Аренда онлайн-кассы

Если бизнесу для работы нужна касса, ее не обязательно покупать — можно взять в аренду. В статье расскажем, в каких ситуациях аренда кассы выгодна, у кого ее можно арендовать и кому подойдет аренда «облачной» кассы.

За что придется платить кроме кассы

Онлайн-кассой не ограничивается набор устройств и сервисов, которые нужны для нормальной работы по 54-ФЗ. Сперва вам нужно выбрать хотя бы приблизительно вариант кассы: мощную стационарную с возможностью подключения дополнительных инструментов или маленькую мобильную со встроенным терминалом для эквайринга и возможностью подзарядки в автомобиле.

Кроме кассы понадобятся:

• банковский терминал — если вы планируете принимать безналичную оплату с пластиковых карт и смартфонов; бывают мини-кассы «два-в-одном» с терминалом внутри корпуса самой кассы;
• фискальный накопитель — опломбированное устройство памяти, которое хранит сведения обо всех кассовых операциях;
• кассовая программа — организует работу устройства и отправляет данные о чеках;
• оператор фискальных данных (ОФД) — аккредитованная организация, которая принимает с кассы данные о чеках и передает их в налоговую;
• товароучетная система — сервис или программа со всем списком ваших товаров или услуг, она отправляет на кассу названия, стоимость, налоговый режим и прочие данные для формирования чека.

Список немаленький, поэтому внимательно смотрите, какие устройства и сервисы входят в кассовый пакет при продаже или аренде. Иногда на рекламных баннерах указывают цену только за кассу, но на деле стоимость оказывается гораздо выше.

Что еще влияет на ценник

Срок аренды. При покупке кассы и дополнительных устройств и сервисов цена образуется из суммы ценников и, возможно, скидки, которую вы получите за приобретение комплекта.

При аренде на стоимость влияет не только объем комплекта, но и срок аренды. В рекламных объявлениях вы обычно видите цену, которая актуальна при оплате аренды за год. Но если вы берете кассу на квартал или полгода, стоимость может вырасти.

Скажем, питомник продает саженцы с апреля по октябрь и хочет арендовать кассу на полгода. Годовая аренда — 18 000 рублей, но при аренде на полгода питомник заплатит не 9 000 рублей, а больше.

Технические характеристики устройства. Небольшие мобильные кассы обходятся дешевле массивных стационарных. Здесь зависимость простая: чем более функциональная модель, тем дороже она будет. С мобильной кассой можно работать в маленьком магазине или при развозной торговле, услугах на дому, но по сравнению с полновесной кассой она медленно печатает чеки, в ее памяти сложнее искать нужные товары или услуги, интерфейс не такой удобный. К ней нельзя подключить сканер штрих-кодов или весы. Поэтому она может быть дешевле стационарной модели в два раза и больше.

Срок действия фискального накопителя. Фискальные накопители действуют на 13, 15 или 36 месяцев. Это «одноразовое» устройство, и когда вы активируете его, другая компания не сможет им пользоваться. Поэтому даже если вы берете кассу в аренду на полгода, то за фискальный накопитель придется заплатить сполна — за ФН на 13 или 15 месяцев около 8 000 рублей, за ФН на 36 месяцев около 12 000 рублей. Некоторые арендодатели проводят фискальный накопитель отдельной строкой, а некоторые включают в тариф.

Тарифы. Многие арендодатели формируют разные тарифы для «голой» кассы — здесь могут быть разные модели под специфику разных видов бизнеса. Затем идут тарифы с кассой и фискальным накопителем, ОФД и пр. Замыкает цепочку самый дорогой тариф с товароучетным сервисом, онлайн-бухгалтерией и другими возможностями.

Уточните, что именно входит в интересующий вас тариф. Придется ли докупать (доарендовывать) дополнительное оборудование к кассе — фискальный накопитель, банковский терминал, сканер штрих-кодов. Помогут ли вам настроить кассу и зарегистрировать ее в налоговой. Входит ли в тариф бесплатная техподдержка и бесплатный ремонт кассы, расчетный счет. Есть ли право выкупа устройств. Иногда кассу дают за 0 рублей аренды, зато комиссию за эквайринг берут солидную. 

Как во всем этом разобраться? — получить предложение от 2-3 инетерсующих вас площадок: банков, ОФД, сервисных центров — и сделать выбор.

Где можно взять кассу в аренду

Кассы в аренду предлагают организации трех типов:

• банки;
• производители касс и посредники;
• ОФД и производители товароучетных систем.

Аренда кассы и терминала в банке обычно привязана к открытию расчетного счета и подключению услуги эквайринга. С одной стороны, это хорошее решение задачи, но с другой вы серьезнее зависите от банка. Если появится желание сменить банк, придется возвращать кассу, подключать новую в другом банке, оплачивать новый фискальный накопитель. Кроме того финансовые организации обычно предлагают небольшой выбор моделей.

Аренда кассы у производителя или посредника избавляет от такой зависимости, хотя не все банки готовы работать с «чужим» оборудованием — это надо уточнять. Зато у вас будет большой выбор вариантов касс, комфортные цены и возможность задать вопросы самым дотошным образом. Скорее всего, у производителя техподдержка и консультации будут более сильными, чем у посредника — какого-нибудь магазина электроники.

Аренда кассы у ОФД или производителя товароучетного сервиса тоже привязывает вас именно к этому поставщику услуг. Например, если компания вырастет, и вам понадобится более сложная товароучетная система, кассу придется вернуть. Поэтому хорошо, если в таком случае возможна аренда с дальнейшим выкупом кассы.

Кому подходит аренда облачной кассы

Если все платежи вы принимаете в электронном виде, как это происходит в интернет-магазинах, можно вовсе не думать о физической кассе, а арендовать виртуальную, или облачную. Это сервис с подключенным фискальным накопителем на ваше имя, которое подключено к сайту вашего магазина. Клиенты делают покупки, а облачная касса фиксирует чеки, отправляет их в ОФД и клиентам в электронном виде на e-mail. Закон 54-ФЗ полностью соблюдается.

Если у магазина есть пункт выдачи заказов, где вы принимаете платежи наличными и по безналу, или курьерская служба, то физическая касса все-таки нужна. Но через нее можно проводить в том числе оплаты через интернет-магазин. Тогда покупателям в пункте выдачи устройство будет печатать чеки, а фоном принимать оплаты и рассылать электронные чеки тем клиентам, которые расплатились через сайт.

Другой вариант снизить расходы по аренде кассы — установить на смартфоны курьеров или сотрудника в центре выдачи кассовые программы, которые работают с вашей облачной кассой. Принимать оплату курьер может через банковский терминал (и его придется купить) или наличными, связываться с облачной кассой через смартфон, и касса обработает операцию, отправив чек в ОФД и клиенту. Таких комбинированных касс и программ на рынке еще мало, но они есть.

Плюсы аренды и покупки кассы

Расчеты показывают, что покупка оборудования обходится примерно в те же суммы, что и долгосрочная аренда. Поэтому вопрос выгоды в том, на какой срок вам нужна касса (например, при сезонных продажах), готовы ли вы одномоментно выложить сумму за ее приобретение, есть ли в перспективе необходимость купить или арендовать кассу другой модели.

Аренда кассы:

• выгоднее для сезонного бизнеса или стартапа с неопределенным будущим;
• обычно нет проблем с обслуживанием и регистрацией кассы — этим занимается арендодатель;
• если касса сломается, вам просто дадут другую, не придется останавливать продажи;
• многие думают, что аренда обходится дешево, но это не так — из-за трат на фискальный накопитель, кассовую программу и ОФД;
• арендная ставка может вырасти со временем, и вы не можете на это влиять.

Покупка кассы:

• вы платите один раз и пользуетесь устройством много лет;
• правда придется сразу выложить немалую сумму на покупку;
• если купить кассу и дополнительное оборудование у одного продавца, можно хорошо сэкономить, а еще у продавцов бывают акции;
• если касса сломается, ее можно починить по гарантии, иногда на время ремонта в сервисном центре дают подменную кассу;
• придется самостоятельно выбирать ОФД и регистрировать кассу в налоговой — или оплатить эту услугу.

Кроме кассы бизнесу нужен еще бухгалтерский и налоговый учет. Его можно упростить, если работать с онлайн-бухгалтерией, которая автоматически принимает отчеты из касс. Веб-сервис Контур.Бухгалтерия умеет это делать. А еще у Контура есть пакетные предложения с покупкой и арендой разных моделей касс, товароучетная система для розницы, общепита и услуг Контур.Маркет и аккредитованный оператор фискальных данных Контур.ОФД.