Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности и стаже человека, хранящиеся в Социальном фонде России в электронном виде. Действующие работники российских компаний могут выбирать между бумажной и электронной трудовой книжкой. Тем же, кто трудоустраивается впервые, заведут электронную трудовую в обязательном порядке.
В этой статье:
- Зачем нужен переход на цифровые трудовые
- В чем преимущество электронной трудовой
- Какие сведения есть в цифровой книжке
- Что будет с бумажными трудовыми книжками
- Как работникам просматривать цифровые книжки
- Как предъявить электронную трудовую при устройстве на работу
- Что поменялось для работодателей с появлением электронных трудовых
- Какая ответственность грозит за нарушения новых требований
Отчетность, учет, зарплата в удобном сервисе
Сдавайте РСВ и другие отчеты, ведите учет, платите налоги и зарплату в Контур.Бухгалтерии. Сервис сам рассчитает суммы и заполнит формы.
Зачем нужен переход на цифровые трудовые
Бумажные документы часто теряются, многие работодатели ведут трудовые книжки неверно, и люди получают отказы в назначении пенсии. Чиновники уверены, что электронные трудовые решат эту проблему.
Переход на цифровые книжки — часть национального проекта «Цифровая экономика». Он стартовал после того, как президент подписал Указ от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».
Теперь работодатели ежемесячно передают в СФР данные о работниках по новой форме ЕФС-1 (до этого — по СЗВ-ТД), и в фонде формируется реестр о трудовой деятельности гражданина.
Многие работники привыкли к бумажной книжке и ценят ее, хотят сохранить историю записей. Поэтому проект разрешает вести бумажные книжки параллельно с электронными.
До 1 января 2021 года все сотрудники должны были решить, в какой форме дальше вести трудовую — электронной или бумажной. Но и позже они могут отказаться от бумажного документа, для этого нужно написать заявление работодателю.
В чем преимущество электронной трудовой
- Повышается безопасность данных: электронную книжку нельзя потерять или исказить информацию в ней.
- Сокращается риск ошибок и искажения данных.
- Работнику проще получить сведения о собственной трудовой деятельности.
- Работодателю не нужно обслуживать бумажных архив трудовых книжек, или этот архив сокращается.
- Появляется возможность дистанционного трудоустройства.
- Появляется возможность дистанционного оформления пенсии.
- Электронная трудовая помогает получать госуслуги.
- Госорганы получают легкий доступ к сведениям о трудовой деятельности граждан и могут их анализировать для своих задач.
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
Какие сведения есть в цифровой книжке
В электронную книжку переходят почти все данные из бумажной трудовой:
- место работы;
- должность или специальность;
- квалификация: категория, класс, разряд;
- периоды работы: даты приема, перевода внутри организации, увольнения;
- основания прекращения трудового договора.
Что будет с бумажными трудовыми книжками
Если работник хотел сохранить бумажную трудовую, он в течение 2020 года писал заявление в свободной форме об этом. Тогда работодатель продолжал вести бумажную книжку, параллельно отправляя сведения о кадровых мероприятиях в ПФР, а после объединения фондов — в СФР.
Чтобы сменить бумажную трудовую на электронную, работник может в любое время написать новое заявление. А вот если выбрана электронная форма, то вернуться к физической книжке уже нельзя.
Граждане, которые после 2021 года впервые устроятся на работу, остаются без бумажных ТК — только с электронным вариантом. Заявление у новичков собирать не надо, их трудовой стаж по закону должен формироваться в электронном виде. Если же к вам приходит сотрудник из другой компании, то бумажную трудовую по нему следует вести в том случае, если он не написал заявление о переходе на электронную на прошлом рабочем месте или решил оставить бумажный вариант.
Сотрудники, отказавшиеся от бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Работодатель продолжит вести только электронные сведения. В бумажную книжку перед выдачей надо будет внести сведения:
- графа 1 — порядковый номер записи;
- графа 2 — дата выдачи трудовой на руки;
- графа 3 — запись «Подано письменное заявление Лаптевой Инной Олеговной о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ».
- графа 4 — число, месяц и год подачи заявления.
В книге учета движения трудовых книжек укажите, что она выдана на руки работнику по письменному заявлению. Под этой записью попросите работника поставить подпись.
Как работникам просматривать цифровые книжки
Цифровая книжка будет доступна в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте Социального фонда. Также работник сможет скачать приложение для смартфона, чтобы просматривать данные своей книжки.
Выписку из книжки работник сможет получить у бывшего или текущего работодателя, в управлении СФР или МФЦ (в любом территориальном отделении, без привязки к месту регистрации или работы).
Как предъявить электронную трудовую при устройстве на работу
При заключении трудового договора новый сотрудник должен предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, если отказался от бумажной трудовой. Эти данные можно использовать, чтобы посчитать трудовой стаж и перенести их в свою систему кадрового учета.
Сведения сотрудник может получить у прошлого работодателя, в МФЦ, СФР или на Госуслугах.
При увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде. Если велась бумажная трудовая, работник получит ее на руки.
Что поменялось для работодателей с появлением электронных трудовых
Электронная трудовая книжка означает, что работодатель ведет сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронной форме — подает отчет ЕФС-1 (раньше СЗВ-ТД). По «бумажным» сотрудникам сдавать его тоже надо. ЕФС-1 надо сдавать до 25 числа каждого месяца, а также на следующий рабочий день после приема на работу или увольнения сотрудника.
Выписку по форме СТД-Р нужно выдавать сотруднику по запросу. На подготовку сведений есть три рабочих дня. Выдать СТД-Р надо на бумаге или электронно, зависит от способа, который выбрал сам работник. Также форму надо выдать при увольнении сотрудника. Если в ней обнаружится неверная и неполная информация, сведения нужно будет исправить по заявлению сотрудника и передать в фонд.
Какая ответственность грозит за нарушения новых требований
Если не вести трудовую книжку ни в каком виде, потерять бумажную трудовую, отказаться выдавать ее работнику или не выдать выписку СТД-Р, можно получить административный штраф по статье 5.27 КоАП РФ. За первое нарушение для организаций штраф от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение — санкции по ч. 2 ст. 5.27 КоАП.
Веб‑сервис для малого бизнеса
Автоматизируйте работу с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии без авралов и рутины.