Как работает бухгалтер?

Как работает бухгалтер в штате компании?

У бухгалтера множество задач: он формирует первичные документы, следит за своевременной уплатой налогов и сдачей отчетов, начисляет зарплату, выдает справки, и это еще не все. От аккуратной и точной работы бухгалтера зависит финансовое благополучие организации, а ошибка учетного специалиста может дорого стоить компании: например, заблокированный расчетный счет, штрафы, административные и даже уголовные взыскания в адрес директора.

Поэтому если компания приглашает бухгалтера в штат, то очень важно создать подходящие условия для работы этого специалиста:

• Обеспечить бухгалтеру удобное рабочее место, где он сможет сосредоточиться над документами, предоставить современный компьютер и офисную технику.
• Оснастить компьютер подходящей бухгалтерской программой или оформить подписку на бухгалтерский веб-сервис, в котором будет удобно вести бухгалтерию именно вашего предприятия. При необходимости — наладить контакт с программистом и системным администратором, которые смогут приспособить программу к вашим нуждам, вовремя обновлять ее и отвечать на вопросы бухгалтера.
• Для оптимизации работы — обеспечить постоянную интернет-связь, работу с интернет-банком, доступ к актуальным законодательным актам, положениям и инструкциям.
• Желательно организовать подписку на периодические издания по бухгалтерии, чтобы вовремя узнавать о нововведениях и изменениях в формах документов.

Также важно однозначно распределить обязанности в коллективе, чтобы бухгалтер занимался своими прямыми задачами и не отвлекался на сторонние дела, которые могут взять на себя секретарь, менеджер или финансовый специалист.

Стоит позаботиться и об организации рабочего времени бухгалтера, чтобы самую плодотворную первую половину рабочего дня он тратил на оформление и проверку документов и не отвлекался на вопросы сотрудников или контрагентов.

Как работает бухгалтер на аутсорсе?

Бухгалтерские услуги давно перекочевали в интернет и пользуются большим спросом у малого и среднего бизнеса. Удаленная бухгалтерия позволяет предпринимателям экономить средства, но в то же время требует внимательного выбора специалиста или обслуживающей бухгалтерии.

Важно понимать, в каких условиях будет работать ваш удаленный бухгалтер. Его рабочее место также должно быть оснащено всей необходимой техникой. На компьютере должна быть установлена бухгалтерская программа или оформлен доступ в веб-сервис, который позволит автоматизировать работу и снять часть рутинных задач. Документы должны храниться упорядоченно, отчетность должна сдаваться привычным и удобным для бухгалтера образом, в оптимальном варианте — через интернет. Поинтересуйтесь, как ваш кандидат повышает квалификацию, откуда узнает о новшествах в налоговом и бухгалтерском учете, где берет актуальные формы документов.

С бухгалтером на аутсорсинге необходимо установить алгоритм общения и удобные каналы связи:

• Как директор будет ставить задачи бухгалтеру (по электронной почте, телефону, в онлайн-сервисе)?
• Как бухгалтер будет отчитываться о проделанной работе и делать запросы директору?
• Каким образом директор будет передавать бухгалтеру первичные документы (в бумажном виде в руки с определенной периодичностью, в электронном виде по е-мейлу или в онлайн-сервисе)?

Когда общение с бухгалтером налажено, руководителю остается лишь контролировать качество его работы. Как это можно реализовать — читайте в другой нашей статье.

Рабочий день бухгалтера

Чтобы не потеряться в потоке неотложных дел и срочных маленьких задач, бухгалтеру важно выстроить свой день и расставить приоритеты. Руководителю компании остается поддерживать в этом сотрудника. Опытные бухгалтеры рекомендуют следовать несложным правилам:

• Никогда не откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня. Пренебрежение этим советом может привести к неприятным завалам в бухгалтерии. Если бухгалтер оформляет сотрудника, то готовит по очереди весь пакет документов: заявление, приказ, трудовой договор, запись в трудовую книжку, сбор документов у сотрудника. Составление кассы и проведение банковских выписок следует проделывать ежедневно.
• Значимая часть работы бухгалтера — формирование первичных документов. Важно сразу правильно и полно оформлять первичку, указывая все реквизиты, не разделяя их на важные и неважные.
• Если бухгалтер работает с бумажными документами, то по завершении работы документ сразу отправляется со стола в предназначенную для него папку.
• В течение рабочего дня важно выделить период, когда бухгалтер работает только с документами. В это время специалиста ничто не должно отвлекать.
• По возможности максимально применять автоматизацию: создание проводок в онлайн-сервисе, создание электронных документов через распознавание сканов накладных или чеков, отправка отчетности через интернет и работа с интернет-банком, автоматическое формирование отчетов на основе данных бухучета и т. д.
• Важно иметь быстрый доступ ко всем актуальным формам документов (приказы, договоры, бланки отчетов). Они должны присутствовать в бухгалтерском сервисе или же их необходимо разложить по папкам в ПК с удобной и понятной навигацией. Документы, которые можно распечатать при необходимости (регистры из программы, реестры, оборотки), не стоит распечатывать сразу. Документы, на которых должны быть проставлены печати и подписи, лучше распечатывать сразу.
• Все задачи разделять по срочности и приоритету. Ежедневно составлять список обязательных и неотложных дел, а также менее срочных мероприятий. Если поступают задачи от руководителя, обязательно записывать их и уточнять срок выполнения.
• Всегда иметь перед глазами актуальный график отчетности и налоговых платежей.

Подходящие условия для работы, комфортная деловая обстановка и удобная программа или онлайн-сервис заметно упрощают работу бухгалтера, позволяют ему концентрироваться на важных задачах, избегать ошибок и поддерживать порядок в бухгалтерии.