Отчетность в ПФР в 2023 году

Что отправлять

Социальный фонд России ждет всего одну форму — ЕФС-1, которая утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п. Она включает в себя сразу несколько отчетов, которые работодатели представляли ранее:

1. СЗВ-ТД (подраздел 1.1 ЕФС-1) — содержит сведения об изменениях в трудовом статусе сотрудников. В нем указывают ФИО, дату рождения, СНИЛС, должность, код выполняемой функции и информацию по кадровым событиям: прием, перевод, увольнение, заключение и расторжение договоров ГПХ, приостановление и возобновление трудовых договоров и остальное. СФР учитывает эти сведения при формировании электронных трудовых книжек. Если за месяц кадровых событий не было, отправлять отчет не нужно. 
2. CЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 (подразделы 1.2 и 2) — содержит сведения о стаже работника: ФИО сотрудников, дату приема на работу, увольнения и остальные данные для расчета пенсии. Подавать сведения с 2023 года нужно не по всем работникам, а только по тем, у которых есть особенности учета стажа. Подраздел 2 содержит сводные данные об организации-страхователе. Её подают вместе с подразделом 1.2.
3. ДСВ-3 (подраздел 3) — содержит сведения о застрахованных лицах, за которых работодатель перечислял дополнительные взносы на накопительную пенсию.
4. СИоЗП (подраздел 1.3) — сдают только бюджетные организации, чей вид деятельности указан в приказе Минтруда. В этом подразделе содержатся сведения о зарплате и условиях труда работников государственных и муниципальных учреждений.
5. 4-ФСС (раздел 2) — содержит данные о начисленных страховых взносах по страхованию от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

Кроме сдачи ЕФС-1, организации ежегодно подтверждают основной вид деятельности. Теперь заявление, справку и пояснительную записку к бухбалансу тоже следует направлять в СФР.

Как сдавать

Сдать отчеты можно двумя способами:

• На бумаге лично или по почте заказным письмом с описью вложения — если в компании работает до 10 сотрудников, включая исполнителей на гражданско-правовых договорах. Если больше, то отчитаться можно только через интернет.
• Через интернет. Для этого понадобится электронная подпись, договор об электронном документообороте и сервис с отправкой отчетов.

Чтобы отправлять отчеты в электронном виде, нужно подключиться к электронному документообороту с СФР. Для этого заполните и отправьте заявление на подключение. Обратите внимание, что это необходимо только тем, кто не был подключен к ЭДО с ПФР и не отчитывался по форме СЗВ-ТД в электронном виде.

Организациям, которые будут отчитываться через уполномоченных представителей, дополнительно нужно отправить в фонд уведомление о предоставлении полномочий представителю (УПУП). Если у вас нет электронной подписи, УПУП можно принести в фонд лично, а затем попросить представителя направить заявление о подключении к электронному документообороту. Если сертификат есть, УПУП направляется через интернет.

После выберите программу для электронной отправки отчетов. Например, Контур.Бухгалтерия формирует и отправляет отчёты через интернет. Вести учет в сервисе не сложно. А электронную подпись для вас выпустят бесплатно. 

Когда отправлять

Несмотря на то, что форма ЕФС-1 одна, все ее разделы и подразделы не связаны друг с другом и могут подаваться по отдельности. Более того, у каждого из них свои основания сдачи и периодичность представления:

• Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):
  • при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня;
  • при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
• Подраздел 1.3 (СИоЗП) — ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным;
• Подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• Раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Если дата выпадает на выходной или праздник, срок сдачи переносится на ближайший рабочий день.

Сведения, которые должны быть представлены до 25 числа конкретного месяца, не обязательно подавать единовременно. Заполнение подразделов можно поручить разным людям и сдать подразделы формы в разные дни.

После отправки отчетности вам поступит квитанция о доставке в течение 4 дней. Протокол контроля — в течение 6 дней. Срок ответа на отчет в сумме займет 10 рабочих дней. Регламент приема отчетов у налоговой и ПФР разный: в Пенсионном фонде датой принятия отчета считают тот день, когда получен положительный протокол. Поэтому стоит заранее отправлять отчеты, чтобы успеть до окончания срока.

Что будет, если не отправить отчеты

Если не сдать вовремя сведения персонифицированного учета, начислят штраф — 500 ₽ за каждого работника. За опоздание отправки отчета или отправку неполных и недостоверных сведений в СЗВ-ТД грозит предупреждение или штраф — от 300 ₽ до 500 ₽.

За нарушение порядка сдачи раздела 2 (4-ФСС) грозит штраф 5% от начисленной за последние три месяца суммы взносов, но не более 30% и не менее 1000 рублей.

Чтобы отправлять отчеты вовремя и без ошибок, работайте в Контур.Бухгалтерии. В системе есть зарплатный блок и отчетность по сотрудникам, а еще простой учет, отчетность во все контролирующие органы, финансовый учет и другие инструменты для директора и бухгалтера. Первые 14 дней работы в сервисе бесплатны.