За ошибки в начислении и выплате зарплаты компании получают штрафы, а иногда — дисквалификацию и даже уголовные сроки для ответственных лиц. Расскажем, какие нарушения по заработной плате случаются чаще всего, какие за них грозят санкции и какие ошибки выявляет трудовая инспекция при проверках.
Легко отчитывайтесь за сотрудников
Отчеты за сотрудников, по бухгалтерскому и налоговому учету, в Росстат. Онлайн-бухгалетрия сама заполнит отчетность по данным учета.
Нарушения при начислении и выплате зарплаты
Уже при начислении заработной платы возникают проблемы. А раз выплаты сотрудникам составляют базу для расчета НДФЛ и страховых взносов, то зарплатные ошибки приводят и к налоговым нарушениям. Это значит при выявлении ошибок по зарплате будет перерасчет подоходного налога и взносов, вероятны штрафы и пени из-за налоговых недоимок. Поэтому к начислению заработка нужно относиться внимательно.
Вот самые частые ошибки при начислении зарплаты:
- неверно рассчитана сумма — она завышена или занижена, не учтены выполненные нормы или часть рабочего времени;
- неправильно рассчитан среднедневной заработок для некоторых выплат: командировочных, отпускных, больничных;
- неверно применены налоговые вычеты — специальные или на детей;
- технические ошибки в учетной системе тоже могут привести к неверным расчетам.
При выплате зарплаты чаще всего встречаются следующие нарушения:
- просрочены выплаты: зарплата перечисляется дважды в месяц, даты компания закрепляет во внутренних документах, отпускные переводят не позднее чем за три дня до начала отдыха, окончательный расчет и компенсация неиспользованного отпуска — в день увольнения и пр.;
- не выдан расчетный листок или он оформлен с нарушениями;
- при просрочке зарплаты не выплачена компенсация.
Нарушения по зарплате выявляют, в основном, трудовые инспекции. В последнее время они ужесточили контроль, возникли новые основания для проверок, а суммы штрафов выросли. Поэтому бухгалтеру и руководителю стоит следить за корректным начислением и выплатой заработка.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Санкции за нарушения по зарплате
За зарплатные нарушения, как и связанные с ними налоговые, чаще всего назначаются административные санкции. Это штрафы для компании, ИП и должностных лиц, дисквалификация бухгалтера или директора на определенный срок.
Уголовная ответственность вменяется только должностным лицам: директору или бухгалтеру — если просрочка была длительной, в корыстных целях и в крупной сумме.
В таблице покажем основные санкции при нарушениях по заработной плате:
| Нарушение | Статья закона | Штраф на организацию | Дисквалификация | Лишение свободы |
|---|---|---|---|---|
| Невыплата зарплаты до 2 месяцев | п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ | до 50 000 ₽ | до 3 лет | — |
| Другие зарплатные нарушения | п. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ | до 70 000 ₽ | до 3 лет | — |
| Занижение или искажение сумм НДФЛ и взносов в некрупном размере не менее чем на 10% | ст. 15.11 КоАП РФ | до 20 000 ₽ | до 2 лет | — |
| Полная невыплата заработка более 2 месяцев или частичная (до 50%) — более 3 месяцев | ст. 145.1 УК РФ | до 500 000 ₽ | до 5 лет | до 5 лет |
| Неуплата НДФЛ и страховых взносов от 5 млн ₽ за три года | ст. 199 УК РФ | до 500 000 ₽ | до 3 лет | до 6 лет |
За все нарушения прежде всего отвечает директор — в том числе при долгой невыплате зарплаты (ст. 145.1 УК РФ). Если в законах упоминается ответственное «должностное лицо», то на практике это тоже обычно директор компании.
Главбух или бухгалтеры редко привлекаются к ответственности. Их предпочитают задействовать как свидетелей, чтобы предъявить претензии руководителю. Так что ответственность бухгалтера за ошибки в расчете и выплате зарплаты наступает все же в рамках трудового права.
Кроме штрафов для должностных лиц контролирующие органы выписывают штрафы на организацию. Взыскать эти деньги с ответственных сотрудников не так просто. Ответственность бухгалтера ограничена средним заработком за месяц (ст. 241 ТК РФ). Полная матответственность наступает, только если в договоре с работником есть это условие (ст. 242 ТК РФ) или в особых случаях — например при нанесении вреда в результате административного преступления (ст. 243 ТК РФ).
В любом случае, если сотрудник не выплачивает штраф добровольно, сумму сверх среднемесячного заработка можно взыскать только через суд (ст. 248 ТК РФ).
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
Самые частые нарушения при проверках Инспекции труда
Трудовая инспекция проводит много проверок и выявляет нарушения в более чем 90% случаев. Проверьте себя по следующему списку: все ли в порядке по самым частым нарушениям.
Не заключены трудовые договоры с сотрудниками
Компаниям выгоднее привлекать подрядчиков на гражданско-правовых договорах или сотрудничать с самозанятыми. Но часто проверки выявляют, что по сути подрядчики или самозанятые выполняют трудовые функции: скажем, подрядчик имеет рабочее место, подчиняется правилам трудового распорядка, приходит на работу по графику. Тогда они переквалифицируют договор в трудовой. Бывает, что человек вовсе не оформлен и получает «черную» зарплату за свой труд.
При таких нарушениях должностные лица получают штраф 10-20 тыс. рублей, а юрлицо — 50-100 тыс. рублей (п. 3 ст. 5.27 КоАП).
