Что такое сальдо простыми словами и какое оно бывает

Предприниматели, которые начинают вести бухгалтерию или разбираются с устройством единого налогового счета, сталкиваются с термином «сальдо». Расскажем, что это такое, как по нему определить, есть ли ошибки в учете и долги или переплаты по налогам и взносам.

Что такое сальдо 

Сальдо — это остаток денег, разница между приходом и расходом. Обычно его смотрят на конец определенного периода, но иногда еще и на начало: скажем, при составлении акта сверки расчетов с контрагентом определяют сальдо на начало и на конец периода сверки.

Скажем, у компании на расчетном счете было 300 000 ₽. За день она потретила 150 000 ₽ и получила 180 000 ₽. Сальдо на конец дня — 330 000 ₽. 

Сальдо бывает:

• входящим (начальным), если рассчитать его в начале конкретного периода — месяца, полугодия, года;
• текущим, если рассчитать его на конкретную дату, это бывает нужно для управленческой отчетности и планирования;
• исходящим (конечным), если рассчитать его на конец интересующего периода, при этом конечное сальдо одного периода — всегда начальное сальдо следующего периода.

В бухгалтерском и налоговом учете не бывает отрицательного сальдо. Если  на конец периода сальдо с минусом — значит где-то в учете есть ошибка.

Что такое сальдо единого налогового счета (ЕНС)

С 2023 года все предприниматели и компании платят налоги и взносы на единый налоговый счет (ЕНС). До конца срока уплаты каждого налога перечисляют нужную сумму на ЕНС, а после срока уплаты налоговая списывает со счета деньги и распределяет их в пользу положенных налогов и взносов. После этого на счете остается сальдо — разница между налоговой обязанностью компании и суммой, которую компания перечислила на счет. 

Сальдо на ЕНС может быть:

• нулевым, если компания уплатила ровно необходимую сумму, и налоговики ее списали;
• положительным, если компания перечислила больше денег, чем должны списать налоговики, — тогда возникает переплата, ее можно вернуть на расчетный счет или оставить на ЕНС, чтобы потом зачесть в счет других налогов или взносов;
• отрицательным, если денег на счете не хватило для покрытия совокупной налоговой обязанности, — тогда возникает недоимка, на нее начисляются пени, может появиться штраф, так что отрицательное сальдо постепенно вырастет, если недоимку не закрыть.

Например, в августе компания отправила на ЕНС 90 000 ₽, чтобы уплатить НДФЛ с зарплат сотрудников и страховые взносы. В конце месяца ФНС списала 88 000 ₽ в счет этих обязанностей. На счете осталось положительное сальдо 2 000 ₽.

Сальдо на ЕНС в конце месяца стоит проверять, чтобы убедиться, что на счете нет недоимок, и все суммы налогов и взносов списаны корректно.

Как рассчитывается сальдо в бухгалтерском учете

Все операции фиксируются в бухгалтерии на специальных счетах — таблицах из двух столбцов. Левая называется дебетом, здесь отражают суммы при поступлении активов или уменьшении долгов. Правая называется кредитом, здесь отражают суммы при выбытии активов и росте долгов.

Обороты по бухгалтерскому счету

Если сложить все суммы по одному из столбцов бухгалтерского счета, получится оборот по дебету или по кредиту.  Скажем, наличные деньги, поступившие в кассу, бухгалтер заносит на дебет счета 50 «Касса», а стоимость поступивших товаров — на дебет счета 41 «Товары». Весь месяц бухгалтер учитывает в хронологическом порядке все операции на подходящих для этого счетах. По завершении месяца подводит итоги — считает обороты на каждом счете по дебету и кредиту:

• Сумма всех значений по дебету за месяц — это дебетовый оборот. По активным счетам он показывает сумму, на которую выросли за этот месяц активы. По пассивным счетам — сумму, на которую уменьшились пассивы.
• Сумма всех значений по кредиту за месяц — это кредитовый оборот. По активным счетам он показывает сумму, на которую выбыли за этот месяц активы. По пассивным счетам — сумму, на которую приросли пассивы.

