В бизнесе есть разные виды учета: налоговый и бухгалтерский ведет бухгалтер для государства, а финансовый учет руководитель ведет для себя, чтобы управлять деньгами. Расскажем о трех базовых финансовых отчетах, которые помогают принимать решения и быть в курсе состояния бизнеса.
Зачем вести финансовый учет
Предприниматель всегда перегружен делами, поэтому управленческий учет часто ведет от случая к случаю, забывает учитывать расходы и доходы и классифицировать прибыли и затраты. Это грозит кассовыми разрывом, когда в компании нет свободных денег для важных платежей, а еще у руководителя не складывается ясного понимания, что происходит с его бизнесом, он полагается на чутье, и это может привести к критическим ошибкам.
Финансовый учет избавляет от неприятностей вроде просроченных платежей, помогает трезво видеть убыточные и доходные части бизнеса и грамотно распределять прибыль. Вы знаете, когда можно вывести деньги из бизнеса или взять очередной кредит. Такой учет важен даже на старте работы, потому что в маленькой компании его проще наладить и приобрести ценную привычку анализировать отчеты и считать деньги. По мере роста бизнеса финансовые отчеты усложняются, а ваш навык следить за деньгами становится более продвинутым.
Первый отчет. Движение денежных средств, или ДДС

Этот отчет помогает следить за количеством денег на счете, избегать кассовых разрывов, налоговых штрафов и вовремя выплачивать зарплату. Он показывает изменения на счетах за период: какая сумма была в бизнесе на начало недели или месяца, какие за это время были поступления и откуда, какие платежи вы совершили и за что, какая сумма осталась на счете в конце периода.
В отчет вносят каждую операцию и ее назначение — все приходы и расходы. Обязательно разделяют платежи по категориям, например, доход от продаж по каждому проекту, выплата зарплаты, коммуналка и текущие расходы, налоги и так далее.
Например, кофейня покупает оборудование, регулярно закупает воду, зерно, молоко, стаканы, платит баристе, за клининг и аренду. Если у кофейни несколько точек продаж, это тоже учитывают в отчете. Даже у небольшой кофейни может быть сотни платежей в месяц, и каждая операция меняет ситуацию. ДДС помогает увидеть, что денег в бизнесе остается мало, и нужны дополнительные вливания. Или, наоборот, приток достаточный, чтобы расширять бизнес или выводить деньги для нужд предпринимателя.
Пример ДДС
Деньги на начало месяца |
70 000 руб. |
|
1 августа |
Закуп зерна |
-15 000 руб. |
1 августа |
Оплаты клиентов |
16 000 руб. |
2 августа |
Аванс сотрудникам |
- 40 000 руб. |
2 августа |
Оплаты клиентов |
15 000 руб. |
3 августа |
Оплаты клиентов |
17 000 руб. |
4 августа |
Аренда |
- 30 000 руб. |
4 августа |
Оплаты клиентов |
14 000 руб. |
5 августа |
Оплаты клиентов |
15 000 руб. |
5 августа |
Оплата за клининг |
-10 000 руб. |
Деньги на конец периода |
52 000 руб. |
В сети вы найдете варианты таблиц для отчета ДДС с готовыми формулами, более детальной проработкой и возможностью классифицировать платежи. Подберите подходящую для вашего бизнеса таблицу или перенастройте ее под ваши нужды и особенности.
Второй отчет. О прибылях и убытках (ОПУ), или О финансовых результатах
Также показывает состояние бизнеса за период — неделю, месяц, год. В этом отчете вы отмечаете, какую прибыль вы получили, какие траты сделали и какие товары или услуги продали. Отчет можно строить и на будущее, включая в него плановые прибыли и платежи Если траты больше прибыли, то в отчете вместо прибыли будет стоять убыток. Отчет помогает понять, что происходит с деньгами, куда компания их тратит и можно ли сэкономить.
Например, кофейня работает каждый день, выручка растет, клиентов приходит все больше, каждую неделю закупают все больше стаканчиков, но в итоге денег не становится больше. Владелец кофейни составил ОПУ и увидел, что большая часть денег уходит на закупку зерна. Он нашел более выгодную поставку той же марки кофе и так увеличил чистую прибыль.
Также отчет помогает проанализировать долги: вы видите собственные обязательства и ваших должников. Если вам должны больше — дела идут неплохо, если наоборот — нужно задуматься.
Отчет о прибылях и убытках рассматривают в связке с отчетом о движении денег. Так вы понимаете, сколько у вас денег на счетах и справляетесь ли вы со своими обязательствами.
Пример ОПУ
Выручка |
450 000 руб. |
Себестоимость |
300 000 руб. |
Прибыль до расчета налога |
150 000 руб. |
Сумма налога |
22 500 руб. |
Чистая прибыль |
127 500 руб. |
Третий отчет. Баланс
Баланс помогает увидеть бизнес целиком, взвесить все детали. Этот отчет - “фотография бизнеса”, он показывает состояние дел на выбранную дату: активы компании и ее пассивы. Благодаря ему вы видите, где “заморожены” деньги, богатеет компания или наоборот.
Хозяин кофейни хочет повесить новую рекламную вывеску по выгодной акции, он смотрит в баланс и видит, что деньги вложены в оборудование и зерно — авансом оплачена крупная партия. Это значит, взять деньги из бизнеса не получится, придется взять займ или небольшой кредит в банке.
Как и в бухгалтерском балансе активы должны равняться пассивам: активы — это сырье, материалы и оборудование, запасы товара, пассивы — вложения в уставный капитал, кредиты, займы, нераспределенная прибыль. Чем легче высвободить деньги, тем выше ликвидность актива: например, из оборудования или вывески взять деньги сложно, а вот со счета в банке — легко. У пассивов тоже есть своя срочность: кредит вы должны гасить ежемесячно, а некоторые займы могут быть с компанией очень долго. С помощью баланса вы видите, откуда можно взять деньги, как поработать со срочностью и ликвидностью.
Пример баланса
Активы |
150 000 руб. |
Пассивы |
150 000 руб. |
Касса |
25 000 руб. |
Долг по кредиту |
105 000 руб. |
Кофе в зернах |
40 000 руб. |
Собственный капитал |
20 000 руб. |
Стаканчики |
10 000 руб. |
Нераспределенная прибыль |
25 000 руб. |
Оборудование |
75 000 руб |
Как начать финансовый учет
Самостоятельно в таблицах. Вы можете найти таблицы со всеми формулами для каждого из этих отчетов в сети и внести дополнительные подробности под ваши нужды и особенности. Это бесплатно, но таблицы придется вести самостоятельно и регулярно находить для этого время.
В бухгалтерском сервисе. Можно совместить необходимое с полезным и выбрать бухгалтерский сервис, где ваш бухгалтер сможет вести учет, начислять зарплату, платить налоги и сдавать отчетность, а вы будете получать управленческие отчеты и проводить финансовый анализ. Такие возможности есть в Контур.Бухгалтерии. Плюсы системы: вам не нужно специально вносить туда данные, управленческие отчеты строятся по сведениям для бухучета.
В специализированном сервисе. Если у вас уже есть любимая система для бухучета, можно найти специальный сервис для управленческого и финансового учета, который будет строить отчеты для руководителя. Придется настроить отправку данных из банка или бухотчетов, чтобы сервис формировал для вас управленческие отчеты.
Работайте в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия: простой учет, зарплата, отчетность и управленческие отчеты для руководителя. Первые две недели бесплатны для новых пользователей. Протестируйте сервис и получите первые отчеты в ближайшее время.