Зарплата в 6‑НДФЛ в 2023 году

Кто, куда и когда сдает отчет

НК РФ закрепляет обязанность по сдаче расчета 6-НДФЛ за налоговыми агентами — организациями и предпринимателями, которые делают выплаты физлицам в рамках трудовых отношений и по договорам ГПХ. Если платежей физлицам в отчетном периоде не было, «нулевую» форму отчета сдавать не нужно (ст. 24, 226, 230 НК РФ). 

Подавать расчет следует в налоговую по месту учета. Для организаций это инспекция по месту нахождения, для предпринимателей — по месту жительства. По месту учета обособленных подразделений подают 6-НДФЛ на работников этих подразделений и лиц, у которых с подразделениями заключен гражданско-правовой договор.

Форма 6-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС РФ от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@.

В ФНС отчет представляется по ТКС или на бумаге. Налоговые агенты, у которых больше 10 получателей дохода, должны отправлять расчет в электронном виде, в остальных ситуациях допускается бумажная форма.

Расчет представляется до 25 числа месяца, идущего за отчетным периодом. В 2023 году сроки следующие:

• за 1 квартал 2023 года — не позднее 25 апреля 2023 года;
• за полугодие 2023 года — не позднее 25 июля 2023 года;
• за 9 месяцев 2023 года — не позднее 25 октября 2023 года;
• за 2023 год — не позднее 26 февраля 2024 года с учетом выходных.

При реорганизации или ликвидации расчет сдают досрочно.

Общие требования к заполнению отчета

6-НДФЛ нужно заполнять на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физлицам, предоставленных им налоговых вычетов, а также исчисленного и удержанного НДФЛ. Все эти данные содержатся в регистрах налогового учета.

Отчет 6-НДФЛ включает: 

Титульный лист — содержит реквизиты налогового агента, ИФНС — получателя расчета, а также номер расчета и период, за который он представляется.

Первый раздел — отражает по всем физлицам общую величину налога, подлежащего перечислению за последние три месяца отчетного периода и возвращенного за эти три месяца. В нем есть следующие строки:

• строка 010 — КБК (посмотреть их можно в справочной);
• строка 020 — сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние три месяца отчетного периода. Она должна быть равна сумме строк 021-024;
• строки 021-024 — суммы НДФЛ по срокам перечисления налога — это крайняя дата, в которую нужно было уплатить НДФЛ в бюджет;
• строка 030 — сумма НДФЛ, возвращенная в последние три месяца отчетного периода;
• 031-032 — дата возврата и сумма.

Этот раздел заполняется на каждую ставку подоходного налога в отдельности — например, если в компании есть сотрудники, у которых доход облагается по прогрессивной ставке 15 %, для них будет отдельный лист раздела 1 с соответствующим КБК в строке 010.

Второй раздел — включает обобщенные по всем физлицам суммы дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ. Для каждой ставки НДФЛ (строка 100) заполняется отдельный Раздел 2 и в строке 105 указывается соответствующий КБК.

Во второй раздел зарплата включается в том периоде, за который она была начислена.

В поле 110 отражается общая сумма дохода, начисленного физлицам, а затем она распределяется на дивиденды (строка 111), выплаты по трудовому договору (строка 112) и выплаты по договорам ГПХ (строка 113). В поле 120 указывается количество получателей дохода. В полях 140 и 160 покажите сумму исчисленного и удержанного налога.

Приложение 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Это аналог бывшей справки 2-НДФЛ. Работодатель заполняет приложение только в отчете за полный год. В нем отражается информация о доходах физлиц, начисленном, удержанном и неудержанном НДФЛ за год. Справка заполняется на каждого работника по трудовому договору и гражданско-правовым договорам.

Как отразить зарплату в 6-НДФЛ

По ТК РФ работодатели должны оплачивать труд своих работников минимум дважды в месяц. Конкретные сроки выплат устанавливаются в трудовых договорах, коллективных соглашениях и иных локальных документах. От даты признания дохода зависит заполнение расчета по налогу на доходы физических лиц.

Переходящий доход

Если расчет с сотрудниками производится в месяце, следующем за месяцем начисления, то выплаченные суммы нужно отражать в 6-НДФЛ в особом порядке. Например, зарплату за июнь выплачивают в июле. В этой ситуации заработная плата и удержанный с нее НДФЛ отразятся в отчете 9 месяцев.

