Финансовый или управленческий учет — это система отчетов о состоянии и результатах бизнеса. Отчеты показывают сведения о затратах, продажах, себестоимости, долгах, возможных кассовых разрывах и так далее.
С помощью управленческих отчетов вы знаете, в каком состоянии ваши финансы, как повысить доходы или уменьшить расходы, какие направления бизнеса убыточные, а в какие стоит вкладываться. И, конечно, когда можно вывести деньги, чтобы купить себе домик у моря, а когда нужно срочно искать займ или кредит, чтобы бизнес не встал.
Для всех этих целей приходится строить специальные управленческие отчеты — опираться на бухгалтерский учет не получится. Бухучет служит другим целям, а самому бухгалтеру важнее подготовить отчетность для государства, он не всегда умеет строить финансовые отчеты для директора.
Форма учета и инструменты зависят от масштабов бизнеса, ассортимента товаров и услуг и числа направлений в деле. Крупные компании могут позволить себе бизнес-аналитиков и финансовый отдел для управления финансами, но малый бизнес обычно старается сэкономить. Многие предприниматели вообще не считают деньги и ведут бизнес, опираясь на чутье и суммы в интернет-банке. Такой подход часто приводит к неприятным последствиям, когда обманчивое ощущение успеха рассеивается. Поэтому лучше следить за деньгами с первых дней работы.
При запуске бизнеса это отличный инструмент для контроля финансов. Пока обороты предприятия небольшие, ассортимент товаров и услуг умещается в памяти руководителя — справляться с заполнением таблиц будет не так сложно. Главное — не забывать об этом. Многие предприниматели жалуются на нехватку времени: из-за этого таблицы заполняются нерегулярно, и финансовые отчеты не всегда достоверны. Но если вы проявите волю, то есть три незаменимых отчета для руководителя:
В сети вы легко найдете шаблоны этих отчетов для разных типов бизнеса и сможете настроить их под себя. Мы приводим примеры таких отчетов в другой статье. Повторим, главное — регулярно заполнять их и анализировать.
Отчет о движении денежных средств. Этот отчет (ДДС) помогает контролировать сумму денег в бизнесе. Это важно, чтобы понимать, когда вы можете сделать очередную трату, не грозит ли вам кассовый разрыв и сможете ли вы вовремя заплатить налоги или зарплату. В отчете вы видите сумму на начало периода (неделя, месяц, квартал), поступления и платежи за период и сумму в конце периода.
Если вы ведете отчет с помощью таблиц, вносите в него каждую операцию, разделяйте платежи и поступления по категориям: например, зарплата, аренда, поступления от продаж мороженого, поступления от продаж пончиков.
Отчет о прибылях и убытках. Второй отчет (ОПУ) тоже показывает изменения в бизнесе за период. Вы видите прибыль, траты, проданные товары или услуги. ОПУ помогает контролировать деньги: откуда они приходят, куда уходят, на чем можно сэкономить. Также вы контролируете долги — ваши и партнеров. Этот отчет можно строить на будущее, тогда он становится бизнес-планом или финансовой стратегией бизнеса.
ОПУ оценивают в связке с отчетом о движении денежных средств, чтобы понимать, получает бизнес прибыль или терпит убыток и сколько реальных денег в вашем распоряжении.
Управленческий баланс. С помощью этого отчета вы смотрите на бизнес целиком, он похож на “фотографию” вашего дела в конкретный момент. С одной стороны отчета активы компании, с другой — пассивы. Активы — это запасы сырья, непроданные товары, оборудование и материалы. Пассивы — это кредиты, займы, вложения в уставный капитал, нераспределенная прибыль. Баланс помогает понять, куда “вморожены” деньги и откуда их можно в бизнесе изъять.
Программы и сервисы для бухучета часто оснащены блоком для финансового анализа и управленческого контроля. Если вы выбираете сервис для налогового или бухгалтерского учета, поинтересуйтесь, есть ли в нем управленческие отчеты. Тогда вы получите в придачу к необходимому бухгалтерскому набору еще один важный инструмент.
Плюс такого сервиса — в автоматизации отчетов, которые система строит по данным бухучета и банковской выписки. Вам не придется составлять таблицы и тратить на это время — просто регулярно анализируйте отчеты.
Например, бухгалтерский сервис для малого и среднего бизнеса Контур.Бухгалтерия строит семь отчетов для директора:
Если вы уже работаете в бухгалтерской системе без управленческого блока, можно выбрать отдельный сервис для финансового контроля и управленческого учета. Обычно сбор данных автоматизируется через интеграцию с вашим учетным сервисом и интернет-банком. Плюс специализированных программ в том, что отчеты можно настроить под себя, подключить несколько расчетных счетов, вести учет по направлениям и филиалам, строить аналитику, вводить категории доходов и расходов. Все это умеет, например, сервис для директоров небольших компаний Контур.Пульс.
Начните работать в Контур.Бухгалтерии или Контур.Пульсе бесплатно и проверьте, подходит ли вам сервис.
Бизнес требует регулярных выборов — от простых и рутинных до стратегических. Расскажем о методах принятия управленческих решений и практических инструментах, которые помогают руководителю.
Управленческий учет помогает понять, получает компания прибыль или терпит убыток, как планировать платежи и закупки, когда можно вывести деньги из бизнеса. Расскажем на примерах о трех главных управленческих отчетах, которые помогут контролировать деньги в бизнесе.