Если на счете в этом месяце нет записей по дебету или кредиту, то оборот равен нулю. 

Пример. Фирма по производству кошачьих домиков закупает текстильные материалы и передает их в швейный цех. Ткани, нитки и поролон бухгалтерия учитывает на счете 10 «Материалы»: по дебету фиксируют поступление материалов от поставщика, по кредиту — отпуск в цех.

В августе 2023 фирма получила четыре партии материалов:

4 августа — на 12 000 ₽;
9 августа — на 26 000 ₽;
17 августа — на 17 000 ₽;
28 августа — на 30 000 ₽.

На производство передали материалы двумя партиями:

10 августа — на 30 000 ₽;
18 августа — на 25 000 ₽.

По итогам августа бухгалтер посчитал обороты по счету 10:

по дебету — 12 000 + 26 000 + 17 000 + 30 000 = 85 000 ₽;
по кредиту — 30 000 + 25 000 = 55 000 ₽.

За месяц поступили материалы на сумму 85 000 ₽, в пошив их отпущено на сумму 55 000 ₽.

Рассчитав обороты, можно подвести итог месяца — рассчитать конечное сальдо, или остаток по счету. Так счет закрывается. В следующем месяце он открывается снова, и в него переносится из прошлого месяца конечное сальдо, которое теперь становится начальным. С расчетом сальдо есть особенности на активных и пассивных счетах. Расскажем подробнее.

Сальдо по активному счету

При расчете сальдо используют разные формулы для активных, пассивных и активно-пассивных счетов.

На активных счетах учитывают активы компании: по дебету приход имущества, по кредиту — выбытие. Это, например, счета 01 «Основные средства», 10 «Материалы»,  41 «Товары», 51 «Расчетный счет».

На этих счетах сальдо всегда или дебетовое, или нулевое, ведь со счета не может выбыть больше активов, чем их было на счете. Поэтому формула для расчета сальдо такая:

Пример. Компания учитывает безналичные платежи на активном счете 51 «Расчетный счет». На начало августа на счете числилось 300 000 ₽. В течение месяца были такие операции по счету:

3 августа — поступило от покупателя 58 000 ₽;
6 августа — оплачено поставщику 112 000 ₽;
10 августа — уплачена зарплата сотрудникам 150 000 ₽;
15 августа — поступило от покупателя 200 000 ₽;
27 августа — уплачен НДФЛ и взносы — 73 000 ₽;
30 августа — поступило от покупателя 100 000 ₽.

По итогам августа бухгалтер рассчитывает обороты и сальдо на счете 51:

300 000 ₽ — начальное дебетовое сальдо;
дебетовый оборот — 58 000 + 200 000 + 100 000 = 358 000 ₽;
кредитовый оборот — 112 000 + 150 000 + 73 000 = 335 000 ₽;
конечное сальдо по дебету — 300 000 + 358 000 — 335 000 = 323 000 ₽ — эта сумма станет начальным остатком по дебету для сентября.

Сальдо по пассивному счету

На пассивных счетах учитывают пассивы компании: по дебету уменьшение долгов, по кредиту — их рост. Это, например, счета 02 «Амортизация основных средств», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 80 «Уставный капитал».

На пассивных счетах сальдо или кредитовое, или нулевое. Оно рассчитывается по формуле:

Пример. Краткосрочные кредиты со сроком возврата до 1 года учитывают на счете 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам». По дебету отражают возврат кредита и выплату процентов, а по кредиту — сумму самого кредита.

На начало августа у компании есть краткосрочный кредит с остатком в 120 000 ₽. В августе по счету 66 прошли такие операции:

1 августа компания взяла еще один займ на 12 месяцев на сумму 150 000 ₽;
20 августа — оплачен платеж по первому кредиту в 20 000 ₽;
30 августа — оплачен первый платеж за новый займ на сумму 14 000 ₽.