Пример 1. В компании ООО «Зевс» в январе-июне 2023 года работало 15 человек. За рассматриваемый период работникам начислялся только оклад. Коллективным соглашением установлено, что выплаты производятся 5 и 20 числа месяца. Напомним, что НДФЛ с авансов теперь тоже удерживают и в 6-НДФЛ отражают.

Начисления в ООО «Зевс» с 1 января по 22 июня 2023 года: 

• начислено дохода — 3 100 000 рублей;
• предоставленные налоговые вычеты — 81 200 рублей;
• исчисленный налог — 392 444 рублей — (3 100 000 — 81 200) × 13%.

В разделе 1 будет отражена сумма, подлежащая перечислению за последние три месяца отчетного периода, а также ее надо распределить по срокам перечисления:

• строка 021 — налог, удержанный в период с 23 марта по 22 апреля 2023 г.
• строка 022 — налог, удержанный в период с 23 апреля по 22 мая 2023 г.
• строка 023 — налог, удержанный в период с 23 мая по 22 июня 2023 г.

В отчете за полугодие начисленный доход (3 100 000) указывается по строкам 110 и 112, предоставленные работникам вычеты (81 200) – по строке 130, исчисленный налог (392 444) – по строке 140. Далее по строке 120 отражается число работников, которым организация начислила доход (15), по строке 160 — удержанный налог с зарплаты за январь — май (392 444).

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ ООО «Зевс» за полугодие 2023:

• строка 100 — 13;
• строка 105 — 18210102010011000110;
• строка 110 — 3 100 000.00 рублей;
• строка 112 — 3 100 000.00 рублей;
• строка 120 — 15;
• строка 130 — 81 200.00;
• строка 140 — 392 444;
• строка 160 — 392 444.

Зарплата в последних числах месяца

Если организация рассчитывается с сотрудниками с 23 по 30 (31) число, то 6-НДФЛ заполняется в обычном порядке. Предположим, зарплата за июнь 2023 года выплачена 30 июня. НДФЛ с нее попадет в расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев в поле 021 Раздела 1. Также сумма зарплаты за вторую половину июня включается в поля 110 и 112 Раздела 2, а НДФЛ с нее — в поля 140 и 160 расчета 6-НДФЛ за полугодие.

Пример 2. В ООО «Меркурий» выплата заработной платы — окончательный расчет за месяц — установлен на последнее число месяца. Суммы начислений за апрель-июнь 2023 г. приведены в таблице.

Налог удерживался в первый рабочий день после выплаты дохода. Бухгалтер ООО «Меркурий» отразил начисления за апрель, май и первую половину июня в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие. В строках 021, 022 и 023 соответственно. В строках 110 и 112 он показал суммы начислений, а в строках 140 и 160 удержанный налог, в том числе за вторую половину июня. Зарплата за вторую половину июня, налог с которой удержан 03.07.2023 попадает в срок перечисления 23 июня — 22 июля, поэтому отражается в 6-НДФЛ за 9 месяцев.

Пример заполнения разделов 1 и 2 6-НДФЛ за полугодие:

Раздел 1:

• строка 020 — 39 260 рублей;
• строка 021 — 14 950 рублей — налог, удержанный в период с 23 марта по 22 апреля 2023 г.
• строка 022 — 15 600 рублей — налог, удержанный в период с 23 апреля по 22 мая 2023 г.
• строка 023 — 17 420 — налог, удержанный в период с 23 мая по 22 июня 2023 г.

• строка 110 — 369 000.00;
• строка 112 — 369 000.00;
• строка 120 — 5;
• строка 140 — 47 970;
• строка 160 — 47 970.

Выплаты при увольнении

При увольнении сотруднику выплачивается его заработок за отработанный месяц и компенсация за неиспользованный отпуск. В этой ситуации налог с дохода за месяц и с компенсации удерживается в день выплаты, а перечисляется на следующий рабочий день. На порядок отражения выплат в расчете увольнение не влияет. Зарплата и премия отражаются в разделе 2 расчета, который подается за период выплаты. Удержанный НДФЛ включается в раздел 1 за период, на который приходится срок перечисления налога в бюджет.

Пример 3. Сотрудник ООО «Венера» уволился 16.06.2023 г. В день увольнения, 16 июня, ему начислили заработную плату за июнь (23 450 рублей) и компенсацию за неиспользованный отпуск (11 710 рублей). Выплаты произведены в один день, поэтому они попадут в одну строку раздела 1, так как срок перечисления совпадает.

