Документы для ВЭД

Контракт о заключении сделки

Контракт — это основная форма фиксации международных торговых сделок. В этом договоре указываются все значимые условия сделки, в том числе условия поставки и момент перехода права собственности и рисков, и характеристики товара. Составляется он на двух языках: русском и языке иностранного партнера. Внешнеторговые контракты должны учитывать законодательство стран сторон контракта, а также нормы международного права.

Различают следующие виды внешнеэкономических договоров:

• договор купли-продажи;
• договор подряда и оказания услуг;
• аренда или международный лизинг;
• международные транспортировки.

Обязательно укажите все основные характеристики товара (наименование, количество, цвет, вес, номерные агрегаты и т.д.), установите порядок доставки и перехода права собственности, отразите сумму контракта, валюту расчета и банковские реквизиты контрагента.

Определите, в каком порядке будут решаться споры и вноситься изменения в договор (обычно — по согласованию сторон). Подробно прочитать про иностранный контракт его виды и специфику вы можете в нашей статье. 

Не забудьте, все экспортные контракты на сумму более 10 млн рублей и импортные — от 3 млн рублей регистрируются в банке (п. 4.2 инструкции Банка России от 16.08.2017 № 181-И). Подготовьте заверенные копии контракта, они понадобятся для таможенного оформления.

Паспорт сделки

Паспорт отменен с 01 марта 2018 года. Раньше его оформляли, когда ставили контракты на учет в банке, сейчас вместо паспорта  банк присваивает уникальный номер валютному контракту. Для импортеров и экспортеров это упростило и ускорило процедуру внешней торговли, так как номера контрактам присваиваются за один рабочий день.

Инвойс и упаковочные листы

Инвойс — документ на оплату товаров и услуг, который продавец предоставляет покупателю. Это аналог нашего счета-фактуры, но для внешнеэкономических сделок. Инвойс содержит всю информацию о характеристиках товара (цвет, вес, номера и т.д.), его количестве, цене продажи, условия поставки и данные о покупателе и продавце. Составляется на двух языках. В инвойсе указываются реквизиты контракта, к которому он относится. 

Чтобы подтвердить российской налоговой расходы, инвойс, составленный на иностранном языке, следует обязательно перевести на русский (Письмо Минфина России от 20.01.2021 N 03-03-06/1/2476).

Не путайте инвойс и проформу-инвойс. Инвойс выставляется и подтверждает факт оплаты товара, а проформа — это предварительный счет. Он не подтверждает оплату, а доказывает, что товар был отгружен потребителю. Выписанный инвойс показывает, что у покупателя есть обязанность по оплате товара. Инвойс близок по своей сути нашему счету-фактуре или счету на оплату. Обычно он выписывается при поставках товаров на консигнацию, на выставки, аукционы, при поставках давальческого сырья по договорам на переработку, поставках товаров в качестве дара или безвозмездной помощи (в этом случае может выписываться только для целей таможенной оценки).

Сопроводительный документ к инвойсу — упаковочный лист. Он сопровождает отгрузку товара от поставщика покупателю и дополняет инвойс, когда отправлено много товаров разных наименований или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. 

Специальной формы листа нет, она разрабатывается самостоятельно. В инвойсе и упаковочном листе отражается практически одинаковая информация, за исключением цены реализации — в листе ее нет. Основное отличие в том, что инвойс отражает информацию по контрактам и участникам сделки, а упаковочный лист служит товарной спецификацией.

Обязательно в форме документа укажите:

• номер и дату упаковочного листа;
• наименование и адрес покупателя, грузополучателя, продавца и грузоотправителя;
• реквизиты международного контракта;
• перечень отправленных товаров с их характеристиками;
• количество товара;
• номер упаковки, ее вид и габариты;
• вес товара брутто и нетто;
• общий вес и объем груза.

Для таможенного оформления нужны оригиналы инвойса и упаковочного листа. Упаковочный лист крепится на поверхности упаковки для быстрого ознакомления.

Платежные документы

Оплата по иностранным контрактам подтверждается платежными документами. Это может быть платежное поручение с отметкой банка или выписка с лицевого счета. Для прохождения таможни подготовьте заверенные копии.

Помимо оплаты стоимости груза, на вас может лечь оплата страхования и транспортировки товаров. Платежки по этим затратам тоже предоставьте в таможенные органы.

Оплатить таможенные пошлины можно платежными поручениями. Для таможенного оформления эти платежки нужны в оригиналах с печатью банка.

Транспортные документы

Грузы транспортируют автомобильным, водным, воздушным и железнодорожным транспортом. В зависимости от этого выделяют следующие основные транспортные документы.

• CMR накладная — оформляется при перевозке груза автотранспортом, содержит сведения об отправителе и грузополучателе, точке доставки и характеристиках груза.
• Товарно-транспортная накладная используется для автоперевозок, ее используют вместо CMR на территории стран СНГ и Таможенного союза.
• SMGS — накладная, оформляемая на железнодорожные перевозки международного сообщения. Накладная является транспортным документом при международных железнодорожных грузовых перевозках. Накладная является документарным оформлением договора перевозки между грузоотправителем и администрацией железной дороги.
  
• Manifestofcargo (грузовой манифест) — документ, в котором перечисляются все товары, перевозимые на каком-либо транспортном средстве или транспортной единице.
• Bordero — документ, аналогичный грузовому манифесту, используется при автомобильных перевозках и содержит перечень грузов, перевозимых автопоездом, со ссылкой на прилагаемые копии накладной CMR.
• Carnet TIR (Книжка Международных дорожных перевозок). МДП — интернациональная система транспортировки грузов. Книжки действуют в странах, подписавших мировое соглашение о международной перевозки грузов с применением книжки МДП. Книжка МДП позволяет проходить таможню по упрощенной процедуре.
• Carnet ATA. Заменяет таможенную декларацию, упрощает и ускоряет таможенное оформление. Этот документ выдается только на товары для выставок и ярмарок, профессиональное оборудование и некоторые другие категории товаров. Список ограничен.
• Коносамент — документ, подтверждающий принятие груза к морской транспортировке. Он обязывает отправителя груза транспортировать в указанный порт и передать товар владельцу коносамента. 
• Авианакладная грузовая (AWB) — используются для транспортировки воздушным транспортом. Авианакладная не является товаросопроводительным или передаточным документом, она удостоверяет заключение договора перевозки, принятие товара к перевозке и ее условия.

Оригиналы транспортных документов вы получите вместе с грузом, предоставьте их для таможенного оформления.

Техническая документация

Любой груз имеет характеристики. У вас должна быть вся техническая документация на товар: чертежи, техпаспорт, инструкции, схемы и т.д. Эти документы должны быть на языке оригинала с переводом на русский. Для таможенного оформления достаточно копий.

Документы от перевозчика, экспедитора и агента

В эту группу включаются договоры на транспортировку, оказание экспедиторских или агентских услуг, а также выставленные счета за услуги этих лиц и страхование груза. Особые требования предъявляют к счету на оказание транспортировочных услуг. Сумма счета должна быть разбита на две группы:

• затраты на доставку от места отправления до таможенного пункта;
• затраты на доставку от таможенного пункта до места доставки.

В договоре об оказании транспортных услуг укажите место отправления, место пересечения таможенной границы и место доставки. Для таможенного оформления нужны копии договоров и счетов.

Разрешительные документы

Дополнительно могут потребовать лицензии, разрешения на ввоз или вывоз и декларации соответствия. Разрешительные документы могут быть следующих видов:

• ветеринарное свидетельство для животных, скота и птиц;
• санитарное свидетельство на продукты;
• фитосанитарное свидетельство на растения, плоды и овощи;
• карантинное свидетельство для материалов, которые могут распространять инфекции и болезни;
• сертификат о безопасности товаров, если требуется Госстандартом РФ.

Также в перечень разрешительных документов можно включить лицензии и квоты на товар, сертификат страны происхождения. Полный перечень документов можно определить по коду ТН ВЭД товара.

Подтверждение происхождения продукции

При таможенном декларировании подтвердить происхождение товара требуется во всех случаях, когда меры таможенно-тарифного регулирования, запретов и ограничений зависят от происхождения товаров. Документом о происхождении может быть:

• декларация о происхождении товара — коммерческий или иной документ, который относится к товару и содержит данные о его происхождении, предоставленные изготовителем, продавцом или отправителем. Сюда можно отнести счет-фактуру, CMR, упаковочный лист, коносамент.
• сертификат о происхождении товара — документ, выданный уполномоченным госорганом или уполномоченной организацией страны происхождения.

Дополнительные документы

Будьте готовы, что в некоторых случаях таможенные органы могут запросить у вас дополнительные документы. Делается это для определения таможенной стоимости товара. В основном запрашивают:

• экспортную декларацию отправителя (при импорте товаров);
• коммерческое предложение продавца (при импорте);
• калькуляцию изготовителя для подтверждения себестоимости.

Документы для регистрации участника ВЭД на таможне

Помимо таможенного оформления товаров, вы и сами должны зарегистрироваться как участник ВЭД. Для этого предоставьте перечень документов:

• устав в последней редакции;
• копия учредительного договора;
• если менялся размер уставного капитала, то протокол собрания учредителей об изменении его размера;
• копия Свидетельства о госрегистрации;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• свидетельство о постановке на учет в налоговой;
• справка из банка об открытии счетов;
• справка об учете в ЕГРПО и письмо из Росстата;
• информация о руководителе и главбухе (копии паспортов с печатью организации и приказы о назначении);
• договор аренды помещения по юридическому адресу или свидетельство о праве собственности на него.

Теперь вы знаете, какие документы нужны для импорта и экспорта товара. А вести бухучет этих операций на УСН мы предлагаем в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия. Ведите раздельный учет доходов от внутренней и внешней торговли, начисляйте НДС и таможенные пошлины. Первые 14 дней работы в сервисе бесплатны.