Любой владелец бизнеса понимает необходимость контролировать работу бухгалтера. При этом не всякий директор разбирается в тонкостях бухгалтерии. Но есть достаточно простые способы следить за финансовой безопасностью компании и за порядком в учете и отчетности. Мы перечислим их в этой статье.
Контроль над финансами компании
Ситуации злоупотребления бухгалтеров нередки. Чтобы уберечь предприятие от финансовых потерь, а бухгалтера — от соблазнов, соблюдайте следующие правила:
- Усложните процедуру снятия денег с расчетного счета, чтобы без подписи руководителя невозможно было сделать перевод. У бухгалтера может быть свой ключ для подписи, но у руководителя также должен быть свой ключ, недоступный бухгалтеру, которым директор заверяет подготовленный платеж.
- Перед подписанием платежки уделите ей несколько секунд, поймите, куда уйдут деньги. Не подписывайте платежные поручения не глядя, списком.
- Если в компании используется чековая книжка для снятия денег со счета, никогда не подписывайте пустые чеки. Изучайте заполненный чек точно так же, как платежку.
Контроль над уплатой налогов
Следите за уплатой налогов, чтобы избежать пеней, штрафов, ошибок в платежных документах и оставаться на хорошем счету у ФНС. Оптимизация налогов, правильное применение налоговых вычетов — тоже важные задачи бухгалтера, которые могут лучше выполняться при вашей поддержке.
- Обяжите бухгалтера предупреждать вас об уплате налога или авансового платежа за 2–3 недели до истечения срока уплаты. В этом случае вы будете в курсе платежа и успеете собрать средства для уплаты на расчетном счете.
- Спросите бухгалтера, как можно уменьшить сумму налога, все ли сделано для этого.
- Раз в год просите сделать сверку с налоговой и ознакомить вас с отчетом.
Контроль над отчетностью компании
Своевременная сдача отчетности — показатель того, что в бухучете компании царит порядок. Также это избавляет бизнес от штрафов и ненужного внимания налоговой.
- Поручите бухгалтеру составить календарь отчетности на текущий период и будьте в курсе необходимых отчетов.
- Подписывайте отчетность сами, даже если речь идет об электронном варианте. Это заставит бухгалтера серьезнее относиться к подготовке отчетности, а вы сможете видеть, сдаются ли необходимые расчеты и декларации в срок и какие из них впоследствии требуют сдачи уточненных отчетов.
Важно показать бухгалтеру, что вы внимательно следите за его работой и не допустите халатности и злоупотреблений. Задавайте вопросы по поводу оформления документов, сроков их подготовки, по поводу сумм в платежках. Разъясните бухгалтеру его ответственность за нарушения и ошибки, из-за которых бизнес несет убытки. В сложных случаях, когда руководителю не хватает компетенции для контроля бухгалтера, можно прибегнуть к услугам аудитора. Также рекомендуем почитать о методах, которые помогут оценить качество работы бухгалтера.