Альтернатива управленческому анализу в Excel

Начинающие предприниматели часто ведут финансовый учет в таблицах Excel — и это прекрасно. Таблицы помогают контролировать деньги в бизнесе, приучают к управленческой дисциплине. Минус один — такой метод учета требует много вашего внимания. Расскажем, как можно управлять деньгами, тратя на это минимум времени.

Для чего вести управленческий учет

Финансовый или управленческий учет — это система отчетов о состоянии и результатах бизнеса. Отчеты показывают сведения о затратах, продажах, себестоимости, долгах, возможных кассовых разрывах и так далее.

С помощью управленческих отчетов вы знаете, в каком состоянии ваши финансы, как повысить доходы или уменьшить расходы, какие направления бизнеса убыточные, а в какие стоит вкладываться. И, конечно, когда можно вывести деньги, чтобы купить себе домик у моря, а когда нужно срочно искать займ или кредит, чтобы бизнес не встал.

Для всех этих целей приходится строить специальные управленческие отчеты — опираться на бухгалтерский учет не получится. Бухучет служит другим целям, а самому бухгалтеру важнее подготовить отчетность для государства, он не всегда умеет строить финансовые отчеты для директора.

Как начать вести управленческий учет

Форма учета и инструменты зависят от масштабов бизнеса, ассортимента товаров и услуг и числа направлений в деле. Крупные компании могут позволить себе бизнес-аналитиков и финансовый отдел для управления финансами, но малый бизнес обычно старается сэкономить. Многие предприниматели вообще не считают деньги и ведут бизнес, опираясь на чутье и суммы в интернет-банке. Такой подход часто приводит к неприятным последствиям, когда обманчивое ощущение успеха рассеивается. Поэтому лучше следить за деньгами с первых дней работы.

Инструменты по ведению учета можно разделить на три группы: 

  • Excel или Google-таблицы — это бесплатно, но требует вашего личного времени для составления таблиц;
  • управленческие отчеты в бухгалтерской программе — вы платите за программу, в которой ведете учет и сдаете отчетность, бонусом она автоматически составляет для вас управленческие отчеты, а данные берет из бухучета;
  • специализированные сервисы для финансового и управленческого учета — вы покупаете специальный сервис, который строит удобные финансовые отчеты, связываете его со своей бухгалтерской системой и интернет-банком, чтобы он сам подтягивал данные.

1. Управленческие отчеты в Excel

При запуске бизнеса это отличный инструмент для контроля финансов. Пока обороты предприятия небольшие, ассортимент товаров и услуг умещается в памяти руководителя — справляться с заполнением таблиц будет не так сложно. Главное — не забывать об этом. Многие предприниматели жалуются на нехватку времени: из-за этого таблицы заполняются нерегулярно, и финансовые отчеты не всегда достоверны. Но если вы проявите волю, то есть три незаменимых отчета для руководителя:

  • отчет о движении денежных средств;
  • отчет о прибылях и убытках;
  • управленческий баланс.

В сети вы легко найдете шаблоны этих отчетов для разных типов бизнеса и сможете настроить их под себя. Мы приводим примеры таких отчетов в другой статье. Повторим, главное — регулярно заполнять их и анализировать. 

Отчет о движении денежных средств. Этот отчет (ДДС) помогает контролировать сумму денег в бизнесе. Это важно, чтобы понимать, когда вы можете сделать очередную трату, не грозит ли вам кассовый разрыв и сможете ли вы вовремя заплатить налоги или зарплату. В отчете вы видите сумму на начало периода (неделя, месяц, квартал), поступления и платежи за период и сумму в конце периода.

Если вы ведете отчет с помощью таблиц, вносите в него каждую операцию, разделяйте платежи и поступления по категориям: например, зарплата, аренда, поступления от продаж мороженого, поступления от продаж пончиков.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Отчет о прибылях и убытках. Второй отчет (ОПУ) тоже показывает изменения в бизнесе за период. Вы видите прибыль, траты, проданные товары или услуги. ОПУ помогает контролировать деньги: откуда они приходят, куда уходят, на чем можно сэкономить. Также вы контролируете долги — ваши и партнеров. Этот отчет можно строить на будущее, тогда он становится бизнес-планом или финансовой стратегией бизнеса.