По итогам августа бухгалтер рассчитывает обороты и сальдо на счете 66:

начальное сальдо по кредиту — 120 000 ₽;
дебетовый оборот — 20 000 + 14 000 = 34 000 ₽;
кредитовый оборот — 150 000 ₽;
конечное сальдо по кредиту — 120 000 + 150 000 — 34 000 = 236 000 ₽ — эта сумма станет начальным остатком по кредиту в сентябре.

Сальдо по активно-пассивному счету

В бухгалтерском учете есть и активно-пассивные счета, их около трети. На таких счетах учитывают как активы, так и пассивы. Это, например, счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 90 «Продажи».

Формула для расчета сальдо по активно-пассивному счету:

Если полученное сальдо — положительная сумма, то это дебетовое сальдо, в следующем месяце оно станет начальным остатком по дебету. А если полученное сальдо — величина отрицательная, то это кредитовое сальдо и в следующем месяце оно станет начальным остатком по кредиту.

Пример. Расчеты с покупателями учитываются на активно-пассивном счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». По дебету здесь отражают дебиторку клиента перед компанией за отгруженные товары (оказанные услуги) и погашение кредиторки компании перед клиентом в виде аванса — для этого открывают субсчет 01.

По кредиту на счете отражают оплаты за товары и услуги (погашение дебиторки) и кредиторку перед клиентом, если он перечисляет аванс в счет будущих отгрузок — для этого открывают субсчет 02.

Если покупателю сначала делают поставку или оказывают услугу, а после этого он платит за них, то все суммы отражают на субсчете 62.01 («активном»). Если покупатель сначала перечисляет аванс, а затем ему делают поставку, то суммы отражают на субсчете 62.02 («пассивном»). Сальдо считают по каждому субсчету: оно всегда будет дебетовое или нулевое на 62.01 и кредитовое или нулевое на 62.02.

Общее сальдо по счету по итогам месяца будет дебетовым, если покупатели должны компании, и кредитовым, если компания должна покупателям. Оборот по дебету 62 счета — общая сумма отпущенного товара (услуг) за месяц. Оборот по кредиту — сумма всех оплат от покупателей за месяц.

На начало августа сальдо 62 счета было нулевым. В августе с покупателями были такие операции:

3 августа — оказание услуг на сумму 30 000 ₽;
6 августа — получение оплаты 30 000 ₽;
8 августа — оказание услуг на сумму 50 000 ₽;
12 августа — получение частичной оплаты 35 000 ₽;
15 августа — получение аванса 15 000 ₽;
17 августа — оказание услуг в счет аванса 15 000 ₽;
26 августа — получение аванса 40 000 ₽.

Бухгалтер рассчитал остаток по субсчету 62.01:

оборот по дебету субсчета — 30 000 + 50 000 = 80 000 ₽;
оборот по кредиту субсчета — 30 000 + 35 000 = 75 000 ₽;
сальдо по субсчету — 80 000 — 75 000 = 5 000 ₽ — дебетовое.

Обороты и остаток по субсчету 62.02:

обороты по дебету субсчета — 15 000 ₽;
обороты по кредиту субсчета — 15 000 + 40 000 = 55 000 ₽;
сальдо по субсчету — 55 000 — 15 000 = 40 000 ₽ — кредитовое.

Обороты и остаток в целом по счету 62:

обороты по дебету — 30 000 + 50 000 + 15 000 = 95 000 ₽;
обороты по кредиту — 30 000 + 35 000 + 15 000 + 40 000 = 120 000 ₽;
сальдо — 95 000 — 120 000 = -25 000 ₽ — кредитовое.

Итак, сальдо — это остаток по счету, например расчетному счету, единому налоговому счету или бухгалтерскому счету. Его рассчитывают на начало и конец периода, а еще бывает текущее сальдо. Проверять сальдо ЕНС стоит ежемесячно, а сальдо по бухгалтерским счетам лучше рассчитывать в бухгалтерской программе.