События 2020 вынудили компании перевести сотрудников всех уровней на удаленную работу. Экстремальная ситуация сразу же показала сильные и слабые места в организации бизнесов. Спустя полгода после начала карантина мы можем оценить плюсы и подводные камни удаленной работы.
Не вся удаленка одинаково полезна
Дистанционная работа показала, что часть сотрудников вполне может работать из дома даже после окончания карантина. Кого можно оставить работать в режиме home-office? Прежде всего это службы, которым для работы нужен телефон и компьютер, от которых не требуется личное присутствие в офисе.
Бухгалтерия. Большинство операций и проводок делается в бухгалтерских программах, даже первичные документы можно переводить в электронный формат и загружать в облачные сервисы или пересылать по почте. Есть еще кассир, который принимает и выдает наличку, но и в этом случае можно организовать работу так, чтобы наличные средства вносить через банк, а деньги перечислять на карты.
Кадровая служба. Кадровый учет, оформление отпусков, прием и увольнение сотрудников можно оформлять дистанционно. Оригиналы заявлений работников принимать по почте или передавать курьером. С учетом введения электронных трудовых книжек даже эту часть работы кадровика легко вести удаленно. Собеседования с кандидатами можно проводить по скайпу, приглашая в офис уже на финальное собеседование с руководителем.
Отдел маркетинга и рекламы тоже может работать большей частью удаленно. Аналитика, работа с сайтом, рассылками, соцсетями, коммуникация с подрядчиками вполне может осуществляться из дома.
Контакт-центр, служба техподдержки прекрасно справятся с обязанностями, работая из любого города, если организовать доступ к CRM и другим системам, обеспечивающим работу бизнеса.
Секретариат и административно-хозяйственный отдел тоже работает иначе после перевода части штата на удаленку. Теперь задача секретаря маршрутизировать не приходящих посетителей, а входящие звонки, корреспонденцию.
Опыт карантина показал: компании, которые уже выводили ряд процессов на аутсорсинг или некоторым сотрудникам разрешали 1-2 дня в неделю работать из дома, быстрее адаптировались к новым реалиям. Вывод очевиден: удаленные рабочие места, вынужденно организованные во время карантина, никуда не денутся и возможно их станет еще больше. По крайней мере ряд банков и страховых компаний уже анонсировали вывод части штата за пределы офисов.
Плюсы удаленки
- Снижаются затраты на офис и на обеспечение работы сотрудников. Вы экономите на аренде, больше не нужно закупать канцтовары, чай, кофе, фрукты, можно сэкономить на телекоммуникационных и коммунальных услугах.
- Часто возрастает производительность сотрудников, так как им не нужно тратить время на дорогу, не нужно отпрашиваться, чтобы уйти по своим делам, они могут строить рабочий день оптимальным для себя образом.
- Эффект карантина: люди меньше болеют, так как не контактируют друг с другом, не передвигаются в общественном транспорте и в целом больше времени могут уделять себе и семье — это сказывается на эффективности работы.
Подводные камни и риски удаленки
У дистанционной работы есть и свои издержки и минусы. К чему надо быть готовыми?
Расходы на организацию удаленной работы. Придется предоставить сотруднику оборудование или назначить компенсацию за его использование. В Трудовом кодексе РФ есть статья 188, регламентирующая возмещение расходов при использовании личного имущества работников, поэтому ваши сотрудники, которые вынуждены работать дома за своими компьютерами и пользоваться своими принтерами вправе потребовать доплаты за амортизацию имущества. Размер компенсации можно прописать в трудовом договоре.
Еще одна статья расходов — это затраты на программное обеспечение или на работу IT-специалистов. Лицензия на использование CRM-систем, сервисов управления проектами, облачных сервисов тоже стоит денег. Но все познается в сравнении: из-за пандемии требования к оснащению офиса со стороны Роспотребнадзора возросли на порядок. Придется закупить тепловизоры, дистанционные термометры, санитайзеры, организовать регулярную дезинфекцию. Если сравнить затраты на обеспечение оборудование и ПО сотрудников и затраты на офис, то сравнение будет в пользу удаленных рабочих мест.
Косвенные убытки. Когда компания принимает решение переводить часть сотрудников на удаленную работу, часть расходов может пойти на оплату аренды или неустойки за неиспользованные офисные площади. Кроме того, из-за оптимизации оргструктуры часть сотрудников придется сократить и выплатить им положенные при сокращении пособия. Но эта статья расходов не касается бизнесов, которые сразу в своей модели предусмотрели найм удаленных сотрудников.
Тайм-менеджмент и контроль. Считать ли этот аспект минусом? Или все-таки новым вызовом, который позволит еще раз сделать аудит бизнес-процессов, наладить коммуникацию?
При переходе на удаленку бизнесу важно переориентироваться от оценки результатов сотрудника за фактически отработанное время на оценку реальных результатов. Особенно тяжело будет перестроиться компаниям, в которых принят авторитарный стиль руководства и где считают, что за работником нужен постоянный контроль: установка видеокамер или регулярные скриншоты экранов компьютера сотрудника. Такие руководители уверены, что люди работать не любят и не хотят, поэтому без постоянного жесткого контроля сразу все расслабятся и будут саботировать задачи.
Но исследования показывают: чем больше свободы действия и уважения к персоналу, тем адекватнее отклик работника.
Если компания оценивает работу персонала не по фактически отсиженному времени, а по количеству выполненных задач, ей легче будет отпустить людей в удаленное плавание.
Стоит пересмотреть KPI и отслеживать их выполнение. Какие показатели могут быть важными? Например, скорость ответа на сообщение и запрос, количество звонков, писем, встреч, соблюдение сроков по выполнению задач, качество выполнения задач и другие.
Напомним, что учет рабочего времени на удаленной работе ведется так же, как и у офисного работника. Поэтому при организации удаленной работы следует сразу проговорить, в какое время сотрудник “приходит” на работу и должен быть на связи. А в какое время у него часы отдыха и беспокоить его не нужно.
Недостаток нерабочей коммуникации. Еще один аспект, который может быть и минусом, и плюсом. Работа в офисе — это постоянное присутствие в среде, где можно на других посмотреть и себя показать. Люди общаются не только по рабочим вопросам — есть неформальное общение за обедом, в курилке, в перерывах. Эти тончайшие социальные связи создают атмосферу, позволяют почувствовать себя причастным к большому делу, дают чувство защищенности. Хотя и не всем: есть и такие люди, которым офисные коммуникации только мешают.
Чтобы не допустить ситуации, когда один человек не знает, что делает его сосед по офису, при удаленной работе полезно проводить коллективные онлайн-встречи, регулярно выпускать дайджест новостей компании. Все это позволит синхронизировать работу разных отделов и специалистов.
Вести бухучет удаленно легко в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия. В систему можно пригласить коллег и дать им разные уровни доступа. В сервисе есть чат для общения и возможность ставить друг другу задачи. Ведите учет, начисляйте зарплату, сдавайте отчетность, получайте управленческие отчеты. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.