В трудовых договорах нет обязательных условий
Часто трудовой договор не оформляют под задачи каждой конкретной должности с ее особенностями, а скачивают шаблоны из сети, не вникая в детали. Но в договоре должны быть прописаны режим рабочего времени, место работы, условия выплаты зарплаты и премий и другие условия из ст. 57 ТК РФ. Важно проверять формы договоров на соответствие закону, для этого можно привлечь юриста или опытного кадровика.
Если в договор не включить существенные условия труда, ответственность за это равна тому, как если бы компания вовсе не заключала договор с гражданином: должностные лица получают штраф 10-20 тыс. рублей, а юрлицо — 50-100 тыс. рублей (п. 3 ст. 5.27 КоАП).
Правила предоставления отпусков нарушаются
Иногда сотрудники уходят в отпуск просто по договоренности с руководителем. При этом не оформляются необходимые документы: график отпусков, заявление на отпуск, уведомление сотрудника о начале отпуска. Часто при этом нарушается срок выплаты отпускных и другие нарушения гл. 19 ТК РФ.
Штраф за эти нарушения для должностных лиц — 1-5 тыс. рублей, на организацию — до 50 тыс. рублей, а при повторных нарушениях — до 70 тыс. рублей (п. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Непорядок с привлечением к работе в выходные и праздники
Закон регулирует организацию работы в условиях, отличающихся от нормальных, — то есть в нерабочее время. Если сотрудник выходит на работу в выходные или праздники, работает сверхурочно, то надо соблюдать особые правила (ст. 113, 153 ТК РФ): письменное распоряжение руководителя и письменное согласие работника, оплата сверхурочного времени в двойном размере и пр. Обычно переработки возникают в условиях спешки, и ответственным лицам бывает не до оформления бумаг. Но это может привести к штрафам.
Штраф за такие нарушения для должностных лиц — 1-5 тыс. рублей, на организацию — до 50 тыс. рублей, а при повторных нарушениях — до 70 тыс. рублей (п. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Сервис сам рассчитает авансы и налоги
Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы на основе данных учета, подготовит платежки и отчеты, напомнит об уплате и отправке.
Не закреплен порядок индексации зарплаты
Часто руководители коммерческих компаний полагают, что они не обязаны прописывать порядок индексации зарплаты, больше того, у них и обязанности индексировать зарплату нет — это касается только бюджетников. Это верно лишь отчасти: коммерческие предприятия могут сами определять сроки и размер индексации заработка. Но сам порядок нужно закрепить в локальном нормативном акте.
Если работодатель не индексировал заработок, это значит, он выплатил его не в полном объеме. Назначат штраф должностным лицам на 1-5 тыс. рублей, организации — до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Работников не ознакомили с локальными нормативными актами
Закреплять трудовые правила во внутренних документах компании необходимо по закону, а еще это удобно для фиксации всех норм распорядка. Но правила нужно не только прописать, но и ознакомить с ними сотрудников под роспись — это тоже обязательно (абз. 10 ч. 2 ст. 22 и п. 8 ст. 86 ТК РФ). Если не ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами под роспись, это приравнивается к отсутствию таких документов.
Штраф должностным лицам на 1-5 тыс. рублей, организации — до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Нет табелей учета рабочего времени
Один из важных пунктов при проверках Трудовой инспекции — анализ табелей учета рабочего времени. Это помогает выявить нарушение прав работников, например неоплату переработок. Поэтому табели рабочего времени нужно обязательно вести (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
Штраф должностным лицам на 1-5 тыс. рублей, организации — до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Разные оклады для одинаковых должностей в штатном расписании
Итоговый размер зарплаты складывается из оклада или тарифной ставки по должности и разных надбавок и доплат. Но Роструд считает, что по одинаковым должностям в штатном расписании должны значится одинаковые оклады или ставки. А вот надбавки и доплаты могут различаться у разных работников — в зависимости от сложности и объема задач, квалификации (абз. 6 — 9 письма Роструда от 27.04.2011 N 1111-6-1, письмо Минтруда от 25.10.2017 N 14-1/В-953). Так что если у ваших сотрудников на одной должности обнаруживают разные оклады, возможны санкции.
Штраф должностным лицам от 1 тыс. рублей, организации — от 30 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Невыплата зарплаты или ее задержка
Мы уже писали, что при длительной невыплате зарплаты возможна уголовная ответственность (ч. 3 ст. 145.1 УК РФ). Хотя почти всегда подобные нарушения караются по Административному кодексу (ст. 5.27 КоАП РФ).
Чтобы получить уголовную статью, «нужно»:
- задержать зарплату целиком на 2 и более месяцев или выплачивать зарплату частично (менее половины) в течение 3 и более месяцев;
- виновное лицо должно иметь корыстную или другую заинтересованность.
Административный штраф при невыплате зарплаты для должностного лица — 10-20 тыс. рублей, для юрлица — 30-50 тыс. рублей (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ).
Нарушены требования охраны труда
Это нарушение тоже может привести к уголовной ответственности (ст. 143 УК РФ). Все будет зависеть от того, к каким последствиям оно привело. Для уголовной статьи последствия должны быть очень серьезными: смерть или тяжкий вред здоровью. Если последствия более легкие, штраф будет административным, хотя и может быть очень существенным. Поэтому знайте и соблюдайте правила спецоценки условий труда, проводите инструктаж сотрудников под роспись, обеспечивайте их средствами индивидуальной защиты.
Штраф при нарушениях норм охраны труда для должностных лиц — до 40 тыс. рублей и дисквалификация до 3 лет, для юрлиц — штраф до 200 тыс. рублей (ст. 5.27.1 КоАП РФ).
Легко отчитывайтесь за сотрудников
Отчеты за сотрудников, по бухгалтерскому и налоговому учету, в Росстат. Онлайн-бухгалетрия сама заполнит отчетность по данным учета.