Чтобы считать деньги в бизнесе, недостаточно выписки с расчетного счета и ощущения, что все идет по плану. Для этого нужен финансовый, или управленческий учет. Расскажем, как и с помощью каких инструментов его вести.
Зачем нужен финансовый учет
Финансовый учет — это комплекс отчетов о результатах деятельности и текущем состоянии бизнеса. В эти отчеты собрана информация о продажах, затратах, себестоимости товаров или услуг, долгах, состоянии счета сейчас или даже в будущем.
Руководитель анализирует эти отчеты и понимает, в каком состоянии его финансы, как снизить издержки и увеличить доходы, какие направления бизнеса приносят доход и требуют расширения, а какие убыточные, и их можно закрыть. Также финансовые отчеты показывают, не грозит ли компании кассовый разрыв: возможно, пора платить налоги, а на счетах пусто, и тогда придется искать краткосрочный займ. С другой стороны, отчеты рассказывают, когда из бизнеса можно вывести деньги или выплатить сотрудникам премии.
Бухгалтерский учет тоже базируется на нескольких отчетах, но эти документы не подходят для управления и финансового контроля. И если в вашем штате есть бухгалтер, он не всегда умеет строить финансовые отчеты, его задача — подготовка бухгалтерских документов для контролирующих органов.
Как вести финансовый учет
Многое зависит от масштабов бизнеса. Если у вас одно направление и десяток ассортиментных позиций, поначалу хватит и Гугл-таблиц. Если бизнес крупнее — стоит задуматься о специальном сервисе для управленческого учета. У предпринимателей редко есть время, чтобы ежедневно переносить в таблицы итоги делового дня: они полагаются на чутье и объем поступлений на расчетный счет. Но этот подход часто доводит до проблем, когда становится ясно, что сумма на счете не равна чистой прибыли.
Поэтому стоит завести ценную привычку следить за деньгами компании с самого начала работы, тем более что для этого есть инструменты.
- Excel или Google-таблицы - бесплатный инструмент, но заполнять его должны вы сами. В сети есть много шаблонов таблиц для разных типов бизнеса. Найдите свой вариант и “доточите” его до нужного вам состояния. После этого придется хотя бы раз в неделю, а лучше — через день-другой вносить в таблицы данные о поступлениях и расходах, анализировать их и понимать, что происходит в бизнесе.
- Управленческие отчеты в бухгалтерской программе - встроенный инструмент в некоторых программах и сервисах для малого бизнеса (например, в Контур.Бухгалтерии). Плюс этого инструмента — автоматизация. Вы ведете учет, начисляете зарплату, загружаете банковскую выписку и отправляете в банк платежки, а система заносит эти данные не только в бухгалтерские отчеты, но и в управленческие. Вам остается только открыть вкладку с отчетами, посидеть над ними и разобраться, как идут дела у компании. Платить в этом случае приходится за сам бухгалтерский сервис, а финансовый учет достается вам бонусом.
- Специализированные сервисы для финансового и управленческого учета - отдельные программы, за которые вы уже платите целенаправленно. Они тоже автоматизированы: нужно только настроить интеграцию с интернет-банком и, возможно, бухгалтерским сервисом, чтобы система строила отчеты. Плюс таких решений — вариативность: вы можете настраивать отчеты под себя.
Три главных документа для финансового учета
В финансовом учете используют несколько документов, из них выделяют три главных:
- отчет о прибылях и убытках (ОПУ);
- отчет о движении денежных средств (ДДС);
- управленческий баланс.
Отчет о прибылях и убытках (или отчет о финансовых результатах) показывает доходы и расходы бизнеса за конкретный период — неделю, месяц, квартал. Вы видите полученную прибыль и совершенные траты, закупки и объем продаж, поэтому можете понимать, получила компания прибыль или несет убыток. На расчетном счете могут быть деньги, но они не всегда ваши, и ОПУ как раз помогает это понять.
