Документы при приеме сотрудника на работу

Надо ли требовать у нового сотрудника справку об отсутствии судимости? И что делать, если у него нет СНИЛС? Такие вопросы часто возникают у бухгалтеров и кадровиков, ведь процесс оформления нового работника непрост. Расскажем, какие документы сотрудник обязан предоставить при оформлении в штат.

Законодательство о документах для оформления сотрудник

Список документов и случаи, когда их запрашивает кадровик, приведены в ст. 65 ТК РФ. Также процесс устройства на работу регулируют федеральные законы, указы президента и постановления правительства РФ. Другие законы и акты, например, региональные и местные, не могут корректировать перечень документов при устройстве на работу.

Паспорт или другое удостоверение личности

Обычно паспорт удостоверяет личность. Закон говорит, что сотрудник может принести другой документ, но не указывает, какой именно. Таким удостоверением на практике становится документ с фотографией и сведениями о человеке:

• загранпаспорт, если в компанию принимают иностранного гражданина или нерезидента РФ;
• свидетельство о рождении, при трудоустройстве ребенка до 14 лет, хотя это и редкий случай;
• военный билет могут принести военные, начиная со звания прапорщика или мичмана;
• справка об освобождении из мест заключения для работников, которые выходят на работу после тюремного срока;
• удостоверение беженца приносят люди, которые потеряли другие документы и получили удостоверение иммигранта через ходатайство о признании беженцем;
• свидетельство о предоставлении человеку временного убежища в России;
• водительские права тоже могут заменить паспорт в некоторых случаях.

Паспорт или заменяющий его документ — самый важный документ при устройстве на работу. Без него вы вправе отказать в трудоустройстве. Остальные документы нужны при определенных обстоятельствах, хотя в некоторых случаях можно обойтись без них.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Экстерн. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе.

Попробовать бесплатно

Документ воинского учета

Этот документ нужен, если трудоустраивается военнообязанный, или человек подлежит призыву в армию РФ. Если будущий сотрудник прошел военную службу и отправлен в запас, это военный билет или заменяющее его удостоверение. Для будущего призывника это приписное свидетельство, или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Если человек не может предъявить документ воинского учета, это не причина отказывать ему в трудоустройстве. Бухгалтер может сделать отметку об отсутствии документа в личном деле и сообщить в военкомат о принятом на работу возможном призывнике.

С 17 февраля 2019 года у руководителей организаций и сотрудников, ответственных за воинский учет в организациях, есть две новых обязанности. Они должны в двухнедельный срок сообщать о гражданах, которые не состоят на воинском учете, хотя и должны. Также они должны вручать таким гражданам направления в военкомат для постановки на учет. Ответственности за неисполнение этих обязанностей пока нет.

Трудовая книжка

Когда человек меняет работу, он передает свою трудовую книжку от прежнего работодателя новому. Трудовой книжки у будущего сотрудника может не быть, если он устраивается на работу впервые, если устраивается совместителем или он просто потерял ее.

Напомним: с 2020 года будут действовать электронные трудовые книжки. И тогда при смене работы сотрудник берет у прежнего работодателя выписку из его электронной трудовой и передает ее новому работодателю. Выписку можно получить в отделении ПФР, в МФЦ или через Госуслуги. Если работник решил одновременно с электронной книжкой сохранить бумажную, при устройстве на работу он предъявляет и ее. 

Если это первое трудоустройство человека, заведите ему трудовую книжку сами. С 2021 года заводить бумажный вариант не надо — только электронный.

Номер СНИЛС

Гражданин, зарегистрированный в системе пенсстрахования, предоставляет зеленую карточку с номером СНИЛС или уведомление со страховым номером на бумаге или в электронном виде. Уведомление можно получить в отедлении ПФР, на сайте ПФР или в МФЦ. 

Если будущий сотрудник еще не зарегистрирован в системе пенсионного страхования или данные устарели (например, из-за смены фамилии), бухгалтеру придется самому оформить или переоформить сотрудника в системе ПФР.

Документ об образовании

Если работа связана со специальными знаниями и навыками, будущий сотрудник предоставляет диплом или сертификат, который подтверждает его профессиональную подготовку.

Справка об отсутствии судимости

Требуется при устройстве в образовательные и воспитательные учреждения, где сотрудник будет работать с несовершеннолетними: в сфере воспитания и образования детей, организации досуга, социальной защиты и медицинского обслуживания, детско-юношеского спорта, культуры и искусства (ФЗ № 387 от 23.12.2010).

Документы иностранных сотрудников

Если российская компания принимает на работу иностранца или лицо без гражданства, он предъявляет вид на жительство, патент или разрешение на работу. 

Ведите кадровый, бухгалтерский и налоговый учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Это простой учет, зарплата, отчетность и круглосуточная поддержка специалистов. Большинство функций автоматизированы. Первые две недели работы бесплатны для всех новых пользователей.