаты некоторых сотрудников бухгалтер делает удержания. Это могут быть алименты на детей, удержания по исполнительным листам или возмещение ущерба, который сотрудник нанес фирме. Гибкая настройка удержаний в программе тоже упрощает начисление зарплаты.
Отпускные, пособия, командировочные
Кроме зарплаты сотруднику положены отпускные, когда он идет в оплачиваемый отпуск, пособия по болезни с учетом страхового стажа, по беременности и родам или по уходу за ребенком. Если человек едет в командировку, ему нужно начислить командировочные. Чем проще в сервисе оформить очередное начисление, тем быстрее с ним справится бухгалтер.
При выборе сервиса обращайте внимание на то, как устроена работа с прямыми выплатами: с 2022 года Социальный фонд России сам инициирует выплату некоторых пособий, при этом он может запрашивать у работодателя недостающие данные. Работодатель обязан ответить на запрос фонда в течение 3 рабочих дней. Вы должны вовремя получить запрос и легко на него ответить. В Контур.Бухгалтерии уведомления о запросах приходят по смс и email, подсвечиваются в самом сервисе, а отправить ответ можно в несколько кликов.
НДФЛ и страховые взносы
Любая программа будет удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы. Как мы говорили, некоторые начисления не облагаются НДФЛ и взносами, и хорошо, если есть возможность такие начисления оформлять.
У многих сотрудников есть право на налоговые вычеты — имущественные или на детей. В программе должна быть возможность автоматически применять такие вычеты.
В Контур.Бухгалтерии достаточно заполнить сведения о сотруднике, настроить график, оклад или ставку, указать размер аванса и удержаний при необходимости — и сервис будет автоматически начислять зарплату. Он напомнит о сроках выплаты аванса и зарплаты, подготовит платежки на перевод сотруднику, НДФЛ и взносы. Если в прошедшем месяце сотрудник болел, был в отпуске или по нему нужно сделать дополнительное начисление, оформить новое удержание — в расчет легко внести изменения. Можно настроить зарплатный проект, а еще выбрать счет для проводок по зарплате: например 26 счет для производственных компаний, 44 для торговых.
Электронная трудовая книжка
С 2020 года работодатели обязаны сдавать в СФР отчеты о кадровых мероприятиях: приеме на работу, переводу на другую должность или в другой филиал, увольнении. На основании этих отчетов формируется электронная трудовая книжка.
По желанию сотрудника за ним могла сохраниться и бумажная трудовая книжка. Тогда записи о кадровых мероприятиях надо дублировать и в нее тоже.
Прием и увольнение сотрудника
При найме нового сотрудника нужно принять у него заявление о приеме на работу и необходимые документы. Завести в зарплатном сервисе запись о нем: заполнить личную карточку, издать приказ о приеме на работу, распечатать трудовой договор и подписать его с сотрудником. В трудовой книжке сделать запись о приеме на работу и в течение одного дня отправить в СФР отчет ЕФС-1 со сведениями о приеме сотрудника.
В Контур.Бухгалтерии кадровые документы о приеме на работу можно распечатать сразу после заполнения карточки. Система подставит сведения о работнике в шаблон, его останется только проверить перед печатью.
При найме подрядчика по договору ГПХ его тоже нужно оформить в сервисе, чтобы легко делать начисления, тогда данные о нем тоже будут попадать в отчеты о сотрудниках.
При увольнении сотрудника нужно оформить это в сервисе. Система рассчитает зарплату до даты увольнения включительно, начислит компенсацию за неиспользованный отпуск. Здесь же можно распечатать заявление об увольнении, приказ, справку 182-н, справку 2-НДФЛ. Запись нужно внести в электронную трудовую и в течение одного дня отправить отчет ЕФС-1 со сведениями об увольнении.
Легко отчитывайтесь за сотрудников
Отчеты за сотрудников, по бухгалтерскому и налоговому учету, в Росстат. Онлайн-бухгалетрия сама заполнит отчетность по данным учета.
Кадровые документы
Для оформления кадровых мероприятий нужны документы: заявления о приеме на работу и увольнении, заявление на отпуск, трудовой договор, приказы. Еще бывает нужно печатать личную карточку по форме Т-2, справку о доходах, другие бумаги.
В онлайн-сервисе должны быть шаблоны таких документов. Система подставляет в шаблон сведения о сотруднике и работодателе, так что после печати их остается только подписать и отправить на хранение.
Отчетность по сотрудникам
Когда в онлайн-сервисе вы подтверждаете начисления по зарплате за месяц, система создает проводки в бухгалтерском учете и учитывает расходы в налоговом учете. Затем все эти сведения попадают в отчеты по сотрудникам.
Сервис должен формировать отчеты автоматически. У многих программ есть возможность редактировать отчеты и менять в них данные при необходимости. С 2023 года по сотрудникам нужно сдавать несколько отчетов.
-
ЕФС-1 — сдается в СФР, состоит из нескольких разделов, в разные сроки нужно заполнять разные разделы. Сервис поможет заполнить нужные части отчета.
-
РСВ — расчет по страховым взносам сдается в налоговую ежеквартально.
-
6-НДФЛ — тоже отправляется в налоговую по итогам квартала.
-
Персонифицированные сведения о физлицах — сдается в СФР ежемесячно.
Система вовремя предложит отправить нужные отчеты, сформирует их на основе начислений по сотрудникам, проверит перед отправкой по контрольным соотношениям. Если в отчете будут ошибки — система поможет их найти и исправить. Для отправки отчетов через интернет их надо подписать усиленной электронной подписью.
А еще с 2023 года ежемесячно нужно до 25 числа подавать уведомление об исчисленных суммах налогов и взносов. Работодатели вносят в уведомление суммы страховых взносов по сотрудникам, которые начислены на зарплаты за прошлый месяц, и суммы НДФЛ с доходов, которые выплатили сотрудникам с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего месяца. Онлайн-сервис рассчитает суммы и проставит их в уведомление.
Итак, онлайн-сервис для расчета зарплаты пригодится предпринимателям на патенте или предприятиям, которые не хотят вести кадры в сложной учетной системе. Сервис поможет начислять зарплату, больничные, отпускные, делать удержания, оформлять кадровые документы и отправлять отчетность по сотрудникам. Выбирайте программу, которая умеет делать начисления по системе оплаты труда, которая принята в вашей компании.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.