Отчетность за работников в налоговую, СФР, Росстат

Работа организаций и индивидуальных предпринимателей невозможна без их рабочего персонала. Найм сотрудников вызывает обязанность сдавать отчетность в различные службы и ведомства. Непредставление отчетности грозит штрафом.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Легко отчитывайтесь за сотрудников

Отчеты за сотрудников, по бухгалтерскому и налоговому учету, в Росстат и другие госорганы. Онлайн-бухгалетрия сама заполнит отчетность в налоговую и СФР по данным учета.

Попробовать бесплатно

Отчеты сдаются в контролирующие органы:

Налоговая инспекция (ИФНС);
Социальный фонд России (СФР);
Росстат.

В статье разберем подробнее, какой вид отчетности принимает тот или иной орган, о чем эти документы, а также в какой срок их подачи.

Налоговая инспекция

Расчет по страховым взносам: сдается за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год до 30 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Расчет подают все страхователи: организации, индивидуальные предприниматели, физические лица, не являющиеся ИП, но имеющие работников. В нем отражают информацию о начисленных и уплаченных за сотрудника взносах на пенсионное, медицинское и социальное, в связи с временной нетрудоспособностью и материнством, страхование.

Штраф за несвоевременное предоставление формы составит 1 000 рублей за каждый месяц просрочки и будет начислен при условии, если страховые взносы уплачены вовремя. Если взносы не поступили в бюджет, штрафные санкции составят 5% от невыплаченной суммы за каждый месяц просрочки платежа, в том числе неполный. При этом штраф не должен превышать 30% от неуплаченной суммы, и не может быть меньше 1000 рублей.

Отчет по форме 6-НДФЛ: отчитываемся за квартал, полугодие, 9 месяцев (в течение месяца после отчетного периода) и год (до 1 марта нового года). Расчет представляют все налоговые агенты — посредники, которые удерживают с работников налог на доходы физических лиц и передают его в бюджет.

В составе 6-НДФЛ нужно подавать справки о доходах и суммах налога физлиц — бывшие 2-НДФЛ. Такие справки должны быть заполнены на каждого сотрудника, данные по которому поданы в составе 6-НДФЛ. В них указывают конкретно его доходы, вычеты и сам НДФЛ, который был начислен, удержан, уплачен и излишне удержан.

Штраф за непредставление или опоздание с отчетом — 1 000 рублей за каждый месяц для организации и 300-500 рублей для руководителя. При задержке отчета на срок более 20 рабочих дней налоговый орган имеет право заблокировать расчетный счет. При подаче отчета в бумажном виде штраф — 200 рублей (если отчет должен сдаваться в электронном виде — для работодателей со штатом 11 работников и больше). Неправильно заполненный отчет или с недостоверной информацией — штраф 500 рублей.

Персонифицированные сведения о физлицах. Это ежемесячный отчет в ФНС. Его форма, формат и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Номер по КНД — 1151162.

Сдавать персонифицированные сведения должны плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физлицам:

организации, в том числе иностранные, которые работают в России, и их обособленные подразделения;
предприниматели;
адвокаты, частные детективы, нотариусы и другие специалисты частной практики;
главы КФХ;
физлица без статуса ИП.

В отчете нужно показывать персональные данные всех застрахованных лиц и суммы выплат, начисленные в пользу каждого из них в отчетном месяце.

В отчет включают следующих физлиц:

сотрудники по трудовым договорам;
исполнители по гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ;
исполнители по договорам авторского заказа;
авторы произведений по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.

Сведения подаются на всех работников, числившихся у работодателя в отчетном месяце, включая тех, кто в нем уволился, и тех, у кого не было выплат.

Социальный фонд России

Единая форма сведений (ЕФС-1). В органы СФР представляют отдельные разделы и подразделы ЕФС-1 в соответствии с установленными сроками.

Подраздел 1.1 представляют при приеме, увольнении, переводе и других кадровых изменениях. В зависимости от ситуации отчет представляется в разные сроки:

при приеме на работу — следующий рабочий день после оформления трудового договора;
при увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора — следующий рабочий день после издания приказа;
при заключении и прекращении ГПД — следующий рабочий день после заключения или прекращения договора;
при переводе, переходе на ЭТК, реорганизации или переименовании организации — 25-е число следующего месяца.

Подраздел 1.2 ежегодно (до 25 января) сдают на работников, у которых в отчетном году были:

периоды работы, дающей льготы при назначении пенсии, например, на Крайнем Севере или во вредных условиях;
периоды работы на вахте или сезонные работы;
отпуск по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет или отпуск за свой счет;
простой или отстранение от работы;
приостановление трудового договора;
выполнение государственных обязанностей.

На работника, который в отчетном году оформлял пенсию, отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком до 1,5 лет, подраздел 1.2 сдают дважды: первый раз не позднее 3 дней после получения заявления на детские отпуска либо заявления будущего пенсионера, второй раз — по итогам года.

Подраздел 1.3. сдается на работников государственных (муниципальных) учреждений.

Подраздел 2 подают на работников, имеющих право на досрочную пенсию. В общем случае отчет нужно сдать по окончании календарного года не позднее 25-го января.

Подраздел 3 представляется если работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию. Срок: по окончании I квартала, полугодия, 9 месяцев и календарного года — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

В составе ЕФС-1 поквартально подаются сведения о начисленных страховых взносах на травматизм. Для этого предназначен раздел 2 (с подразделами) формы. Дата сдачи — 25-ое число месяца, идущего за отчетным периодом.

Заявление и справка, которые подтверждают основной вид деятельности: отправляем раз в год до 15 апреля. Организации ежегодно подтверждают в ФСС основной вид деятельности, после этого Фонд установит для них тариф на взносы по травматизму. Предприниматели подавать документы не обязаны, им тариф устанавливают на базе основного вида деятельности из ЕГРИП.

Штраф за непредставление не предусмотрен, но если вы не подали документы, Соцстрах назначит вам самый высокий тариф по самому опасному виду деятельности из ваших ОКВЭДов.

Росстат

Росстат исследует экономические и статистические показатели работодателей. Крупные предприятия сдают документацию регулярно и в обязательном порядке, а малый и микро-бизнес сдает отчеты только по запросу Росстата. Отчетность в Росстат представляется как ООО, так и ИП.

Росстат сообщает о требовании отчитаться письмом на адрес по прописке ИП или месту регистрации ООО. Микропредприятия сдают отчеты раз в год, малые предприятия — ежемесячно или поквартально зависит от требуемой отчетности. Проще всего отслеживать свою отчетность в специальном сервисе. Укажите ОКПО, ИНН или ОГРН, чтобы получить перечень отчетов, которые от вас ждет Росстат, с указанием сроков сдачи и ссылок на нормативные документы с бланками и порядком заполнения.

Штрафы за то, что предприятие не отчиталось или указало недостоверные данные устанавливаются в размере: для ИП или директора ООО — от 10 000 до 20 000 рублей, для ООО — от 20 000 до 70 000 рублей.

Сдавайте отчеты по сотрудникам в облачном сервисе Контур.Экстерн. Сервис автоматически сформирует документы на основе данных сотрудников и напомнит о сроках. Отправляйте отчеты прямо из сервиса через интернет, экономьте время и деньги. Первые 14 дней пользуйтесь сервисом бесплатно.