У предпринимателя не всегда есть время считать деньги собственного бизнеса, хотя это — залог успеха. Если дела идут в гору, можно временно не думать об этом. Но если продажи стоят, сотрудники не справляются с планом, а государство создает новые правила и повышает налоги, приходится вводить управленческий учет. Расскажем, что это и как наладить процесс, чтобы не тратить много времени.
Что такое управленческий учет
Управленческий учет — это налаженная система сбора данных о работе бизнеса. Она “подтягивает” информацию о затратах, продажах, оплатах, долгах и преобразует эти сведения в финансовые отчеты, которые и нужны предпринимателю.
Например, отчет о себестоимости и прибыльности продукции помогает понять, какие товары приносят больше всего дохода, а какие дают убыток. Или отчет о долгах — ваших и контрагентов, чтобы было ясно, сколько чужих денег вращается у вас на счетах и сколько вы еще не получили от клиентов.
С помощью управленческого учета предприниматель в любой момент может знать, в каком состоянии финансы компании, как снизить расходы, какие направления выгоднее развивать, когда можно вывести деньги или, наоборот, брать займ или кредит, чтобы бизнес работал.
Можно ли обойтись бухгалтерским учетом
Бухучет тоже собирает данные о работе предприятия и строит отчеты. Но эти отчеты составлены для налоговой, фондов или Росстата, они не помогут руководителю бизнеса разобраться в финансовом состоянии предприятия. Да и сам бухгалтер занят подготовкой отчетности для государства, ему некогда готовить управленческие отчеты для своего руководителя, чтобы помочь ему заработать больше денег.
Если у вас небольшой бизнес и нагрузка на бухгалтера пока невелика, вы можете договориться с ним о подготовке отдельных финансовых и управленческих отчетов. Но не все бухгалтеры разбираются в этом вопросе.
Какие конкретные вопросы решает управленческий учет
Показывает выгоду. Скажем, вы оказываете разные услуги или продаете несколько видов товаров. Каждое направление требует расходов и приносит некоторый доход. Бухгалтерский учет не покажет, какое направление прибыльное, а какое лучше закрыть. А управленческий учет поможет вовремя остановить неприбыльный проект или вложить больше денег в хорошо работающий филиал.
Помогает планировать. С помощью финансовых отчетов вы понимаете, какие предстоят расходы и доходы, когда поступят деньги на счет. Вы избегаете кассового разрыва, когда пора платить по счетам или выдавать зарплату сотрудникам, а денег на это прямо сейчас нет. Вы знаете, когда можно вывести деньги из бизнеса и поехать в путешествие, когда появятся деньги для инвестиций в прибыльный проект.
Дает контроль над долгами. Не всегда деньги, которые лежат на счетах, принадлежат бизнесу. Обычно часть из них должны вы, но и вам должны — а значит, можно ждать новых поступлений. Управленческий учет помогает контролировать эту сферу. Вы всегда знаете, каков размер долгов клиентов и когда они их выплатят, а еще сколько денег придется отдать контрагентам. Это тоже помогает видеть реальное состояние бизнеса.
Как выстроить управленческий учет
Многое зависит от размеров вашего бизнеса и числа проектов внутри бизнеса. Крупные компании нанимают целый финансовый отдел, бизнес-аналитиков и экономистов, обучают и тренируют их. У малого бизнеса с его бурным и неконтролируемым ростом, бессистемным ведением налогового или бухгалтерского учета и нехваткой времени, знаний, кадров — особая ситуация.
Предприниматели сталкиваются с массой задач и вызовов, которые отнимают время и силы. Многие ведут дела с удовольствием и явным драйвом, но опираются при этом на внутренние ощущения и количество денег на счетах. Мало у кого хватает терпения и времени работать с цифрами и аналитикой, брать на себя финансовую рутину, таблицы и формулы. Но работа без опоры на безжалостные финансовые показатели дает обманчивое впечатление успеха и приводит к опасным последствиям. Поэтому лучше следить за цифрами.
Самостоятельный учет. Большинство начинающих предпринимателей ведут учет в Гугл-таблицах или Excel. На нескольких вкладках собирают разные отчеты. В Интернете легко найти инструкции и формулы для расчета прибыльности и себестоимости. Для контроля долгов нужно просто аккуратно заносить ваши и клиентские долги в таблицы и отмечать даты возвращения долгов. Для небольшого бизнеса этого хватает. Сложности начинаются с появлением новых точек продаж, направлений бизнеса, ростом числа платежей и контрагентов.
Управленческий учет в бухгалтерском сервисе. Современные программы и сервисы для предпринимателей (например, Контур.Бухгалтерия) помогают не только вести налоговый или бухгалтерский учет, платить зарплату, налоги и сдавать отчеты, но и строят управленческие отчеты. У них есть все данные для обработки, интеграция с интернет-банками позволяет получать информацию о поступлениях и списаниях, так что предоставить несколько отчетов руководителю — не проблема. При выборе бухгалтерского сервиса узнавайте, умеет ли он строить финансовые и управленческие отчеты.
Специализированные сервисы для управленческого учета. Если у вас уже есть любимая бухгалтерская программа, а строить управленческие отчеты нужно, ищите для этого отдельный сервис. Он поможет автоматизировать сбор данных о движении средств и будет готовить набор отчетов для руководителя.
Какие управленческие отчеты строит Контур.Бухгалтерия
Контур.Бухгалтерия — сервис для бухучета, зарплаты, отчетности и финансового контроля. Он помогает выполнять все требования государства, а еще управлять деньгами и принимать стратегические решения. Большинство рутинных задач автоматизированы, так что руководитель и бухгалтер экономят время при работе. В сервисе могут одновременно работать несколько сотрудников на разных уровнях доступа: бухгалтер ведет учет, менеджеры вводят документы и выставляют счета, а директор следит за финансами и все контролирует.
Бухгалтерия строит семь управленческих отчетов:
- контроль за поступлениями и продажами;
- сверка с контрагентами по оплатам и долгам;
- оценка себестоимости и прибыльности товаров и услуг;
- ведение учета отдельно по каждому проекту в бизнесе, чтобы понимать прибыльность направления и затраты на него;
- сумма выручки и объем продаж по всем проданным товарам, услугам или продукции;
- остатки товаров и материалов на любую заданную дату;
- финансовый анализ, который показывает угрозу банкротства, вероятность выездных проверок налоговой и фондов и дает рекомендации по улучшению работы организации.
Начните строить отчеты и посмотрите, подходит ли вам сервис. Первые 14 дней работы в сервисе бесплатны для всех новых пользователей.
