Аванс и расчет — привычные понятия для работников. Авансом называется гонорар, который сотрудник получает за начало отработанного месяца. Расскажем, как его рассчитывают с учетом изменений 2023 года.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Как рассчитать аванс
Принципы уплаты аванса описываются в трудовом договоре и в Положении о зарплате в организации. Обычно размер аванса составляет 40-50% от общей суммы месячного заработка.
Чаще всего работодатели рассчитывают аванс по количеству дней, которые отработал сотрудник в первые 15 дней месяца, и Роструд поддерживает такой метод расчета. Например, работник за 15 календарных дней с начала месяца отработал 9 смен. Тогда при расчете аванса работодатель оплатит эти отработанные дни. Есть и другой способ расчета — в виде доли от оклада.
Минтруд в своем письме № 14-1/В-725 от 10.08.2017 рекомендует в аванс включать те части зарплаты, которые рассчитывают исходя из отработанного времени: оклад или ставку, надбавки совместителям. А по итогам месяца включать в расчет выплаты, которые можно посчитать исходя из результатов месячной работы: премии, оплату за выработку, надбавки — и на размер аванса они влиять не должны.
В какие даты уплачивать аванс
Обычно аванс работники получают в 20-х числах месяца. Дни выплаты дохода должны быть закреплены во внутренних документах организации. При выборе этих дней компании отталкиваются от норм ст. 136 ТК РФ:
- зарплату нужно выдавать два раза в месяц или чаще;
- между выплатами аванса и расчета должно пройти не более 15 дней;
- рассчитаться за отработанный месяц нужно не позднее 15 дней после его завершения.
Например, если для расчета за месяц в компании назначено 10 число следующего месяца, то для аванса назначают 25 число, чтобы не нарушить правило о промежутке между выплатами не более 15 дней.
Установленные сроки выплаты дохода нужно соблюдать: не только обходиться без задержек, но и стараться не выдавать деньги раньше обозначенных сроков. Например, на предприятии установлена дата выплаты расчета — 5 число. Если выдать аванс не 20, а 16-17 числа, то до следующей выплаты пройдет более 15 дней. А это уже превышает сроки, определенным Трудовым кодексом. У организации возникает риск быть привлеченной к ответственности за задержку выплат.
В Кодексе административных правонарушений предусмотрены штрафы за несвоевременную выплату аванса (пп. 6-7 ст. 5.27 КоАП РФ). Для организаций штраф может составить до 50 000 ₽, для бухгалтера и директора — до 20 000 ₽, а для предпринимателей — до 5 000 ₽.
Однако из этого правила есть исключения. Если дата выплаты приходится на выходной или праздничный день, то деньги работодатель обязан перечислить работникам накануне этого дня.
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
Надо ли удерживать НДФЛ из аванса
С 2023 года действуют поправки в НК РФ: теперь доход в виде зарплаты считается полученным не при расчете за месяц, а при каждой выплате (п. 1 ст. 223 НК РФ). Это значит, что НДФЛ теперь надо удерживать еще и с аванса.
Фактически на общую сумму доходов новые правила не повлияют, но изменится размер аванса и зарплаты. В день аванса работник получит меньше на 13%, чем он привык получать, зато в день расчета из оставшейся суммы будет удержан НДФЛ только с фактически получаемой суммы, а не со всей зарплаты за месяц, так что эта сумма немного увеличится.
Пример 1. Слесарь Антон работает в производственной фирме. Оклад — 60 000 ₽ в месяц. В расчетном месяце 20 рабочих дней, за первую половину Антон отработал 8 дней.
При расчете аванса Антону по старым правилам должны были бы выплатить 60 000 / 20 х 8 = 24 000 ₽. Но по новым правилам с 1 января 2023 года из этой суммы работодатель обязан удержать 13% НДФЛ. Так что на руки Антон получит 20 880 ₽.
Как мы сказали выше, при расчете аванса «процентным» способом давно сложилась практика выплачивать аванс в размере 40-50% от оклада, чтобы работник получал каждые две недели оплату примерно равными частями: с аванса подоходный налог не удерживали, зато при расчете его удерживали со всей месячной зарплаты. Поэтому с 2023 года, когда работодатели стали удерживать НДФЛ с аванса, он уменьшился и составлял иногда только около трети от оклада.
Чтобы уравнять оба платежа с учетом налогов, работодатели могут пересмотреть процентный расчет аванса и увеличить долю для аванса. Например, если увеличить размер аванса до 50% от оклада, то размер оплаты труда будет примерно на том же уровне, что и до нововведений.
Пример 2. В случае со слесарем Антоном работодатель может установить правило выплаты аванса не за фактически отработанные дни, а в виде доли 50% от оклада. Тогда за первые 15 календарных дней Антону начислят аванс в размере 50% от оклада, т.е. 30 000 ₽. За вычетом НДФЛ на руки он получит 26 100 ₽.
Надо ли применять вычеты и удерживать алименты из аванса
В 2023 году детские вычеты, как и прежде, делают ежемесячно — при расчете любой части зарплаты (письмо ФНС от 09.11.22 № БС-4-11/15099@). Рекомендуется делать вычет из суммы, которую рассчитываете позже — это позволит понять, превысил ли доход сотрудника в этом месяце 350 тыс. рублей с начала года. Если да, то право на вычет с этого месяца и до конца года пропадает (ст. 218 НК РФ).
Пример 3. Водитель Кирилл имеет право на детский вычет на одного ребенка. Бухгалтер делает вычет при расчете аванса 25 числа каждого месяца. Зарплату за июнь бухгалтер начислил 10 июля — на эту дату доход Кирилла с начала года составил 340 тыс. рублей. Аванс за июль бухгалтер начислил 25 июля — на эту дату доход Кирилла с начала года составлял уже 365 тыс. рублей, так что право на вычет он потерял. Если бы бухгалтер сделал вычет при расчете июньской зарплаты 10 июля, то потом бы оказалось, что вычет сделан неправомерно.
Алименты, долги за коммуналку и другие долги сотрудников по исполнительным листам нужно делать с дохода после удержания подоходного налога. Поскольку теперь НДФЛ с аванса тоже удерживается, то и «исполнительные» удержания с аванса делать нужно.
В какие сроки перечислять в бюджет НДФЛ с авансов
С 2023 года изменились сроки перечисления НДФЛ в бюджет. Теперь все платежи нужно отправлять в единую дату — 28 число месяца, а в конце года установлена дополнительная дата для уплаты подоходного налога с доходов за последние дни года.
НДФЛ рассчитывают из уплаченных доходов в период с 23 числа прошлого месяца до 22 числа текущего. Об этой сумме налога работодатель должен до 25 числа уведомить налоговую, чтобы деньги списали с единого налогового счета компании после срока уплаты — 28 числа.
В конце декабря налог рассчитывается за период с 23 по 31 декабря, а перечислить его нужно в последний рабочий день года. В 2023 году это 29 декабря. А так как в конце года все налоги с авансов и зарплаты уже перечислены, то в январе НДФЛ удерживается с доходов, полученных работниками с 1 по 22 января, и до 28 января организация обязана перечислить налог на ЕНС.
Итак, для расчета аванса можно отталкиваться от фактически отработанного времени или от установленной доли оклада. Правило расчета нужно отразить в локальных нормативных документах компании. С 2023 года с аванса в обязательном порядке удерживается НДФЛ, который нужно рассчитать и перечислить в бюджет до 28 числа каждого месяца.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.