Компании и ИП являются налоговыми агентами по НДФЛ своих сотрудников. Налог удерживается из доходов работника и затем направляется в бюджет самим работодателем. Налогообложению подлежит не только зарплата, но и другие перечисления в пользу сотрудников, в том числе, пособия по временной нетрудоспособности. Обо всем подробнее расскажем в статье.
Пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются в следующих ситуациях:
- заболевание или травма сотрудника;
- уход за заболевшим членом семьи;
- карантин сотрудника, его ребенка (детей) или недееспособных членов семьи;
- протезирование в стационаре медицинского учреждения;
- лечение в санаторно-курортных учреждениях России после лечения в стационаре медучреждения.
Для получения пособия по временной нетрудоспособности физическое лицо представляет в организацию листок нетрудоспособности. Здесь мы рассказывали, как проверить подлинность больничного листа.
Больничные листы также выдаются для оформления пособия при беременности и родах. Однако эти выплаты не облагаются налогом. Следовательно, при расчете сумм, подлежащих перечислению в бюджет, они не учитываются.
Форма для расчета НДФЛ
Один из отчетных документов организаций и ИП — форма 6-НДФЛ. Она нужна для расчета НДФЛ в части доходов, по которым работодатель выступает налоговым агентом. Документ подается по истечении трех месяцев, полугода, девяти месяцев и года. Актуальная версия формы есть в Приказе ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в редакции от 29.09.2022
Сведения в документе приводятся в целом по всем сотрудникам предприятия. Бланк формы состоит из четырех частей: титульного листа разделов 1 и 2 и приложения № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (бывшая 2-НДФЛ, которая подается в составе 6-НДФЛ по итогам года). В первой части приводится информация о налоговом агенте. Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента» включает в себя сведения в том числе о:
- КБК (стр. 010);
- сумме НДФЛ, подлежащего перечислению за последние три месяца (стр. 020);
- суммах налогов, подлежащие перечислению в каждый из установленных сроков (021-023);
- сумме НДФЛ, возвращенного за последние три месяца (стр. 030);
- датах, в которые излишне удержанный НДФЛ перечислен на счет сотрудника, и суммах возвращенного налога (стр. 031 и 032 соответственно).
В разделе 2 «расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц» укажите ставку налога и соответствующий КБК, а затем по этой ставке сумму начисленного физлицам дохода, количество получателей дохода, сумму вычетов, исчисленную сумму налога, а также суммы удержанного, не удержанного, излишне удержанного и возвращенного НДФЛ. Этот раздел заполняется нарастающим итогом с начала года.
Как отразить в 6-НДФЛ больничный лист
Какие есть особенности при внесении данных по пособиям? Ставка по налогу в общем случае составляет 13%, как и для зарплаты. Суммы заработной платы и пособий можно объединять. Уплачиваются налог с них также в одну дату — не позднее 28 числа. Пособия и зарплата отражаются в разделе 1 вместе, если период удержания НДФЛ совпадает.
Срок перечисления НДФЛ в разделе 1 для строк 021-024 будет определяться в зависимости от даты удержания НДФЛ:
| Строки | Первый квартал | Полугодие | Девять месяцев | Год |
|---|---|---|---|---|
| 021 | За период с 1 по 22 января | За 23 марта — 22 апреля | За 23 июня — 22 июля | За 23 сентября — 22 октября |
| 022 | За 23 января — 22 февраля | За 23 апреля — 22 мая | За 23 июля — 22 августа | За 23 октября — 22 ноября |
| 023 | За 23 февраля — 22 марта | За 23 мая — 22 июня | За 23 августа — 22 сентября | За 23 ноября — 22 декабря |
| 024 | Не заполняется | За 23 декабря — 31 декабря | ||
В разделе 2 сумма больничных пособий будет учтена в полях 110 и 112, а исчисленный и удержанный НДФЛ в полях 140 и 160.
Примеры
Ситуация 1. Работник представляет в организацию больничный лист 21.02.2023. Пособие было выплачено 26.02.2023 в размере 5 000 рублей. Условно исключаем все прочие выплаты сотруднику. Вот как отразится этот факт в отчетной форме по строкам:
Раздел 1:
- 010: КБК по соответствующей ставке налога;
- 020: 650 рублей (5000 × 13 %);
- 023: 650 рублей.
Раздел 2:
- 100: ставка налога (13 %);
- 105: соответствующий ставке КБК;
- 110: 5 000.00 рублей;
- 112: 5 000.00 рублей;
- 120: 1 человек;
- 140: 650.00 рублей;
- 160: 650.00 рублей.
Ситуация 2. Предположим, больничный лист предоставлен 25.03.2023, а денежные средства получены сотрудником только 01.04.2023. Включить такое переходящее пособие нужно в 6-НДФЛ за период, в котором оно было выплачено. Показывать его в отчете за период начисления не нужно.
То есть, несмотря на то, что больничный лист был зафиксирован в марте, дата получения сотрудником дохода — 1 апреля 2023, попадает в отчетный период полугодие. НДФЛ с этого больничного должен быть отражен в отчете 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.
Из этого примера следует, что больничное пособие включается в расчет 6-НДФЛ за тот период, в котором работодатель удержал с него НДФЛ.
Автор статьи: Валерия Текунова
Сдавайте 6-НДФЛ через облачный сервис для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. В системе — простой учет, начисление зарплаты, больничных и отпускных, налоги и автоматическое формирование отчетов по налогам и сотрудникам с отправкой через интернет. Рассмотрите все возможности сервиса бесплатно в течение 14 дней.
