Летом 2023 года в Госдуме снова рассматривают возможность сделать выходным днем 1 сентября. Это решило бы проблему многих родителей, которые хотят проводить ребенка в школу. Но пока 1 сентября не относится к государственным праздникам, у работодателей есть другие способы освободить сотрудников от работы. Расскажем, как это оформить.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Что рекомендуют юристы родителям
1 сентября — обычный не праздничный день, так что по закону работодатель не обязан освобождать сотрудника от работы, даже если у него ребенок-первоклассник (ст. 112 ТК РФ).
Если 1 сентября не выпадает на официальный выходной день сотрудника, есть несколько способов не работать в этот день. Можно оформить отгул, или ежегодный оплачиваемый отпуск, или отпуск без сохранения зарплаты по соглашению с руководством. У ветеранов, инвалидов, пенсионеров и некоторых других категорий сотрудников есть льготы, которыми они могут воспользоваться и получить выходной (ст. 128 ТК РФ).
Договариваться с работодателем об освобождении от работы 1 сентября стоит заранее, особенно если оформляется оплачиваемый отпуск. Лучше сделать это в письменной форме — отправить заявление или оформить переписку в мессенджере, даже если сотрудник уходит на несколько часов. Отсутствие на работе дольше четырех часов подряд считается прогулом, а это может привести к увольнению (ст. 81 ТК РФ), а за отсутствие на работе меньшее время сотруднику грозит дисциплинарное взыскание — замечание или выговор.
Как оформить дополнительный выходной день льготнику
Некоторым родителям по закону положен дополнительный выходной, который они могут взять 1 сентября. Это правило работает для четырех категорий работников.
Родители, попечители, опекуны детей-инвалидов
Таким сотрудника положены четыре дополнительных выходных в месяц, которые оплачиваются по среднедневному заработку. Выходные можно разделить между родителями ребенка или оформить их на одного родителя (ст. 262 ТК РФ).
Есть отдельный порядок предоставления таких выходных (Постановление Правительства от 13.10.2014 № 1048):
- Родитель пишет заявление руководителю с просьбой предоставить дополнительный оплачиваемый выходной 1 сентября. Форма заявления утверждена Минтруда (Приказ от 19.12.2014 № 1055н), к нему надо приложить пакет документов из п. 3 Правил №1048: справку об инвалидности ребенка, сведения о его месте жительства — эти бумаги могут уже быть у кадровика. Еще придется запросить справку с места работы другого родителя о том, что он не брал такие выходные.
- Работодатель издает приказ о дополнительном выходном, основание — ст. 262 ТК РФ. Поскольку это не оплачиваемый отпуск, в графике отпусков ничего менять не нужно.
- В табеле учета рабочего времени делают пометку на этот день: ОВ или 27 — дополнительный оплачиваемый выходной.
Не предоставить такой выходной родителю можно, только если все выходные в этом месяце уже использовал другой родитель, если родитель уже находится в отпуске — оплачиваемом или нет, а также в отпуске по уходу за ребенком (ст. 262 ТК РФ, п. 7 Правил №1048).
Сервис сам рассчитает авансы и налоги
Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы на основе данных учета, подготовит платежки и отчеты, напомнит об уплате и отправке.
Родители-доноры
Такие родители получают оплачиваемый выходной не только в день медосмотра и сдачи крови, но и еще день отдыха после этого (ст. 186 ТК РФ). Донор может не отдыхать на следующий день после сдачи крови, а прийти на работу, тогда свой законный выходной он может использовать в другое время в течение года. То же самое — если он сдавал кровь в выходной или в свой отпуск.
Чтобы оформить выходной на 1 сентября, сотрудник пишет заявление на имя руководителя и прилагает к нему справку произвольной формы из медцентра, где он сдавал кровь (Письмо Минздрава России от 04.02.2021 № 30-3/3009477-1492). Без справки работодатель не обязан освобождать сотрудника от работы. Руководитель издает приказ о выходном, основание — ст. 186 ТК РФ. В табеле учета рабочего времени на этот день ставят пометку ОВ или 27.
