Учет денежных средств в кассе

Лимит наличных денег в кассе

Закон о бухучете ограничивает объем наличности, которую можно хранить в торговом зале после конца рабочего дня (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У в редакции от 05.10.2020). Сумму сверх лимита сдают в банк.

Компании и ИП устанавливают собственный лимит остатка денег в кассе. Ограничений нет, так что это может быть любая удобная сумма. Важно соблюдать два правила:

• Лимит обозначают в распорядительном документе, чаще всего это приказ директора. С приказом знакомят под роспись всех сотрудников, которые работают с деньгами.
• Есть исключения, когда лимит можно превысить: например, в дни выдачи зарплаты или пособий. Но такие промежутки не должны превышать 5 рабочих дней.

Если организация не установила лимит кассы, но движение наличных денег по кассе есть, то никакой ответственности за это не предусмотрено. Но остутствие лимита налоговые органы расценивают не как любую сумму остатка на конец рабочего дня, а как нулевой остаток. То есть организация должна сдавать в банк все наличные.

За накопление наличных сверх лимита возможны штрафы до 5 тыс. рублей для ИП и сотрудников и до 50 тыс. рублей для юрлиц.

Важно! Малый бизнес и предприниматели могут использовать упрощенный способ учета налички и не устанавливать лимит кассы. Это касается компаний и ИП с объемом выручки до 800 млн. рублей в год, штатом до 100 сотрудников. В их уставном капитале муниципальные образования, фонды и общественные организации участвуют не более чем на 25 %, а иностранные компании — не более чем на 49 %.

Учет расходов с использованием наличных средств

В бизнесе не все можно купить за бумажные деньги. Полный список расходов, на которые можно пускать наличность, есть в Указаниях ЦБ РФ №5348-У от 09.12.2019. На некоторые траты установлен лимит, на другие нет. Например, без ограничений наличные деньги компания или ИП могут тратить на такие цели:

• выдача зарплаты, пособий, премий и любых вознаграждений сотрудникам;
• расходы на командировки;
• выплаты ИП себе самому.

Остальные расходы лимитированы:

• возврат денег покупателю при возврате товара;
• расходы на нужды магазина (канцтовары, мыло, кассовые принадлежности);
• оплата поставок товара;
• оплата клининга, коммунальных услуг, аренды и пр.

Разберем подробнее виды расходов с использованием наличности.

Оплата поставок в магазин. При расчетах с поставщиками в 2022 году в рамках одного договора сумма наличных не должна превышать 100 000 рублей. Расчеты сверх этой сумме ведут в безналичной форме. А при превышении лимита возможны штрафы до 5 тыс. рублей для должностных лиц и ИП и до 50 тыс. рублей для юрлица.

При наличной оплате полученных товаров расходы оформляют расходным кассовым ордером (РКО). Его подписывают директор и бухгалтер. Сведения по РКО заносят в кассовую книгу.

Выдача зарплаты и пособий. Лимитов по расчетам наличкой с сотрудниками нет. Для оформления таких расходов заполняют платежные ведомости.

Возврат денег покупателю. Закон требует возвращать деньги тем же путем, каким были оплачены товар или услуга: скажем, если покупатель расплатился наличкой, ему нельзя вернуть сумму на банковскую карту. Кассир делает возврат по заявлению покупателя и создает чек возврата, после чего бухгалтер составляет расходный кассовый ордер и платежное поручение.

Выдача денег под отчет. Под отчет сотрудникам выдаются наличные деньги на командировки или на хозяйственные нужды магазина, ограничений здесь нет. Схема расхода одна: сотрудник получает деньги из кассы, расходует их на оговоренные цели и отчитывается перед компанией. Все такие операции проводят по заявлению подотчетного лица или приказу по организации за подписью директора. В документе указывают:

• ФИО подотчетного лица;
• цели выдачи денег (командировка, хозяйственная необходимость);
• срок, на который сотрудник получает сумму;
• размер суммы;
• дата и подписи ответственных лиц.

Имея на руках такой документ, бухгалтер составляет РКО, делает запись в кассовой книге и после этого может выдать сотруднику деньги из кассы.

Когда сотрудник потратит деньги на указанные цели, он составляет авансовый отчет, прилагает к нему документы для подтверждения расходов: билеты, кассовые и товарные чеки и пр. После этого расход можно признать. Если сотрудник не подтвердит расходы документами, придется принять траты как доход физлица, уплатить с них НДФЛ и страховые взносы.

Если сотруднику пришлось потратить личные деньги для выполнения поставленной задачи, он пишет заявление на компенсацию расходов и тоже подтверждает его документами о расходах.

Важно! Если наличные выданы под отчет для расчетов по договорам организации или предпринимателя, лимит соблюдать нужно (п. 1, 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У.)

Выдача денег ИП самому себе. Ограничений на эти траты нет. ИП может брать деньги из кассы на личные нужды, составляя расходный кассовый ордер. Закон требует только одного: не тратить эти суммы на бизнес.

Учет наличных доходов магазина

В основном, наличные средства, которые получают магазины, — это оплата товаров и услуг физлицами. Но иногда это также возвраты от поставщиков, суммы от ответчиков после судов, возмещение убытков и пр.

Приход наличности в кассу оформляют приходным кассовым ордером (ПКО) и вносят данные о ПКО в кассовую книгу. Реже поступления наличности оформляют другими дополнительными документами: накладная ТОРГ-12, акты недостачи и пр.

Упрощенный учет наличных для ИП. ИП могут работать по упрощенным правилам кассовой дисциплины. Они не обязаны создавать РКО и ПКО, вести кассовую книгу. Но если у ИП есть официально оформленные сотрудники, он должен оформлять платежные ведомости и другие бумаги, которые подтверждают выплату зарплаты (Указание ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 и Указание ЦБ РФ №5348-У от 09.12.2019).

Проводки при бухгалтерском учете наличности

Учитывают наличные деньги на счете 50 “Касса”, к нему можно открывать субсчета. Приведем примеры самых частых проводок при работе с наличностью.

• Дт 50 “Касса” Кт 90 “Продажи” - покупатель оплатил наличностью товары.
• Дт 50 “Касса” Кт 71 “Расчеты с подотчетными лицами” - сотрудник вернул остаток средств после выполнения поручения или командировки.
• Дт 57 “Переводы в пути” Кт 50 “Касса” - наличность инкассировали в банк.
• Дт 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” Кт 50 “Касса” - выплатили зарплату из кассы.
• Дт 60 “Расчеты с поставщиками” Кт 50 “Касса” - оплатили поставку товаров.

Ведите учет наличных средств с помощью веб-сервиса Контур.Бухгалтерия. Система поможет оформить все необходимые документы, предложит верные проводки и правильно учтет расходы и доходы. Все новички могут тестировать Бухгалтерию бесплатно две недели.