Доход начислен, но не выплачен

Если организация начислила сотрудникам зарплату, но не выплатила ее на момент подачи расчета, в 6-НДФЛ ее включать не нужно. Доход в виде зарплаты признается на дату выплаты денег. Если на момент подачи расчета зарплата уже выплачена, то она отражается в 6-НДФЛ в стандартном порядке.

Выплата премий

Дата получения дохода в виде премии — день ее выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Это касается премий всех видов, как производственных, так и, к примеру, выплаченных к праздникам. Удержанный НДФЛ отражается в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за тот период, на который выпал срок перечисления налога в бюджет. Сумма премии включается в поля 110 и 112 раздела 2 расчета в периоде выплаты. Исчисленный и удержанный налог — в поля 140 и 160

Пример 4. В ООО «Сатурн» положением о премировании установлена ежемесячная премия 5 000 рублей. В мае 2023 года сумма начисленного работникам дохода с учетом ежемесячных премий составила 360 000 рублей. Расчет с сотрудниками производится 5 и 20 числа месяца. В мае у одной из сотрудниц был юбилей, в честь этого 21.05.2023 ей выдали премию 10 000 рублей. Бухгалтер отразил указанные начисления в 6-НДФЛ за полугодие.

Выплата дохода по ГПД

Признание дохода по ГПД происходит в день выплаты физлицу, включая авансы, налог удерживается в день фактической выплаты, а перечисляется не позднее следующего рабочего дня.

Пример 5. ООО «Уран» по ГПД выплатило Василькову В.В. 20 мая 2023 аванс в сумме 22 000 рублей, налог с аванса — 2 860 рублей. Бухгалтер перечислил Василькову В.В. аванс за минусом налога. Окончательный расчет в сумме 10 000 рублей произведен 10 июня 2023 года.

Расчет 6-НДФЛ будет иметь следующий вид.

Раздел 1:

• строка 020 — 4 160 рублей;
• строка 022 — 2 860 рублей;
• строка 023 — 1 300 рублей.

• строка 110 — 32 000.00;
• строка 113 — 32 000.00;
• строка 120 — 1;
• строка 140 — 4 160;
• строка 1160 — 4 160.

Частичное налогообложение доходов

Некоторые доходы, получаемые физлицами, не облагаются налогом. Однако в 6-НДФЛ они указываются в полной сумме. Например, подарки стоимостью до четырех тысяч рублей не подлежат налогообложению. Если сумма подарка больше установленной законом величины, то налог исчисляется только с суммы превышения. Тогда во втором разделе расчета отразится вся сумма подарка — строка 110, в строке 130 указывается необлагаемая часть дохода. В первом разделе указывается полная сумма исчисленного налога.

Если доход полностью не облагается подоходным налогом, например, государственное пособие или подарки стоимостью до 4000 рублей, в отчете его указывать не нужно. 

Пример 7. ООО «Нептун» 3 июня 2023 года выдало своей работнице подарок, стоимость которого составила 7 000 рублей. А 4 июня женщина получила заработок за май 2023 года в размере 25 000 рублей, из которого бухгалтер удержал налог с подарка. Больше никаких начислений в отчетном периоде не было. Отчет 6-НДФЛ за полугодие будет заполнен так: 

В первом разделе по строке 020 указывается сумма налога с зарплаты и подарка — 32 000 рублей × 13 %. Налог удержан в период с 23 мая по 22 июня, поэтому по сроку перечисления попадает в строку 023.

Во втором разделе в строке 110 указывается сумма доходов в виде зарплаты и подарка, а в строке 130 — необлагаемая налогом сумма подарка — 4 000 рублей. Налог с зарплаты составит 3 250 рублей (25000 × 13%), с подарка — 390 рублей ((7000 – 4000) × 13%). Так как налог удержан, то он отразится в строках 140 и 160.

Перед представлением отчета в инспекцию проверьте правильность его заполнения. Ошибки грозят организации не только штрафами и блокировкой счетов, но и доначислениями. 

Автор статьи: Ирина Смирнова

Заполняйте отчет 6-НДФЛ в облачном сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Отчеты формируются автоматически на основе бухгалтерских проводок в отчетном периоде. Легко ведите бухучет, начисляйте зарплату, платите налоги и взносы, отправляйте отчетность через интернет. Первые 14 дней в сервисе — бесплатно.