Документы по учету основных средств

Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины

Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.

Попробовать

Какие правила регулируют учет основных средств

С 2022 года все компании обязаны учитывать основные средства опираясь на ФСБУ 6/2020 — новый федеральный стандарт бухучета. Его ввели в 2020 году (приказ Минфина от 17.09.20 № 204н). Применять новый ФСБУ можно было уже с 2021 года.

Прежде компании учитывали имущество согласно ПБУ 6/01, но теперь этот документ утратил силу.

Что такое основные средства

В ФСБУ 6/2020 есть определение основных средств: это имущество, или актив, который отвечает четырем условиям:

• имеет материально-вещественную форму — например, автомобиль может быть основным средством, а компьютерная программа нет;

• нужен для использования в бизнесе — для производства, продажи, оказания услуг или выполнения работ, а еще для сдачи в аренду, управления или охраны окружающей среды;

• используется в течение периода свыше 12 месяцев;

• может принести в будущем материальную выгоду.

К основным средствам можно отнести офисное помещения, гараж, трактор, погрузчик, швейную машину, инструменты и инвентарь, а в сельском хозяйстве — племенной скот, растения-многолетники.

Важное отличие: прежнее ПБУ 6/01 требовало, чтобы компания не планировала перепродажу имущества, только тогда его можно было признать основным средством. В новом ФСБУ 6/2020 нет такого требования.

Что не относится к основным средствам

К основным средствам не относятся капитальные вложения — это затраты организации на покупку, создание, модернизацию и восстановление объектов имущества. Точное определения капитальных вложений дается в ФСБУ 26/2020.

Еще не считаются основными средствами долгосрочные активы к продаже — то есть имущество, которое перестали использовать из-за скорой продажи. Сюда же относятся предназначенные к продаже материальные ценности, которые образовались при выбытии внеоборотных активов, например детали выбывших станков.

Веб‑сервис для малого бизнеса

Автоматизируйте работу с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии без авралов и рутины.

Попробовать бесплатно

Что такое инвентарный объект

Для учета основных средств используют понятие инвентарный объект. Это имущественный объект со всеми приспособлениями или комплекс конструктивно соединенных предметов, который смонтирован на одном фундаменте и нужен для выполнения определенной работы или функций.

Для каждого инвентарного объекта в бухгалтерии назначается свой инвентарный номер и заводится своя карточка. Чаще всего для этого используют форму ОС-6, утвержденную Госкомстатом, но организации могут разработать и утвердить в учетной политике собственную форму инвентарной карточки.

Есть ли обязательные формы для учета ОС

Все хозоперации, в том числе и с основными средствами, оформляются первичными документами. Но в действующем бухгалтерском законодательстве нет регламента по использованию конкретной первички, чтобы отражать движение и наличие объектов ОС (Ин­фор­ма­ция Мин­фи­на № ПЗ-10/2012).

При этом можно использовать старые формы учета, которые утверждены Госкомстатом больше 20 лет назад: постановления Госкомстата №132 от 25 декабря 1998 и №7 от 21 января 2003. Чаще всего именно они применяются по умолчанию в бухгалтерских сервисах и программах. Как заполнять формы Госкомстата, прописано в Указаниях по применению и заполнению форм (содержатся в постановлениях).

При этом компании могут самостоятельно разработать формы учета имущества. Но какие бы формы компания ни использовала: собственные или госкомстатовские — их нужно утвердить в учетной политике в целях бухгалтерского учета.

Документы: прием объекта ОС к учету

При покупке основного средства сначала определяют первоначальную стоимость имущества, которая складывается из стоимости самого объекта, его доставки, монтажа, настройки и пр. После этого оформляют документ о постановке на учет.

В качестве документа можно оформить приказ о вводе в эксплуатацию, например:

Кроме приказа о вводе в эксплуатацию оформить поступление имущества можно с помощью следующих документов:

• товарная накладная ТОРГ-12;

• акт о приеме-передаче объекта ОС (помимо зданий, сооружений) — по форме ОС-1;

• акт о приеме-передаче здания (сооружения) — по форме ОС-1а;

• акт о приеме-передаче групп объектов ОС (помимо зданий, сооружений) — по форме ОС-1б;

• акт о приеме оборудования — по форме ОС-14.

Правил о моменте перевода объекта в состав основных средств нет. Компании самостоятельно закрепляют этот момент в учетной политике и следуют своей норме. Обычно ОС ставят на баланс на день ввода в эксплуатацию или после успешного запуска.