Сотрудник в условиях Крайнего Севера с ребенком до 16 лет
Такой работник может получить дополнительный выходной раз в месяц — но уже неоплачиваемый (ст. 319 ТК РФ). Для этого достаточно письменного заявления на имя руководителя. Издается приказ, а в табеле учета на этот день ставят пометку НВ или 28 — дополнительный выходной без сохранения заработка.
Женщины, работающие в сельской местности
Таким работницам тоже положен дополнительный ежемесячный неоплачиваемый выходной (ст. 263.1 ТК РФ). Его оформляют приказом руководителя по письменному заявлению сотрудницы, в табеле учета ставят пометку НВ или 28.
В законе есть и другие основания, когда работник может получить выходной с сохранением заработка или без: скажем, студент-заочник перед сдачей диплома или аспирант может рассчитывать на один свободный день в неделю с оплатой 50% от среднего заработка (ст. 173.1 ТК РФ).
Как оформить отгул
Если сотрудник прежде работал в выходные или праздничные дни, он может оформить за счет этого выходной на любую дату (ст. 153 ТК РФ). Это правило не распространяется на сотрудников, которые трудятся по срочному договору до двух месяцев (ст. 290 ТК РФ).
Приказ на предприятии издается по письменному заявлению работника, день отгула не оплачивают, а отработанный праздничный день оплачивают не в двойном, а в одинарном размере. В табеле учета ставят пометку НВ или 28.
Другой вариант отгула — свободный день за переработку (ст. 152 ТК РФ). Вместо повышенной оплаты за сверхурочные часы сотрудник может взять те же часы неоплачиваемого отдыха. Тогда переработка оплачивается в одинарном размере, а работодатель издает приказ об освобождении работника на определенное количество часов от работы — по его заявлению. В табеле учета ставят отметку НВ.
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
Как оформить ежегодный оплачиваемый отпуск на 1 день
Ежегодный оплачиваемый отпуск можно делить на части: одна из частей в год не менее 14 дней, другие — по соглашению сторон (ст. 125 ТК РФ). Некоторые работники получают дополнительный отпуск: за работу в условиях Крайнего Севера, в особых условиях или за ненормированный день (ст. 116 ТК РФ). Допотпуск складывается с основным, его тоже можно делить на части.
Часть на предприятиях устанавливается график отпусков, который не разрешают нарушать, но есть случаи, когда компания не может отказать в отпуске: скажем, если прежде работника из отпуска отзывали (ст. 125 ТК РФ).
Оформить отпуск можно и на один день, ТК не запрещает этого, но работодатель должен правильно все оформить.
- Отпуска предоставляются по установленному графику (ст. 123 ТК РФ). Если в графике не было отдыха для сотрудника на 1 сентября, то в документ вносят изменения.
- Отпускные выплачивают не позднее, чем за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ), так что заявление на отпуск нужно принять у работника заранее, чтобы бухгалтерия успела все оформить и оплатить.
- В табеле учета отпускной день помечают кодом ОТ или 09 — для обычного ежегодного отпуска, либо кодом ОД или 10 — для ежегодного допотпуска.
Как оформить отпуск без сохранения заработка на 1 день
Роструд считает этот способ предпочтительным, когда нужно отпустить работника на 1 сентября с ребенком в школу. Ведь работодатель всегда может дать сотруднику выходной без сохранения зарплаты на один день или больше по семейным обстоятельствам или какой-то еще уважительной причине (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
Для этого сотрудник пишет заявление на имя руководителя, на предприятии издается приказ о неоплачиваемом отпуске по ст. 128 ТК РФ. В табеле учета делают пометку ДО или 16 — выходной по разрешению работодателя, другой вариант — ОЗ или 17 — отдых за свой счет, если он положен сотруднику по закону, это касается работающих пенсионеров и инвалидов, жен или мужей военнослужащих (ст. 128 ТК РФ).
А еще работодатель может просто отпустить сотрудника на школьную линейку, не оформляя никаких документов. Но тогда есть риск: если с сотрудником произойдет несчастье в рабочее время, когда он отсутствует на работе без уважительной причины, то у Трудовой инспекции, Социального фонда и налоговой могут быть вопросы к руководству организации.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.