Отчетность — это способ рассказать государству о своей финансовой и хозяйственной деятельности. Грамотная и своевременная подготовка отчетов помогает не только избежать кары со стороны налоговой или фондов — отчетные документы могут стать базой для важных управленческих решений. Сегодня мы расскажем, как готовить и сдавать отчетность по организации.
Поговорим об ответственности. По закону именно директор организует хранение документов, подписывает важные бумаги, регистрирует ООО и несет ответственность за организацию бухучета и сдачу отчетности. Бухгалтер (или главный бухгалтер) тоже отвечает перед законом за разработку учетной политики предприятия, ведение бухучета, уплату налогов и взносов, своевременное предоставление достоверной отчетности. Если в штате нет бухгалтера, то полную ответственность несет руководитель компании — вплоть до административной и уголовной.
Какие отчеты необходимо готовить и когда их сдавать — зависит от налогового режима организации. ОСНО, упрощенка, патент или совмещение разных налоговых режимов требуют отчитываться перед налоговой, фондами и Росстатом разными документами. Мы перечисляли отчеты, которые должны сдавать организации на разных формах налогообложения в течение года. Теперь важно рассказать, какие правила следует соблюдать при подготовке отчетности.
Формирование первичной документации
Первичные документы — это основа бухучета и бухгалтерской отчетности. Они подтверждают факт хозяйственных операций. Первичный документ — счет, акт, накладная — это письменное доказательство того, что хозяйственная операция была реализована. Документ составляется в момент совершения операции или сразу после ее завершения. В первичных документах могут отражаться, например, такие операции:
- закупка сырья для производства;
- закупка оборудования и инструментов;
- траты на производственную деятельность;
- отгрузка и продажа продукции;
- движение производимой продукции.
Основные виды первичных документов — это счета-фактуры, платежные квитанции, платежные поручения, расходные накладные, акты выполненных работ, приходные и расходные ордера.
Первичный документ содержит сведения о хозяйственной операции. Некоторые бланки первичных документов причисляются к бланкам строгой отчетности. Основная цель первичного документа — подтверждение юридической силы реализованной хозоперации. Получается, первичка сохраняет информацию обо всех хозяйственных операциях предприятия. Она хранится для нужд организации и для предоставления контролирующим органам по требованию.
Закон требует, чтобы на первичных документах были проставлены все учрежденные реквизиты, иначе документ не имеет юридической силы:
- наименование формы;
- код формы;
- дата заведения документа;
- название организации — составителя документа;
- суть реализованной хозоперации и ее измерители (в денежном и натуральном виде);
- должность ответственного сотрудника, который следил за ходом операции и документировал процесс;
- подписи ответственных сотрудников с расшифровкой.
При желании организация может дополнить первичный документ другими данными. Документы составляются на унифицированных бланках, заполняются черными или синими чернилами, исправлять информацию можно только зачеркиванием ненужных данных и внесением верных, никакие подчистки не допускаются. Первичка может оформляться на бумажных или электронных носителях, закон допускает использовать в деятельности электронные первичные документы, но они должны быть заверены электронной цифровой подписью.
Учетные регистры организации и счета бухучета
Первичные документы накапливаются и распределяются по учетным регистрам. В них собрана информация обо всех хозяйственных операциях организации. Операции необходимо своевременно отражать на счетах бухучета — в соответствии с данными первички. В течение месяца нужно вносить суммы поступления и выбытия в денежном выражении в таблицы дебета и кредита.
К ведению счетов нужно относиться внимательно и фиксировать в них все операции по первичным документам, иначе контролирующие органы могут не признать часть расходов, что приведет к доначислению налогов.
Начисление зарплаты, взносов и налогов
Если у организации есть штат сотрудников, то важно оформлять в срок начисление зарплаты, а также документы по начислению НДФЛ с зарплаты и страховых взносов за работников.
Своевременный расчет налогов и их начисление — тоже важное мероприятие. Когда налоги начислены и отражены в учете (сумма налога отнесена в расходы организации), происходит их уплата.
Составление отчетности
При организации бухгалтерского и налогового учета важно убедиться, что все процессы происходят правильно: формируются грамотно составленные первичные документы, они накапливаются на регистрах учета, на этой базе составляется отчетность.
Перед самим мероприятием по составлению отчетности лучше провести инвентаризацию статей баланса, провести проверку записей на счетах и исправить выявленные ошибки. Закрыть счета и выявить финансовые результаты по основному и прочим видам деятельности, выявить чистую прибыль и провести реформацию баланса. А затем зафиксировать операции, которые были проведены уже после отчетного периода. Такая подготовительная работа поможет поддержать порядок в учете и избежать взысканий.
Многие организации ведут учет в бухгалтерских программах или онлайн-сервисах, где формирование отчетности, как правило, автоматизировано: система сама берет данные из нужных таблиц и документов, затем проставляет их в поля соответствующих форм отчетности. После чего документ остается только распечатать, подписать и отнести в контролирующий орган, либо поставить электронную подпись и отправить по назначению прямо из сервиса через интернет. Многие системы умеют осуществлять предварительную проверку отчетности, и тогда пользователь может быть уверен, что его отчет будет принят с первого раза. Если в организации обязателен аудит, отчетность подписывается только после аудиторского заключения.
Если же организация ведет учет “вручную”, то нужно особенное внимание, чтобы не допустить ошибок. Важно применять актуальные бланки отчетности, находить в сети образцы заполнения бланков и инструкции, которые помогут подготовить правильный отчет. При формировании отчета на бумажном носителе необходимо подготовить два экземпляра: один остается в налоговой (фонде, Росстате), другой с пометкой о принятии будет храниться в организации на случай проверок. При отправке отчета в электронном виде его также стоит распечатать, заверить подписью и печатью и хранить для предъявления при проверках.
И еще одно важное обстоятельство. Федеральный закон “О бухгалтерском учете” редактируется и обновляется почти ежегодно, а значит меняются требования к отчетности. Бухгалтеру нужно быть в курсе последних изменений законодательства, чтобы справиться с задачей по подготовке и сдаче отчетности. А соблюсти сроки сдачи расчетов и деклараций поможет бухгалтерский и налоговый календарь, который можно найти в любой крупной справочно-правовой системе.
