Управленческий учет помогает руководителю контролировать и решать проблемы, накопившиеся в организации. Чтобы организовать управленческий учет, нужно понимать его задачи и знать, как они выполняются.
Цель управленческого учета — показать реальную картину происходящего в компании, чтобы принимать правильные решения. Бизнес не стоит на месте, он постоянно развивается и изменяется, поэтому учет непрерывно собирает, обрабатывает и анализирует информацию. Рассмотрим задачи учета и узнаем, чем их выполнение поможет бизнесмену Ивану — владельцу пекарни.
Задача № 1 — Сбор и отражение реальных данных
Управленческий учет не регламентируется законом, и показывать его данные вы никому не должны. При этом управленческий учет отличается от бухгалтерского. Бухгалтерская отчетность не всегда отражает реальную картину, а в ваших интересах получить правдивую и полную информацию.
Например, цены по накладным. Иван заключил сделку о поставке булочек на особых условиях, при этом цена в договоре не соответствует действительности. В управленческом учете ему нужно отразить настоящую прибыль от сделки и расходы на нее.
Еще у Ивана на балансе 4 месяца висит дебиторская задолженность от клиента, который никогда ее не отдаст. А кредиторскую задолженность Иван договорился возмещать, оплачивая транспортные и отгрузочные расходы. Любая такая запись меняет соотношение собственных и заемных средств и не дает оценить реальность по данным бухгалтерии.
Задача № 2 — Анализ и оптимизация доходов и расходов
Управленческий учет помогает следить за тем, откуда появляются и куда уходят деньги. Обращайте внимание на организацию в целом и на отделы, на прибыль от продаж и на прибыль от каждого товара.
Коррекция себестоимости. Планирование расходов оптимизирует себестоимость и выявляет затраты, мешающие производству. Иван думает, что все отлично, если производственный план на месяц выполняется. Он не обращает внимания на то, что поставки не налажены и производство то простаивает, то работает круглосуточно, увеличивая себестоимость.
Нормирование производства тоже помогает скорректировать себестоимость. Иван купил новую печку, которая печет пирожки в два раза быстрее старой, а поменять норматив производства и реализации забыл. Поэтому пирожков продается столько же, а пекарь поправился на 10 килограмм.
Выбор клиентов. Вы увидите, сколько ресурсов и времени потребовал клиент, и какой доход он принес. На основе этого решайте, стоит ли продолжать сотрудничать или пора искать новых покупателей.
Недавно пекарней Ивана заинтересовался известный клиент, который почему-то хочет покупать пирожки почти по себестоимости. Конечно, Иван не согласился. Но вы не спешите отказываться от убыточного известного заказчика. Подумайте, за его счет вы получите отличный пиар и привлечете больше покупателей. Рассмотрите плюсы и минусы разных вариантов.
Ассортимент и цены. Чтобы узнать, какие продукты выгодны, а какие убыточны, учитывайте расходы по отдельным товарам. Так вы скорректируете ассортимент и цены и сможете увеличить прибыль.
Иван заметил, что пирожки с капустой раскупают в первый час, поэтому он увеличил цену в два раза. Почему-то почти все его клиенты ушли в пекарню за углом, а пирожками теперь лакомятся бездомные собаки. Учет подскажет оптимальную цену, соответствующую вашим ожиданиям и возможностям заказчика.
Задача № 3 — Систематизация данных и составление отчетов
Управленческий учет дает руководителям информацию для принятия решений. Для этого формируются отчеты. Форма ведения свободная, поэтому учет можно вести как удобно и нужно вам. Период составления любой: каждый день, раз в неделю или даже раз в год.
Ивану нужно определиться со списком нужных отчетов. Базовый состав отчетности включает:
- отчет о движении денежных средств;
- отчет о прибылях и убытках;
- прогнозный баланс.
Остальные формы зависят от характера деятельности компании. Иван решил составлять отчеты о продажах, запасах сырья и готовой продукции, об исполнении производственного плана и о сравнении фактической себестоимости с плановой.
Вводите ключевые показатели эффективности, чтобы контролировать развитие организации и мотивировать сотрудников. Например, для отдела продаж устанавливают норму реализации, при превышении которой выдают премии. Иван введет такие показатели для магазина пекарни: средний чек, число покупателей за день, выручка на одного сотрудника.
Задача № 4 — Планирование бюджета
Предприниматель принимает верное решение, только когда знает, какие доходы и расходы запланированы. Денежные потоки нестабильны и даже в течение месяца могут сильно изменяться. Оперативное управление финансами решит эту проблему. Основной инструмент для этого — платежный календарь с графиком платежей и поступлений на ближайший период.
Недавно на Ивана свалился кассовый разрыв. Он купил себе новую печку, поэтому ему не хватило денег на оплату муки и масла для производства, и теперь оно простаивает. Если бы он вел платежный календарь, то знал бы, что деньги от покупателя придут только через неделю, а поставщику платить уже через два дня и лучше пока подождать с покупкой печи.
Начав вести платежный календарь и планировать доходы и расходы, вы не повторите ошибок Ивана, потому что будете знать, сколько денег в запасе, и примете меры. Планируйте финансы наглядно и заранее, чтобы успешно управлять компанией.
Задача № 5 — следить, анализировать и исправлять отклонения показателей от запланированных значений
Выполнение плана нужно контролировать. Для простой аналитики достаточно сопоставить запланированные значения с фактическими. Если отклонение существенно (границы определяйте самостоятельно), внесите корректировки на будущее.
Появление отклонений говорит о проблеме. На основе отклонений принимаются управленческие решения, но для этого нужен более детальный анализ. Факторный анализ поможет понять, что повлияло на сокращение прибыли и правильно среагировать.
У Ивана в этом месяце упала прибыль от продаж, поэтому он поднял цены. Такое решение может быть неверным, потому что причины снижения прибыли неизвестны. На это могли повлиять и рост себестоимости, и снижение объема продаж, и рост коммерческих расходов. На самом деле у Ивана упали объемы продаж, потому что половина покупателей поддалась моде на ЗОЖ и решила перестать есть булочки. Поднятием цен такую проблему не решить, лучше бы он сделал скидки, чтобы клиенты призадумались, нужна ли им эта диета.
Реализация задач управленческого учета
Комплексное выполнение задач накапливает информационную базу, которая дает эффективно управлять компанией. Если выполнять задачи выборочно или безответственно, система не будет эффективна. Для полноценной реализации задач наладьте систему ведения учета.
Наймите специалиста, который разработает стратегию развития, будет планировать и контролировать бюджет, готовить для вас информацию и отчеты, проводить анализ и мониторинг. Такой сотрудник потребует большого оклада и реорганизации учетной системы.
Ведите таблицы сами. Некоторые предприниматели справляются с ведением управленческого учета в таблицах Эксель. Дело это непростое, к тому же таблицы удобны только при маленьких объемах бизнеса. Появление нескольких подразделений и большого числа заказов приведет к росту числа таблиц и появлению огромных формул.
Используйте электронные сервисы. Для ведения учета разработаны специальные программы, помогающие вести учет с экономией времени и денег.
Контур.Бухгалтерия - сервис для бухучета, зарплаты и отчетности, но он умеет строить шесть управленческий отчетов для контроля продаж, долгов и поступлений, себестоимости продукции и сверок с контрагентами. Протестируйте сервис бесплатно в течение двух недель.