Аренда онлайн-кассы

Если бизнесу для работы нужна касса, ее не обязательно покупать — можно взять в аренду. В статье расскажем, в каких ситуациях аренда кассы выгодна, у кого ее можно арендовать и кому подойдет аренда «облачной» кассы.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Если бизнесу для работы нужна касса, ее не обязательно покупать — можно взять в аренду. В статье расскажем, в каких ситуациях аренда кассы выгодна, у кого ее можно арендовать и кому подойдет аренда «облачной» кассы.

За что придется платить кроме кассы

Онлайн-кассой не ограничивается набор устройств и сервисов, которые нужны для нормальной работы по 54-ФЗ. Сперва вам нужно выбрать хотя бы приблизительно вариант кассы: мощную стационарную с возможностью подключения дополнительных инструментов или маленькую мобильную со встроенным терминалом для эквайринга и возможностью подзарядки в автомобиле.

Кроме кассы понадобятся:

• банковский терминал — если вы планируете принимать безналичную оплату с пластиковых карт и смартфонов; бывают мини-кассы «два-в-одном» с терминалом внутри корпуса самой кассы;
• фискальный накопитель — опломбированное устройство памяти, которое хранит сведения обо всех кассовых операциях;
• кассовая программа — организует работу устройства и отправляет данные о чеках;
• оператор фискальных данных (ОФД) — аккредитованная организация, которая принимает с кассы данные о чеках и передает их в налоговую;
• товароучетная система — сервис или программа со всем списком ваших товаров или услуг, она отправляет на кассу названия, стоимость, налоговый режим и прочие данные для формирования чека.

Список немаленький, поэтому внимательно смотрите, какие устройства и сервисы входят в кассовый пакет при продаже или аренде. Иногда на рекламных баннерах указывают цену только за кассу, но на деле стоимость оказывается гораздо выше.

Хотите легко платить налоги и отчитываться по ним? Пользуйтесь веб-сервисом Контур.Экстерн! Сервис напомнит об уплате налогов, проведет расчет и автоматически сформирует декларацию.

Попробовать бесплатно

Что еще влияет на ценник

Срок аренды. При покупке кассы и дополнительных устройств и сервисов цена образуется из суммы ценников и, возможно, скидки, которую вы получите за приобретение комплекта.

При аренде на стоимость влияет не только объем комплекта, но и срок аренды. В рекламных объявлениях вы обычно видите цену, которая актуальна при оплате аренды за год. Но если вы берете кассу на квартал или полгода, стоимость может вырасти.

Скажем, питомник продает саженцы с апреля по октябрь и хочет арендовать кассу на полгода. Годовая аренда — 18 000 рублей, но при аренде на полгода питомник заплатит не 9 000 рублей, а больше.

Технические характеристики устройства. Небольшие мобильные кассы обходятся дешевле массивных стационарных. Здесь зависимость простая: чем более функциональная модель, тем дороже она будет. С мобильной кассой можно работать в маленьком магазине или при развозной торговле, услугах на дому, но по сравнению с полновесной кассой она медленно печатает чеки, в ее памяти сложнее искать нужные товары или услуги, интерфейс не такой удобный. К ней нельзя подключить сканер штрих-кодов или весы. Поэтому она может быть дешевле стационарной модели в два раза и больше.

Срок действия фискального накопителя. Фискальные накопители действуют на 13, 15 или 36 месяцев. Это «одноразовое» устройство, и когда вы активируете его, другая компания не сможет им пользоваться. Поэтому даже если вы берете кассу в аренду на полгода, то за фискальный накопитель придется заплатить сполна — за ФН на 13 или 15 месяцев около 8 000 рублей, за ФН на 36 месяцев около 12 000 рублей. Некоторые арендодатели проводят фискальный накопитель отдельной строкой, а некоторые включают в тариф.

Тарифы. Многие арендодатели формируют разные тарифы для «голой» кассы — здесь могут быть разные модели под специфику разных видов бизнеса. Затем идут тарифы с кассой и фискальным накопителем, ОФД и пр. Замыкает цепочку самый дорогой тариф с товароучетным сервисом, онлайн-бухгалтерией и другими возможностями.

Уточните, что именно входит в интересующий вас тариф. Придется ли докупать (доарендовывать) дополнительное оборудование к кассе — фискальный накопитель, банковский терминал, сканер штрих-кодов. Помогут ли вам настроить кассу и зарегистрировать ее в налоговой. Входит ли в тариф бесплатная техподдержка и бесплатный ремонт кассы, расчетный счет. Есть ли право выкупа устройств. Иногда кассу дают за 0 рублей аренды, зато комиссию за эквайринг берут солидную. 

Как во всем этом разобраться? — получить предложение от 2-3 инетерсующих вас площадок: банков, ОФД, сервисных центров — и сделать выбор.

Где можно взять кассу в аренду

Кассы в аренду предлагают организации трех типов:

• банки;
• производители касс и посредники;
• ОФД и производители товароучетных систем.

Аренда кассы и терминала в банке обычно привязана к открытию расчетного счета и подключению услуги эквайринга. С одной стороны, это хорошее решение задачи, но с другой вы серьезнее зависите от банка. Если появится желание сменить банк, придется возвращать кассу, подключать новую в другом банке, оплачивать новый фискальный накопитель. Кроме того финансовые организации обычно предлагают небольшой выбор моделей.

Аренда кассы у производителя или посредника избавляет от такой зависимости, хотя не все банки готовы работать с «чужим» оборудованием — это надо уточнять. Зато у вас будет большой выбор вариантов касс, комфортные цены и возможность задать вопросы самым дотошным образом. Скорее всего, у производителя техподдержка и консультации будут более сильными, чем у посредника — какого-нибудь магазина электроники.

Аренда кассы у ОФД или производителя товароучетного сервиса тоже привязывает вас именно к этому поставщику услуг. Например, если компания вырастет, и вам понадобится более сложная товароучетная система, кассу придется вернуть. Поэтому хорошо, если в таком случае возможна аренда с дальнейшим выкупом кассы.

Кому подходит аренда облачной кассы

Если все платежи вы принимаете в электронном виде, как это происходит в интернет-магазинах, можно вовсе не думать о физической кассе, а арендовать виртуальную, или облачную. Это сервис с подключенным фискальным накопителем на ваше имя, которое подключено к сайту вашего магазина. Клиенты делают покупки, а облачная касса фиксирует чеки, отправляет их в ОФД и клиентам в электронном виде на e-mail. Закон 54-ФЗ полностью соблюдается.

Если у магазина есть пункт выдачи заказов, где вы принимаете платежи наличными и по безналу, или курьерская служба, то физическая касса все-таки нужна. Но через нее можно проводить в том числе оплаты через интернет-магазин. Тогда покупателям в пункте выдачи устройство будет печатать чеки, а фоном принимать оплаты и рассылать электронные чеки тем клиентам, которые расплатились через сайт.

Другой вариант снизить расходы по аренде кассы — установить на смартфоны курьеров или сотрудника в центре выдачи кассовые программы, которые работают с вашей облачной кассой. Принимать оплату курьер может через банковский терминал (и его придется купить) или наличными, связываться с облачной кассой через смартфон, и касса обработает операцию, отправив чек в ОФД и клиенту. Таких комбинированных касс и программ на рынке еще мало, но они есть.

Плюсы аренды и покупки кассы

Расчеты показывают, что покупка оборудования обходится примерно в те же суммы, что и долгосрочная аренда. Поэтому вопрос выгоды в том, на какой срок вам нужна касса (например, при сезонных продажах), готовы ли вы одномоментно выложить сумму за ее приобретение, есть ли в перспективе необходимость купить или арендовать кассу другой модели.

Аренда кассы:

• выгоднее для сезонного бизнеса или стартапа с неопределенным будущим;
• обычно нет проблем с обслуживанием и регистрацией кассы — этим занимается арендодатель;
• если касса сломается, вам просто дадут другую, не придется останавливать продажи;
• многие думают, что аренда обходится дешево, но это не так — из-за трат на фискальный накопитель, кассовую программу и ОФД;
• арендная ставка может вырасти со временем, и вы не можете на это влиять.

Покупка кассы:

• вы платите один раз и пользуетесь устройством много лет;
• правда придется сразу выложить немалую сумму на покупку;
• если купить кассу и дополнительное оборудование у одного продавца, можно хорошо сэкономить, а еще у продавцов бывают акции;
• если касса сломается, ее можно починить по гарантии, иногда на время ремонта в сервисном центре дают подменную кассу;
• придется самостоятельно выбирать ОФД и регистрировать кассу в налоговой — или оплатить эту услугу.

Кроме кассы бизнесу нужен еще бухгалтерский и налоговый учет. Его можно упростить, если работать с онлайн-бухгалтерией, которая автоматически принимает отчеты из касс. Веб-сервис Контур.Бухгалтерия умеет это делать. А еще у Контура есть пакетные предложения с покупкой и арендой разных моделей касс, товароучетная система для розницы, общепита и услуг Контур.Маркет и аккредитованный оператор фискальных данных Контур.ОФД.

Онлайн-бухгалтерия: все под контролем

Учет, зарплата, отчетность, КЭП, ЭДО — работайте и не выгорайте

Попробовать бесплатно