Отчет о прибылях и убытках показывает, как можно снизить расходы. Например, книжный магазин продает все больше книг, тетрадей и открыток, но чистая прибыль почему-то не растет. Директор магазина смотрит в ОПУ и видит, что большие суммы идут на закупку скетчбуков. Он ищет более дешевый аналог и закупает сразу крупную партию, чтобы в следующем периоде прибыль была больше.
ОПУ можно строить на будущее, чтобы понимать прибыли и убытки в ближайшее время. С его помощью можно рассчитывать потенциальную прибыль, расходы, точку безубыточности. Такой опрокинутый в будущее отчет — это финансовая модель, она показывает, стоит ли запускать бизнес.
Положительный финансовый результат еще не гарантирует, что на расчетном счете будут деньги для выполнения обязательств: например, у вас могут быть покупатели-должники. Поэтому ОПУ всегда рассматривают в связке с отчетом о движении денежных средств.
Отчет о движении денежных средств отражает денежные потоки в бизнесе за период. В начале периода на счете и в кассе была сумма А, затем в течение периода были такие-то поступления и платежи, после чего на конец периода мы видим в бизнесе сумму Б. Этот отчет показывает только операции и объемы денег, которыми вы можете распоряжаться, а ваши ли это деньги или их предстоит отдать по обязательствам — покажет ОПУ.
ДДС помогает избежать кассовых разрывов. Это неприятная ситуация, когда пора платить зарплату или налоги, а у вас на расчетном счете нет денег даже на оплату мобильной связи. Тогда приходится срочно брать кредит или займ у самого себя, искать деньги и вводить их в бизнес. Такая ситуация не всегда сигнализирует об отчаянном положении, потому что в ближайшие дни на счет может поступить крупная сумма от покупателя, — и ДДС помогает все это просчитать и понимать реальную ситуацию. Поэтому стоит строить отчет ДДС с небольшим заходом в будущее: он покажет, сколько нужно денег, чтобы исключить кассовые разрывы.
С другой стороны ДДС в связке с ОПУ может показывать, что крупную сумму, которая скопилась на вашем счете, можно пустить на развитие бизнеса или выплатить дивиденды учредителям.
Платежи в ДДС разделяют по категориям: продажи, аренда, зарплата, поставки кофе и так далее. Также в этом отчете выделяют три части, которые анализируют по-отдельности:
- операционная часть — операции по основной деятельности, которая приносит прибыль бизнесу;
- инвестиционная часть — инвестиции в активы (оборудование, новые магазины) или доходы от продажи активов;
- финансовая часть — движение денег по кредитам и займам.
Управленческий баланс
Баланс напоминает “фотографию бизнеса”: он отражает состояние дел на конкретную дату.
- Активы баланса — это вложения, которые теоретически можно превратить в чистые деньги: сырье, оборудование, материалы, запасы товара, деньги в кассе и на счетах.
- Пассивы баланса — это ваши обязательства: займы и кредиты, начисленные налоги.
С помощью управленческого баланса можно понять, откуда можно достаточно легко высвободить деньги для срочных нужд. Например, директор книжного магазина хочет повесить новую яркую вывеску по акции от рекламного агентства, он смотрит в баланс и видит вложение денег в крупную партию скетчбуков, которые он закупил по выгодной цене. Тогда он делает небольшую скидку на скетчбуки и выставляет их на видное место, чтобы в течение месяца продать как можно больше и успеть купить вывеску по акции.
Когда вы разберетесь с азами главных управленческих отчетов, вам легче будет анализировать и перестраивать их для своего удобства. После этого вы найдете пользу в других финансовых отчетах. Веб-сервис для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия строит семь управленческих отчетов для руководителя и помогает оценивать себестоимость и прибыльность продуктов и услуг, вести финансовый учет по отдельным проектам в бизнесе, следить за долгами и так далее. В сервисе есть бухучет, зарплата, отчетность и другие инструменты для директора и бухгалтера. Первые две недели бесплатны для всех новичков.
