Электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности и стаже человека, хранящиеся в Социальном фонде России в электронном виде. Действующие работники российских компаний могут выбирать между бумажной и электронной трудовой книжкой. Тем же, кто трудоустраивается впервые, заведут электронную трудовую в обязательном порядке.

bk

Отчетность, учет, зарплата в удобном сервисе

Сдавайте РСВ и другие отчеты, ведите учет, платите налоги и зарплату в Контур.Бухгалтерии. Сервис сам рассчитает суммы и заполнит формы.

Зачем нужен переход на цифровые трудовые

Бумажные документы часто теряются, многие работодатели ведут трудовые книжки неверно, и люди получают отказы в назначении пенсии. Чиновники уверены, что электронные трудовые решат эту проблему.

Переход на цифровые книжки — часть национального проекта «Цифровая экономика». Он стартовал после того, как президент подписал Указ от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

Теперь работодатели ежемесячно передают в СФР данные о работниках по новой форме ЕФС-1 (до этого — по СЗВ-ТД), и в фонде формируется реестр о трудовой деятельности гражданина.

Многие работники привыкли к бумажной книжке и ценят ее, хотят сохранить историю записей. Поэтому проект разрешает вести бумажные книжки параллельно с электронными.

До 1 января 2021 года все сотрудники должны были решить, в какой форме дальше вести трудовую — электронной или бумажной. Но и позже они могут отказаться от бумажного документа, для этого нужно написать заявление работодателю.

В чем преимущество электронной трудовой

  • Повышается безопасность данных: электронную книжку нельзя потерять или исказить информацию в ней.
  • Сокращается риск ошибок и искажения данных.
  • Работнику проще получить сведения о собственной трудовой деятельности.
  • Работодателю не нужно обслуживать бумажных архив трудовых книжек, или этот архив сокращается.
  • Появляется возможность дистанционного трудоустройства.
  • Появляется возможность дистанционного оформления пенсии.
  • Электронная трудовая помогает получать госуслуги.
  • Госорганы получают легкий доступ к сведениям о трудовой деятельности граждан и могут их анализировать для своих задач.

bk

Расчет зарплаты — это просто!

Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.

Какие сведения есть в цифровой книжке

В электронную книжку переходят почти все данные из бумажной трудовой:

  • место работы;
  • должность или специальность; 
  • квалификация: категория, класс, разряд;
  • периоды работы: даты приема, перевода внутри организации, увольнения;
  • основания прекращения трудового договора.

Что будет с бумажными трудовыми книжками

Если работник хотел сохранить бумажную трудовую, он в течение 2020 года писал заявление в свободной форме об этом. Тогда работодатель продолжал вести бумажную книжку, параллельно отправляя сведения о кадровых мероприятиях в ПФР, а после объединения фондов — в СФР. 

Чтобы сменить бумажную трудовую на электронную, работник может в любое время написать новое заявление. А вот если выбрана электронная форма, то вернуться к физической книжке уже нельзя.

Граждане, которые после 2021 года впервые устроятся на работу, остаются без бумажных ТК — только с электронным вариантом. Заявление у новичков собирать не надо, их трудовой стаж по закону должен формироваться в электронном виде. Если же к вам приходит сотрудник из другой компании, то бумажную трудовую по нему следует вести в том случае, если он не написал заявление о переходе на электронную на прошлом рабочем месте или решил оставить бумажный вариант.

Сотрудники, отказавшиеся от бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Работодатель продолжит вести только электронные сведения. В бумажную книжку перед выдачей надо будет внести сведения:

  • графа 1 — порядковый номер записи;
  • графа 2 — дата выдачи трудовой на руки;
  • графа 3 — запись «Подано письменное заявление Лаптевой Инной Олеговной о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ».
  • графа 4 — число, месяц и год подачи заявления.

В книге учета движения трудовых книжек укажите, что она выдана на руки работнику по письменному заявлению. Под этой записью попросите работника поставить подпись.

Как работникам просматривать цифровые книжки

Электронные трудовые книжки

Цифровая книжка будет доступна в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте Социального фонда. Также работник сможет скачать приложение для смартфона, чтобы просматривать данные своей книжки. 

Выписку из книжки работник сможет получить у бывшего или текущего работодателя, в управлении СФР или МФЦ (в любом территориальном отделении, без привязки к месту регистрации или работы).

Как предъявить электронную трудовую при устройстве на работу

При заключении трудового договора новый сотрудник должен предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, если отказался от бумажной трудовой. Эти данные можно использовать, чтобы посчитать трудовой стаж и перенести их в свою систему кадрового учета.

Сведения сотрудник может получить у прошлого работодателя, в МФЦ, СФР или на Госуслугах.

При увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде. Если велась бумажная трудовая, работник получит ее на руки.

Что поменялось для работодателей с появлением электронных трудовых

Электронная трудовая книжка означает, что работодатель ведет сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронной форме — подает отчет ЕФС-1 (раньше СЗВ-ТД). По «бумажным» сотрудникам сдавать его тоже надо. ЕФС-1 надо сдавать до 25 числа каждого месяца, а также на следующий рабочий день после приема на работу или увольнения сотрудника. 

Выписку по форме СТД-Р нужно выдавать сотруднику по запросу. На подготовку сведений есть три рабочих дня. Выдать СТД-Р надо на бумаге или электронно, зависит от способа, который выбрал сам работник. Также форму надо выдать при увольнении сотрудника. Если в ней обнаружится неверная и неполная информация, сведения нужно будет исправить по заявлению сотрудника и передать в фонд.

Какая ответственность грозит за нарушения новых требований

Если не вести трудовую книжку ни в каком виде, потерять бумажную трудовую, отказаться выдавать ее работнику или не выдать выписку СТД-Р, можно получить административный штраф по статье 5.27 КоАП РФ. За первое нарушение для организаций штраф от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение — санкции по ч. 2 ст. 5.27 КоАП.

bk

Веб‑сервис для малого бизнеса

Автоматизируйте работу с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии без авралов и рутины.


Неустойка по алиментам

За долги по алиментам можно взыскать неустойку, которая иногда даже превышает размер самого долга. Должник платит за каждый день задержки платежа. Расскажем, как рассчитывать неустойку, можно ли ее сократить и в каком порядке ее взыскивают.

Как заполнить ЕФС‑1 при увольнении сотрудника

Об увольнении сотрудника или о расторжении договора с подрядчиком нужно сообщать Социальному фонду не позже следующего дня после этого события. Расскажем, какую часть отчета ЕФС-1 для этого заполнить и какой штраф грозит за опоздание.

Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника

Работодатели и до 2023 года сообщали о приеме новых сотрудников через форму СЗВ-ТД. Теперь это надо делать с помощью нового отчета ЕФС-1, но заполнить нужно только два его раздела. Расскажем, как это сделать, и приведем образец.

Как перейти на электронную трудовую книжку

С начала 2020 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) своих сотрудников. Большинство работников решило сохранить еще и бумажные трудовые, для них работодатель ведет обе книжки. Что делать, если сотрудник решил отказаться от бумажного документа и полностью перейти на «цифру»? Расскажем в статье.

График отпусков: как составить и когда утвердить

Работодатели перед началом нового календарного года утверждают внутренний нормативный акт — график отпусков. За его отсутствие можно получить штраф или в первый раз отделаться предупреждением. Расскажем, что нужно учесть в графике и как согласовать его с сотрудниками.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Ведение бухгалтерии
 Расчет зарплаты, больничных, отпускных
 Работа с кадровыми документами
 Автозагрузка банковской выписки и экспорт платежек
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Справочно-правовой модуль
 Распознавание сканированных первичных документов (5 раз)
 Финансовый анализ (1 раз)
 Импорт данных из 1С
 Бесплатная техподдержка
Недоступно
Подготовка отчетности в контролирующие органы
Отправка отчетов через Интернет
Сверки с СФР и ФНС
Письма в СФР и ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты