Налоговые регистры по НДС

Регистры налогового учета по НДС — это документы, которые обобщают данные налогового учета и помогают рассчитывать базу для исчисления налога. Их используют, когда данных из регистров бухучета недостаточно. Разберемся, какие есть налоговые регистры по НДС и как их вести.

Елизавета Кобрина Эксперт, автор статей в Контур.Бухгалтерии

Что такое учетные регистры

Они собирают в себе всю информацию из бухгалтерского учета, первичных документов, справок, аналитических расчетов и пр. Регистры представляют собой формы, в которых объединяются и систематизируются данные отчетного периода. Все это нужно, чтобы верно посчитать налоговую базу и понять, как и из чего она сложилась.

На практике выделяют регистры бухгалтерского и налогового учета. Как правило, налоговые составляют, если не хватает данных из бухгалтерских регистров, составленных на основе первичных документов. В налоговые регистры вносится дополнительная информация из аналитических таблиц и первичных документов, включая бухгалтерские справки.

Как вести налоговые регистры по НДС

Заполняйте регистры налогового учета по порядку — от старых к новым. Их можно вести на бумаге или в электронном виде. Доступны формы самостоятельно разработанных таблиц, ведомостей или журналов.

Вносить корректировки в налоговые регистры может только сотрудник, который отвечает за его ведение. Рядом с каждым исправлением такой сотрудник ставит дату и свою подпись. Кроме того, при работе с некоторыми регистрами дополнительно требуется «объяснительная», в которой письменно перечисляют причины изменений в документе.

Для налогового учета по НДС используют следующие регистры:

• регистры бухучета;
• книги продаж;
• книги покупок;
• журналы учета счетов-фактур.

Правила и формы их ведения утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Дополнительные регистры могут понадобиться, если данных из вышеперечисленных документов не хватает для корректного расчета НДС. Так бывает при совмещении облагаемых и необлагаемых операций, при ведении операций со ставкой 0 %, при получении субсидий и пр. Формы и порядок заполнения таких регистров компании определяют самостоятельно и закрепляют в учетной политике.

Регистры бухучета по НДС

Бухгалтерские регистры содержат данные из первичных документов и представляют собой перечни операций, которые сгруппированы по учетным счетам и расположены по хронологии. В эту категорию попадают ведомости, отчеты в табличной форме и пр. 

Формы утверждают в учетной политике. Бухгалтерские регистры должны включать следующие обязательные реквизиты:

• название регистра;
• название организации / ФИО предпринимателя;
• период, за который составлен регистр;
• группировка объектов бухучета;
• единицы измерения;
• перечень ответственных за ведение регистра должностных лиц.

Книга продаж

В книге продаж компании записывают данные о реализации: на какую сумму проданы товары и какова сумма НДС по каждому выставленному в квартале счету-фактуре. Форма книги продаж и правила ее ведения утверждены в Приложении № 5 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. Ее обязаны вести как плательщики НДС, так и неплательщики, которые являются налоговыми агентами.

Чтобы вести этот налоговый регистр, нужно регистрировать в нем счета-фактуры и другие документы, которые служат основанием для начисления НДС: первичные документы на отгрузку (предоплату), чеки ККТ. 

Для регистрации документов в книге переносите данные из них в соответствующие графы. Регистрируйте счета-фактуры в хронологическом порядке за тот квартал, в котором появилась обязанность начислить и восстановить НДС. При этом неважно, когда был выставлен счет-фактура и когда его получил покупатель.

На каждый квартал оформляется новая книга. Ее можно вести в любой учетной программе электронно или печатать и заполнять на бумаге. Бумажная книга сшивается до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, ее подписывает руководитель. Электронную книгу печатать и подписывать не нужно.

Срок хранения книги продаж — четыре года с даты последней записи.

Книга покупок

В книге покупок собирается информация для вычетов по НДС. Ее ведут все плательщики НДС, кроме тех, кто получил освобождение, ведет только необлагаемые операции или является иностранной организацией, уплачивающей налог на Google.  Форма книги покупок и правила ее ведения утверждены в Приложении № 4 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В книге покупок регистрируют документы, на основании которых НДС можно принимать к вычету:

• счета-фактуры;
• корректировочные счета-фактуры;
• БСО по расходам в командировках;
• документы на передачу имущества, НМА и имущественных прав в уставный капитал;
• таможенные декларации;
• документы (чеки) для компенсации НДС иностранцам;
• платежно-расчетные документы по предоплате от неплательщиков НДС, зарегистрированные в книге продаж.

Чтобы зарегистрировать в книге документ, перенесите данные из него в соответствующие графы и отразите дополнительные сведения, например код вида операции.

Регистрируйте документы в том квартале, в котором возникло право на вычет (если правилами не предусмотрено иное). Книга покупок, как и книга продаж, ведется на бумаге или электронно и хранится в течение четырех лет с даты последней записи.

Журнал учета счетов-фактур

Журнал ведут посредники — предприниматели и организации, которые в сделках выступают как посредники от своего имени. Это комиссионеры и агенты, экспедиторы, застройщики. 

Форма журнала утверждена в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Он состоит из двух частей. В первой регистрируются выставленные покупателям и комитенту (принципалу) счета-фактуры, во второй — полученные от продавцов и комитента (принципала). Журнал ведут поквартально и заполняют только в тех случаях, когда получают или выставляют счета-фактуры в рамках посреднической деятельности. 

Журнал нужно хранить в течение четырех лет с даты последней записи в нем. Кроме того, организации обязаны хранить и подшивать сами счета-фактуры и подтверждения операторов ЭДО.

Налоговые регистры раздельного учета по НДС

Дополнительные регистры могут понадобиться, если у налогоплательщика есть обязанность вести раздельный учет НДС. Это следующие ситуации:

1. Вы одновременно выполняете облагаемые и не облагаемые налогом операции. В этом случае понадобятся регистры для раздельного учета входящего НДС и для применения правила 5 процентов (расчета доли необлагаемых операций).
2. У вас есть операции, облагаемые НДС по ставке 0 %. Регистры понадобятся для раздельного учета операций и распределения входного НДС при применении вычетов на момент определения налоговой базы.
3. Для ваших операций характерен длительный производственный цикл, но вы не хотите платить по ним «авансовый» НДС. Регистры понадобятся для раздельного учета операций и входного НДС.
4. Вы получаете субсидии или инвестиции из бюджета, у которых нет целевого назначения.

Для таких регистров в налоговом законодательстве не предусмотрено специальных форм и правил заполнения. Все организации разрабатывают их самостоятельно, опираясь на свои особенности, и прописывают в учетной политике. Раздельный учет могут подтвердить и другие документы: справки о расчете НДС, прописанные методики ведения, бухгалтерские справки, первичка, приказы руководителя (постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 20.05.2016 № Ф02-2434/2016 и от 27.11.2014 № Ф02-5554/2014 и Уральского округа от 02.10.2014 № Ф09-6168/14).

Ведите налоговые регистры по НДС в сервисе Контур.Бухгалтерия. Организуйте раздельный учет, получайте и выставляйте счета-фактуры, а сервис сам сформирует книги покупок и продаж, составит журнал учета счетов-фактур. Регулярный ввод операций в сервис поможет почти автоматически сдать декларацию по НДС по итогам квартала. Все новые пользователи могут работать в Бухгалтерии 14 дней бесплатно.