Если имущество малоценное, его можно не признавать основным средством, а списать затраты на текущие расходы. Компании сами определяют порог стоимости такого имущества, но чаще всего порог принимают за 100 тыс. рублей для целей бухучета, потому что в налоговом учете такой порог утвержден законодательно и составляет 100 тыс. рублей. Одинаковый порог в налоговом и бухгалтерском учете помогает избежать временных разниц. Скажем, оверлок из примера в нашем приказе стоимостью 45 тыс. рублей можно было и не переводить в категорию основных средств.

Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса

Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.

Попробовать бесплатно

Документы: наличие и движение ОС

Чтобы вести текущий учет объектов ОС, на поступившее имущество оформляют один из документов:

• инвентарная карточка учета — по форме ОС-6;
• инвентарная карточка группового учета — по форме ОС-6а;
• инвентарная книга учета — по форме ОС-6б.

В этих документах прописывают характеристики объекта, в том числе срок его полезного использования. Компания сама определяет этот период, в течение которого с помощью объекта можно получать доход. Но можно опираться на классификацию основных средств, утвержденную постановлением правительства от 1 января 2002 №1: здесь ОС разделены на группы с разными сроками использования. Оверлок из нашего примера относится к 3 амортизационной группе «Швейные машины» с полезным сроком от 3 до 5 лет.

Если объект ОС состоит из нескольких частей и сроки использования частей отличаются, нужно каждую часть учитывать как отдельное ОС.

Документы: ремонт, модернизация, переоценка ОС

В процессе работы имущество часто требует ремонта, настройки, техобслуживания. Эти операции можно оформить с помощью таких форм Госкомстата:

• прием-передача имущества в монтаж — по форме ОС-15;
• выявление дефектов оборудования — по форме ОС-16;
• перемещение имущества между подразделениями организации — по форме ОС-2;
• прием-сдача имущества из ремонта — по форме ОС-3.

Затраты на ремонт, техосмотр или модернизацию ОС списываются на расходы. Но если ремонт или реконструкция привели к улучшению характеристик ОС: увеличился срок использования, мощность, скорость работы — тогда эти затраты увеличивают первоначальную стоимость ОС. Бухгалтер отражает затраты на счете 08, а по итогу работ списывает их на счет 01. Проводят переоценку ОС и пересчитывают сумму амортизации.

Модернизацию и реконструкцию фиксируют в инвентарной карточке ОС, а если характеристики имущества серьезно изменились, можно оформить новую карточку (при этом старую тоже сохранить).

Документы: выбытие ОС

Если объект перестал приносить прибыль или его продали, нужно списать его. Создается особая комиссия с участием главбуха, она осматривает имущество и подписывает документы на списание. После этого в инвентарной карточке ставят отметку о выбытии и хранят карточку еще 5 лет.

Оформлять выбытие имущество можно такими документами:

• акт о приеме-передаче ОС (помимо зданий, сооружений) — по форме ОС-1;

• акт о приеме-передаче здания — по форме ОС-1а;

• акт о приеме-передаче групп ОС (помимо зданий, сооружений) — по форме ОС-1б;

• акт о списании ОС (кроме автомобилей) — по форме ОС-4;

• акт о списании автомобиля — по форме ОС-4а;

• акт о списании групп ОС (кроме автомобилей) — по форме ОС-4б;

• иногда списание оформляют с помощью товарной накладной — по форме ТОРГ-12.

Остаточную стоимость объекта и затраты по выбытию проводят по дебету 91 счета, а выручку от реализации — по кредиту 91 счета. 

Санкции за ошибки в оформлении и учете ОС

Сведения об остаточной стоимости имущества используют для расчета налога на имущество (с 2019 года это касается только недвижимости). Поэтому при проверках инспекторы внимательно проверяют, корректно ли ведется оформление и учет ОС. Ошибки в учете облагаемых объектов ОС могут привести к доначислению налога, штрафам и пеням.

Итак, на каждом «жизненном этапе» объекта ОС нужно оформлять документы, фиксирующие движение и наличие имущества: это приказы или акты приема-передачи, акты поступления и выбытия, накладные, инвентарные карточки. Компания может разработать их самостоятельно или использовать ставшие традиционными документы Госкомстата. Главное — утвердить эти документы в учетной политике для целей бухучета.

Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины

Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.

Попробовать