ОПУ оценивают в связке с отчетом о движении денежных средств, чтобы понимать, получает бизнес прибыль или терпит убыток и сколько реальных денег в вашем распоряжении.

Управленческий баланс. С помощью этого отчета вы смотрите на бизнес целиком, он похож на “фотографию” вашего дела в конкретный момент. С одной стороны отчета активы компании, с другой — пассивы. Активы — это запасы сырья, непроданные товары, оборудование и материалы. Пассивы — это кредиты, займы, вложения в уставный капитал, нераспределенная прибыль. Баланс помогает понять, куда “вморожены” деньги и откуда их можно в бизнесе изъять. 

2. Управленческий учет в бухгалтерском сервисе

Программы и сервисы для бухучета часто оснащены блоком для финансового анализа и управленческого контроля. Если вы выбираете сервис для налогового или бухгалтерского учета, поинтересуйтесь, есть ли в нем управленческие отчеты. Тогда вы получите в придачу к необходимому бухгалтерскому набору еще один важный инструмент.

Плюс такого сервиса — в автоматизации отчетов, которые система строит по данным бухучета и банковской выписки. Вам не придется составлять таблицы и тратить на это время — просто регулярно анализируйте отчеты.

Альтернатива управленческому анализу в Excel

Например, бухгалтерский сервис для малого и среднего бизнеса Контур.Бухгалтерия строит семь отчетов для директора:

  • отдельный учет финансов по каждому проекту или направлению в бизнесе;
  • выручка и объем продаж по товарам, продукции или услугам;
  • отчет поступлений по категориям;
  • отчет о себестоимости товаров и прибыльности каждого вида товаров или услуг;
  • сверка с контрагентами по долгам и оплатам;
  • отчет об остатках товаров, сырья и материалов;
  • финансовый анализ — особый инструмент, который укажет на вероятность банкротства, выездных проверок, и даст рекомендации по улучшению сосояния бизнеса.

3. Специализированные сервисы для управленческого учета

Если вы уже работаете в бухгалтерской системе без управленческого блока, можно выбрать отдельный сервис для финансового контроля и управленческого учета. Обычно сбор данных автоматизируется через интеграцию с вашим учетным сервисом и интернет-банком. Плюс специализированных программ в том, что отчеты можно настроить под себя, подключить несколько расчетных счетов, вести учет по направлениям и филиалам, строить аналитику, вводить категории доходов и расходов. Все это умеет, например, сервис для директоров небольших компаний Контур.Пульс.

Начните работать в Контур.Бухгалтерии или Контур.Пульсе бесплатно и проверьте, подходит ли вам сервис.


Как получить банковскую выписку

Зачем нужна банковская выписка физлицу или бизнесу? Она помогает управлять финансами или может пригодиться при получении кредита. Расскажем, для чего используют этот документ, как его получить и можно ли это автоматизировать.

Как сформировать акт сверки в Контур.Бухгалтерии

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами помогает отслеживать долги и может стать важным документом в суде. В статье расскажем, на что обратить внимание при сверке и как автоматически составить акт в Контур.Бухгалтерии.

Расшифровка выписки по расчетам с налоговой

При сверке с налоговой мало выполнить регламент, нужно еще расшифровать документы и заявить о своем несогласии, если некоторые ваши платежи потерялись. Расскажем, какие документы получают при сверке налогоплательщики, как их расшифровать и что после сверки можно сделать.

Доверенность в ИФНС: образцы и примеры

В 2022 году можно применять несколько видов доверенностей для сдачи отчетности в налоговую. До 2023 года действует переходный период по доверенностям, но после этого правила уточнятся. Расскажем, как оформить доверенность и какие формы лучше выбрать для разных случаев.

Как закрыть ИП с долгами

ИП может отказаться от своего статуса и закрыть бизнес в любой момент, долги по налогам и взносам — не препятствие. Проблемы могут возникнуть из-за других вещей. Расскажем об этом в статье.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты