Как ИП принять на работу сотрудника в 2021 году

Приняв работника, предприниматель обязан в течение 3 дней оформить с ним трудовой договор и сделать запись в трудовой книжке, оформить кадровые документы. Затем встать на учет в Соцстрахе (ПФР ставит на учет сам, с помощью налоговой), вовремя платить зарплату и взносы. Если он нарушит нормы законода, ему грозит ответственность:

• административная ответственность — штраф до 50 000 рублей или приостановление деятельности до 90 дней;
• налоговая ответственность — штраф зависит  от тяжести нарушения;
• уголовная ответственность — штраф до 200 000 рублей или лишение свободы в срок до 2 лет.

Какой договор заключить

В зависимости от вида работ можно заключить трудовой или ГПХ.

Трудовой договор заключают, если работник выполняет работу по определенной должности (сторож, шофер, продавец). Этот договор регулируется Трудовым кодексом РФ. Работодатель вносит запись в трудовую книжку, платит отчисления на пенсионное, медицинское, социальное страхование. Работнику положена регулярная зарплата, отпускные, больничные и компенсации при увольнении.

Гражданский договор заключают, если работника наняли для выполнения определенной задачи (ремонт офиса). Договор регулируется гражданским кодексом. Запись в трудовую книжку не делается. При заключении ГПХ с ИП страховые взносы не платятся, так как предприниматель уже платит взносы “за себя”. Гарантии по этому договору — только те, о которых договорились работодатель и работник.

Поэтапное оформление работника

Для оформления работника нужны документы:

• трудовая книжка (если это трудовой договор);
• паспорт;
• СНИЛС;
• военный билет;
• диплом об образовании;
• свидетельства о рождении детей, если есть.

Трудовой договор оформляется так:

Шаг 1.  Попросите работника написать заявление о приеме на работу.

Шаг 2.  На основании статьи 57 ТК РФ оформите трудовой договор в 2 экземплярах. Первый экземпляр отдается сотруднику, второй — остается у вас.
В договоре обязательно должны быть:

• реквизиты организации;
• ФИО предпринимателя и работника;
• паспортные данные сотрудника;
• график работы;
• сведения о заработной плате и премиях;
• трудовые обязанности;
• дата заключения договора и подпись.

Шаг 3. Проведите для нового сотрудника вводный инструктаж, познакомьте компанией и локальными актами.

Шаг 4. Оформите приказ о приеме на работу.

Шаг 5. Заведите личную карточку для нового сотрудника.

Шаг 6. В течение недели со дня подписания трудового договора сделайте запись в трудовой книжке.

После приема первого сотрудника сообщите об этом в ФСС — в течение 30 календарных дней со дня подписания договора. Если вы не успеете этого сделать, то за 90 дней просрочки грозит штраф — 5000 рублей, а дольше — 10 000 рублей.

Для регистрации в Соцстрахе нужны:

• заявление;
• копия вашего паспорта;
• трудовые книжки сотрудников;
• ГПХ, если в них прописаны отчисления на травматизм.

Выплаты сотруднику и за сотрудника

Согласно статье 136 ТК РФ работодатель обязан каждые полмесяца выплачивать работнику зарплату. Сроки выплат прописаны в трудовом договоре. Если выплаты поступили несвоевременно, предпринимателю грозит административная или материальная ответственность.

Если сотрудник оформлен по трудовому договору, то он имеет право на ежегодный отпуск и больничные. Раз в месяц из заработной платы работника удерживается НДФЛ, который составляет 13%, и перечисляется в бюджет.

ИП перечисляет страховые взносы за сотрудников по трудовым договорам (но не по ГПХ). Взносы платят до 15 числа каждого месяца на реквизиты налоговой и ФСС.

Отчетность по сотруднику

С наймом работников у ИП увеличивается количество отчетов. Их придется сдавать в 3 инстанции.

Налоговая: 

• Раз в год сдавайте отчет о среднесписочной численности работников. Он предоставляется до 20 января — за предыдущий год.
• Справка 2-НДФЛ сдается раз в год до 1 апреля. В ней собрана информация о доходах и вычетах сотрудников.
• Справка 6-НДФЛ сдается каждый квартал до 1 числа следующего квартала. В ней — суммы подоходного налога, который работодатель рассчитал, удержал с зарплат работников и перечислил в бюджет.

Пенсионный фонд:

• Отчет по форме СЗВ-СТАЖ. Информация о страховом стаже сдается раз  в год по итогам года — до марта следующего года.
• Отчет по форме СЗВ-М сдают ежемесячно до 15 числа следующего месяца. В нем передаются сведения о работодателе и работниках.

Соцстрах: сдаем отчет по форме 4-ФСС один раз в квартал до 25 числа следующего квартала, если предприниматель платит взносы по несчастным случаям.

Передайте заботу о начислениях, налогах, взносах и отчетах в руки надежного бухгалтера. СКБ Контур найдет и проверит специалиста под вашу специфику и бюджет. Получайте бухгалтерские услуги под контролем Контура.