Работодатель может наградить сотрудника за хорошую работу или в связи с праздником, например, днем рождения или свадьбой. Расскажем, как оформить выплату премии и какой налог с нее удержать.
Какие виды премий бывают
Есть две основные группы вознаграждений.
Трудовая премия. За внедрение новой технологии или выполнение разовой работы, которая не входит в ежедневные обязанности, могут выдать разовую премию.
Часто работодатель вводит вознаграждение за перевыполнение производственного плана или плана продаж. Премия составляет оговоренный процент от оклада, ее выплачивают не разово, а ежемесячно.
Социальная премия. Такой вид премирования не связан с трудовыми достижениями. Вознаграждение выплачивается разово по какому-либо поводу. Например, 23 февраля, 8 марта, Новый год, день рождения и так далее.
Где узнать о премиях
Премия — это не зарплата, и выплачивать ее ежемесячно работодатель не обязан. При приеме сотрудника на работу его знакомят с Правилами трудового распорядка и иными локальными актами, в том числе и положением о премировании или коллективным договором, где прописан порядок премирования (ст. 68 ТК РФ).
В положении должны быть описаны все разовые и ежемесячные премии, на которые может претендовать работник. И самое важное — сотрудник должен понимать, что нужно сделать для получения премии.
Обязательно ли оформлять положение о премировании или коллективный договор
Никто не мешает выплатить премию без коллективного договора или Положения. Но работодатель рискует. Ст. 252 НК РФ устанавливает, что все расходы, в том числе на премии должны быть документально подтверждены, в таком случае их можно принять для снижения базы по налогу на прибыль.
При проверке сотрудник ФНС может не согласиться с внесением премии в состав расходов, если не увидит ее ни в трудовом, ни в коллективном договорах, ни в Положении о премировании.
Поэтому порядок премирования и размер вознаграждения пропишите в одном из трех документов.
- Трудовой договор — если вы фиксируете премию в этом документе, вы будете обязаны ее выплатить, иначе работник вправе пойти в суд. Изменить размер и порядок премирования можно только по обоюдному согласию.
- Коллективный договор — это многостороннее соглашение, изменить его еще сложнее.
- Положение о премировании — подписывается работодателем, поэтому в него легко вносить изменения.
Как оформить выплату премии
Единовременное поощрение оформляйте приказом о выплате разовой премии. Приказ можно составить в свободной форме или воспользоваться унифицированными формами Т-11 для поощрения одного сотрудника или Т-11А — для поощрения группы. В приказе укажите:
- ФИО, должность и подразделение премируемого сотрудника;
- причину поощрения;
- вид — в нашем случае премия;
- сумма — цифрами и прописью.
Работник должен ознакомиться с приказом и подписать его.
Какими налогами облагается единоразовая премия
В плане налогообложения премия ничем не отличается от зарплаты. С нее нужно удержать НДФЛ 13% и начислить страховые взносы независимо от вида премии. Исключения — государственные и международные премии в области науки, техники, образования, литературы и кино перечисленные в Постановлении Правительства РФ от 06.02.2001 года.
Помните, что НДФЛ у нерезидентов РФ составляет 30%. Следовательно, с премии придется удержать все 30%.
Как премия влияет на средний заработок
Средний заработок применяется при расчете оклада во время командировки и отпускных. При подсчете среднего заработка учитывайте только премии, связанные с трудовой деятельностью, разовые премии к юбилею или празднику в расчет не идут, так как прямо с трудом не связаны (Письмо Роструда от 23.10.2007 № 4319-6-1).
Какие проводки составляются при начислении разовой премии
В зависимости от типа премии бухгалтер строит разные проводки:
Дт 20/25/26/44 Кт 70 — начислена премия за трудовые результаты;
Дт 91 Кт 70 — начислена премия социального характера.
Выплата любой премии отражается проводкой:
Дт 70 Кт 50/51 — перечислена премия сотруднику.
Какие риски возможны при премировании
С ежемесячными и ежеквартальными премиями проблем обычно нет. В компаниях они перечислены в Положении о премировании, и у ФНС вопросов не возникает. С разовыми премиями сложнее — они могут не значиться в Положении, потому что при его разработке о них никто и не вспомнил. Тут может возникнуть спор с сотрудниками налоговой.
Рекомендуем сразу предусмотреть все возможные премии в Положении и при необходимости его дополнять.
К трудовым премиям у налоговиков меньше всего вопросов. Такие вознаграждения связаны непосредственно со стимулированием работников, поэтому их уместно учитывать в составе расходов — это экономически целесообразно.
С премиями к праздникам сложнее. Налоговая очень неохотно принимают их в состав расходов. С одной стороны, к труду они отношения не имеют, а с другой — их стимулирующую функцию отрицать нельзя. При выборе места работы сотрудник явно будет больше заинтересован трудится там, где больше премий.
Рекомендуем выплачивать сотрудникам именно трудовые премии. За премии социального характера, может быть, придется побороться в суде.
Начисляйте премии и удерживайте с них НДФЛ в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия. Программа сама напомнит, когда нужно уплатить налог и рассчитает его. Ведите бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, сдавайте отчетность без авралов и рутины. Всем новичкам дарим 14 дней пробного периода бесплатно.
