Контроль рабочего времени сотрудников | Система контроля рабочего времени персонала — Контур.Бухгалтерия

Контроль рабочего времени работников

Рабочее время в трудовых отношениях — это период, когда работник выполняет трудовые обязанности. Расскажем, как измерять рабочее время сотрудников и какую пользу дают эти измерения

Зачем измерять рабочее время сотрудников

Рабочее время зависит от условий трудового договора, внутреннего распорядка компании и особенностей рабочего дня. Если руководитель контролирует рабочее время сотрудников, компания работает эффективнее, а дисциплина помогает работникам добиваться лучших результатов и получать справедливую зарплату и премии.

Но рабочий процесс нельзя распланировать с точностью: в работе всегда возникают неожиданные обстоятельства и трудности. Так что следить за рабочим временем приходится не с помощью плана и личного контроля, а другими способами.

Если вы ведете учет полезного рабочего времени сотрудников, вы можете:

  • отмечать время прихода людей на работу — это поможет заметить тех, кто регулярно опаздывает или отсутствует;
  • следить за временем, когда сотрудники возвращаются с обеденного перерыва и уходят с работы;
  • обнаруживать прогульщиков;
  • помочь сотрудникам соблюдать сроки выполнения задач, не отвлекаясь слишком часто на перекуры, беседы и личные дела.

Где в законах закреплено понятие рабочего времени

Понятие “рабочее время” раскрывается в ст. 91 ТК РФ. По закону у работников должны быть перерывы в течение рабочего дня, выходные дни и отпуск. Мониторинг рабочего времени, как говорит закон, относится к превентивным, профилактическим мерам, которые укрепляют дисциплину и не дают сотрудникам решать личные вопросы в рабочее время. Для этого работодатель может следить за персоналом в течение рабочего дня, выявлять нарушителей и призывать их к порядку.

Как подготовиться к контролю рабочего времени

Для контроля сотрудников вам придется следить за несколькими процессами:

  • какие задачи выполняют сотрудники за компьютером;
  • какие и какой продолжительности переговоры ведут по скайпу или телефону с клиентами или партнерами;
  • какие письма отправляют с рабочего адреса.

Вам пригодится программа, которая регулярно делает скриншоты рабочего стола в рабочее время, и видеонаблюдение за рабочим местом каждого сотрудника, чтобы отмечать его присутствие или отсутствие в течение дня.

Наблюдать за сотрудниками без спроса вы не можете, а установка камер наблюдения без оповещения нарушает закон. Вы должны уведомить персонал о начале контроля, а в допсоглашении к трудовому договору или в других внутренних документах компании перечислить способы мониторинга. Изменять эти условия можно только при согласии сотрудников.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Какие способы контроля есть сегодня

Форма Р13001

Традиционный подход. В госучреждениях до сих пор встречается должность вахтера или администратора, который ведет журнал учета рабочего времени, следит за поведением сотрудников и временами готовит отеты для руководителя.

Самоконтроль. Сотрудники могут самостоятельно следить за рабочим временем и фиксировать его в специальной форме. Это помогает им оценивать эффективность решения задач, стимулирует не отвлекаться, тем более что руководство по отчетным формам отлично видит результат работы и затраченное на него время.

Система электронных пропусков. Помогает автоматизировать учет времени прихода и ухода с работы, работает по пропускам или отпечатку пальца. Информация по каждому сотруднику попадает в отчет и доступна в любой момент.

Система видеонаблюдения. Дорогостоящий метод: придется закупить видеокамеры и нанять сотрудника, который будет следить за персоналом и фиксировать нарушения. Кроме того, такая система вызывает дискомфорт у работников, так что камеры чаще всего устанавливают на критически важных объектах.

Автоматизированные IT-системы. Для контроля работы большой компании в несколько сотен человек, которые работают удаленно или в разных офисах, больше подойдут автоматизированные системы, которые собирают данные, анализируют их и формируют отчеты. К тому же они работают на безопасность организации. У руководства появляется возможность видеть “передовиков” офиса и поощрять их, чтобы мотивировать весь персонал. Такие системы помогают найти:

  • нарушителей распорядка, которые часто опаздывают или уходят раньше, много времени тратят на перекуры и обеденный перерыв;
  • сотрудников, которые в течение дня читают новости и ленту соцсетей, переписываются с друзьями, играют в игры или решают личные задачи;
  • перегруженных работников, которые задерживаются на работе и которым грозит профессиональное выгорание;
  • сотрудников, которые недовольны рабочим местом и ищут новую работу.

Некоторые системы только собирают данные о сотрудниках, другие составляют отчеты для руководителя и разделит сотрудников на группы риска, которым нужно особое внимание. Система покажет, какие отделы тратят больше времени впустую, и это можно будет сравнить с их продуктивностью. При заказе системы вы можете определить “глубину контроля”: например, мониторить только время прихода и ухода сотрудника или также фиксацию того, чем занимался сотрудник на рабочем месте, — обычно для этого снимаются скриншоты экрана.

Как отказаться от контроля и не потерять эффективность

Многие компании вместо контроля за поведение сотрудников на работе ставят работникам трудовые задачи на месяц, квартал и год. Выполнение этих задач влияет на размер премии и стимулирует персонал самостоятельно следить за дисциплиной. Также это помогает взаимной мотивации сотрудников, ведь задачи одного человека связаны с задачами другого, а план отдела — один на всех.

Приятное следствие такого подхода: отношения руководства и сотрудников становятся более доверительными и прозрачными. Работники склонны честно обсуждать с прямыми руководителями свои задачи и сложности или достижения. Кроме того, вам не нужно тратить ресурс на внедрение систем контроля.

Для ведения кадрового учета, расчета зарплат, больничных, отпускных, других выплат и удержаний работайте в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Также в системе есть простой бухгалтерский и налоговый учет, отчетность, электронный документооборот, проверка контрагентов на благонадежность, управленческие отчеты и другие инструменты для бухгалтера и руководителя компании. Работайте в системе вместе с сотрудниками. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.


Нарушения по заработной плате

За ошибки в начислении и выплате зарплаты компании получают штрафы, а иногда — дисквалификацию и даже уголовные сроки для ответственных лиц. Расскажем, какие нарушения по заработной плате случаются чаще всего, какие за них грозят санкции и какие ошибки выявляет трудовая инспекция при проверках.

Увольнение в выходной день

Иногда день увольнения сотрудника выпадает на выходной день. Расскажем, как все оформить и провести все необходимые по закону процедуры: расчет, выдачу трудовой книжки и справок.

Положен ли выходной родителям первоклассников 1 сентября

Летом 2023 года в Госдуме снова рассматривают возможность сделать выходным днем 1 сентября. Это решило бы проблему многих родителей, которые хотят проводить ребенка в школу. Но пока 1 сентября не относится к государственным праздникам, у работодателей есть другие способы освободить сотрудников от работы. Расскажем, как это оформить.

Расчетный листок по заработной плате: заявление, начисления, образец, журнал, вычеты, рассылка, выдача

Работодатель обязан отправлять сотруднику сведения обо всех выплатах и удержаниях за рабочий месяц. Расскажем, как оформлять расчетный листок и направлять работникам.

Неустойка по алиментам

За долги по алиментам можно взыскать неустойку, которая иногда даже превышает размер самого долга. Должник платит за каждый день задержки платежа. Расскажем, как рассчитывать неустойку, можно ли ее сократить и в каком порядке ее взыскивают.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте