Управленческий учет помогает понять, получает компания прибыль или терпит убыток, как планировать платежи и закупки, когда можно вывести деньги из бизнеса. Расскажем на примерах о трех главных управленческих отчетах, которые помогут контролировать деньги в бизнесе.
Олег открыл кофейню, арендовал и оборудовал маленький зал в ТЦ, нанял баристу и сам тоже “встает к станку”, заказал регулярный клининг. Он закупает зерно, добавки к напиткам и одноразовую посуду, заказывает сладости в кондитерской у друга. Олег ведет три управленческих отчета:

- отчет о прибылях и убытках;
- отчет о движении денежных средств;
- управленческий баланс.
Отчет о прибылях и убытках (ОПУ)
Этот отчет помогает увидеть все доходы и расходы, которые возникли за отчетный период — неделю, месяц, год. Вы понимаете, какую получили прибыль и какие сделали траты, что продали и что купили. Деньги на счете в конце месяца не обязательно принадлежат вам: возможно, вы не оплатили все услуги или поставки за период, и отчет о прибылях и убытках помогает разобраться в этом.
Такой отчет можно “опрокидывать” в будущее, чтобы спланировать прибыли и убытки в ближайшие периоды. Он покажет потенциальную прибыль, расходную часть проекта, точку безубыточности. Так вы поймете, стоит ли запускать дело. Отчет о прибылях и убытках на несколько лет вперед — это финансовая модель вашего бизнеса.
Еще ОПУ помогает понять, где можно сэкономить. Например, кофейня работает, выручки все больше, бариста тратит стаканчики, как пули, но почему-то чистая прибыль почти не растет. Олег смотрит в ОПУ и видит, как много денег идет на покупку зерна. Тогда он закупает крупную партию с хорошей скидкой и надеется в следующем периоде получить больше прибыли.
Пример отчета о прибылях и убытках кофейни Олега за месяц:
Чистая прибыль | 29 750 |
Реализация | 120 000 |
Прибыль до налогообложения | 35 000 |
Налоги (УСН 15%) | 5 250 |
Всего расходы | 85 000 |
Закупки материалов | 30 000 |
Зерно | 10 000 |
Сиропы для напитков | 3 000 |
Молоко и сливки | 7 000 |
Посуда | 3 000 |
Пончики | 7 000 |
Оплата труда | 39 000 |
Зарплата | 30 000 |
Страховые взносы | 9 000 |
Текущие расходы | 13 000 |
Аренда + коммуналка | 7 000 |
Клининг | 2 000 |
Мобильная связь + интернет | 1 000 |
Реклама | 3 000 |
Банковский счет + эквайринг | 3 000 |
Видим, что Олег получил прибыль, хоть и небольшую. Но положительный финансовый результат еще не означает, что на счете хватит денег для выполнения всех обязательств. Например, Олег запланировал купить большую партию зерна со скидкой в следующем месяце. Чтобы понять, когда он сможет оплатить заказ, придется заглянуть в отчет о движении денежных средств.
Отчет о движении денежных средств (ДДС)
Этот отчет показывает, какой объем денег прошел через бизнес за период: вы видите сумму на начало периода, поступления и оплаты за период и остаток средств в конце периода. ДДС отражает не доходы или расходы, а конкретные операции по расчетному счету и кассе.
Отчет помогает вовремя платить по счетам, избегать кассовых разрывов — это ситуация, когда у вас в конкретный момент нет денег на налоги или зарплату, хотя отчет о прибылях и убытках показывает прибыль. А еще ДДС показывает, что в бизнесе осталось мало денег и нужен займ или кредит, или что денег так много, что пора бы задуматься о расширении дела или вывести средства и купить себе новую “Ауди”.
Отчет ДДС тоже можно строить на будущее. Он покажет, сколько денег потребуется, чтобы исключить кассовые разрывы, и когда проект окупится. ДДС, особенно при планировании будущих периодов, всегда рассматривают в комплексе с ОПУ.
Олег вносит в отчет все операции и их назначение, разделяет платежи по категориям: продажи, зарплата, налоги и так далее, а еще выделяет три зоны отчета:
- операционная часть — все операции по основной деятельности;
- инвестиционная часть — инвестиции в активы (новые точки продаж, оборудование) или доходы от продажи активов;
- финансовая часть — потоки по кредитам и займам.
Вот пример отчета о движении денежных средств Олега за пару дней:
Операционная деятельность | ||
Поступления — всего | 5 000 | 6 000 |
Каппучино
Раф Латте Американо Пончики |
2 000 1 000 1 000 200 800 |
2 000 1 500 1 000 500 1 000 |
Платежи — всего | 1 700 | 3 700 |
Аренда
Клининг Охрана Связь Зерна Молоко/сливки Пончики Стаканы Тарелки Салфетки Зарплата Страховые взносы Банк. обслуживание Бухгалтерский сервис Другое |
- - - 1 000 - 300 400 - - - - - - - - |
- 2 000 - - - 300 400 - - 1 000 - - - - - |
Инвестиционная деятельность | ||
Поступления, всего | - | - |
Продажа оборудования
Возврат ранее выданных займов |
- - |
- - |
Платежи, всего | - | - |
Покупка оборудования
Выдача займов |
- - |
- - |
Финансовая деятельность | ||
Поступления, всего | - | - |
Получение кредитов и займов
|
- | - |
Платежи, всего | - | - |
Возврат кредитов и займов
|
- | 5 000 |
Итого | ||
Остаток на начало периода
Сальдо от операционной д-ти Сальдо от инвестиционной д-ти Сальдо от финансовой д-ти Остаток на конец периода |
4 000 3 300 - - 7 300 |
7 300 2 300 - - 5 000 4 600 |
Управленческий баланс
Баланс можно назвать “фотографией бизнеса”: он показывает состояние на выбранную дату. В балансе вы видите активы и пассивы:
- активы — это сырье, оборудование, материалы, запасы товара, деньги в кассе и на счетах;
- пассивы — кредиты, займы, вложения в уставной капитал, начисленные налоги, нераспределенная прибыль.
Так можно понять, где “заморожены” деньги, откуда их можно высвободить. Например, Олег хочет повесить новую вывеску над своей кофейней, он заглядывает в баланс и видит вложение денег в крупную партию зерна. Значит взять деньги из бизнеса сейчас не получится, придется ждать или брать займ.
Управленческий баланс показывает, какой ваш собственный капитал в бизнесе. Для этого из активов вычитают пассивы, и эта сумма должна быть равна финансовому результату из ОПУ за тот же период. Если вы получили отрицательную сумму, это тревожный сигнал: в бизнесе не хватает денег на покрытие всех обязательств.
Вот пример управленческого баланса Олега:
Актив | 120 000 |
Оборудование
Остаток в кассе Остаток на расчетном счете Запасы материалов Авансы поставщикам |
105 000 5 000 2 000 8 000 - |
Пассив | 76 000 |
Долги поставщикам
Кредит Начисленные налоги Начисленная зарплата и взносы |
- 60 000 16 000 - |
Собственный капитал | 44 000 |
Управленческие отчеты можно строить самим в Excel — или работать в сервисе, который сам построит нужные отчеты автоматически на основе ваших данных. Веб-севис Контур.Бухгалтерия помогает легко вести учет, начислять зарплату, сдавать отчетность и получать управленческие отчеты, чтобы следить за деньгами в бизнесе. Первые две недели бесплатны для всех новых пользователей.