Онлайн-касса для ИП с работниками

Должны ли применять онлайн-кассы ИП с работниками в 2021 году и кто из них освобожден от этой обязанности? Если касса нужна, то как выбрать ее и ОФД? В статье ответим на эти вопросы.

Какие ИП освобождены от касс в 2021 году

Большинство ИП с работниками и без них обязаны вести расчеты с покупателями через онлайн-кассы. 1 июля 2021 закончилась последняя отсрочка для некоторых категорий предпринимателей без персонала. Но все же некоторые ИП могут законно обходиться без касс.

ИП, которые получают оплаты только от других предпринимателей и юрлиц на расчетный счет, могут работать без касс. Если оплату переводят на корпоративную карту, чек придется выдавать — и тогда нужна касса. Поэтому согласуйте с контрагентами перевод денег на реквизиты счета.

При работе в труднодоступной или отдаленной местности тоже не нужна касса — покупателям можно выдавать квитанцию или товарный чек по их просьбе. Список таких территорий утверждают региональные власти. Но если вы продаете подакцизные товары (алкоголь, сигареты), используете банковский терминал для приема оплат с пластиковых карт или торгуете через автоматы, касса нужна даже в отдаленной местности. 

Еще Минкомсвязи выделяет местности с населением до 10 000 человек, отдаленные от сетей связи. Их список тоже утверждает регион. В таких местностях на кассе можно работать в режиме без моментальной передачи чеков в налоговую. Но чиновники могут запросить у вас фискальный накопитель, когда придет время его менять или при снятии с учета кассы.

Некоторые ИП на патенте освобождены от касс на постоянной основе, полный список приведен в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ. Например, это плательщики патента, которые:

• шьют и ремонтируют головные уборы и трикотажные изделия по индивидуальным заказам;
• ремонтируют обувь;
• занимаются химчисткой и окраской меховых изделий;
• ремонтируют мебель и домашние вещи;
• остекляют балконы и лоджии;
• создают и реставрируют ковры и пр.

Самозанятые ИП на спецрежиме «Налог на профессиональный доход» тоже обходятся без кассы и выбивают чеки через приложение «Мой налог» (п. 2.2 ст. 2 54-ФЗ). Но это касается только ИП без работников: только предприниматели-одиночки могут стать самозанятыми.

ИП на любом налоговом режиме, которые ведут определенные виды деятельности, тоже освобождены от онлайн-касс на основании п. 2 ст. 2 54-ФЗ. Например, это предприниматели, которые:

• торгуют через автоматы с приемом монет;
• продают газеты и журналы в киосках или вразнос;
• продают из автоцистерн в розлив напитки, рыбу или топливо;
• торгуют на ярмарках и рынках с помощью временных прилавков и торговых точек;
• продают сезонные овощи вразвал;
• продают самодельные изделия народных ремесел;
• организуют питание в школьных столовых;
• ремонтируют обувь, сумки, зонты, затачивают ножи и делают ключи;
• пилят дрова, вспахивают землю и оказывают другую помощь на подворье;
• носят чемоданы на вокзалах;
• сдают жилье и гараж в аренду;
• присматривают за детьми, пожилыми и больными людьми;
• торгуют в киосках мороженым, газировкой, соками.

Чтобы убедиться, нужна вам касса или нет, посмотрите полные списки исключений, в ст. 2 54-ФЗ. Всем остальным предпринимателям, которые не перечислены в них, применять онлайн-кассу обязательно.

Как и где выбрать кассу

Если касса вам нужна, встает вопрос: как ее выбрать, чтобы не переплачивать и работать комфортно? Какая модель вам подойдет?

Простой вариант — обратиться за консультацией в банк, сервисный центр или к оператору фискальных данных в вашем городе. Во всех этих организациях кассы продают или сдают в аренду клиентам, поэтому консультации в 99% случаев бесплатны и вполне обстоятельны.

На какие моменты нужно обратить внимание и какие вопросы задать:

• Какая модель подойдет для особенностей вашего бизнеса? Для супермаркета хороша стационарная касса со считывателем штрих-кодов и весами, оперативной кассовой программой, а для выездных услуг по ремонту — маленькая мобильная касса «два-в-одном», совмещенная с банковским терминалом.
• Как долго касса может работать в автономном режиме? Эта функция пригодится, если устройство возит с собой курьер или в магазине отключили электричество.
• Как быстро касса проводит операции и выдает чеки? Например, маленькая мобильная касса будет заведомо делать это медленнее, но для магазинчика или киоска с низкой проходимостью это не страшно.
• Как касса подключается к интернету: Wi-Fi, Bluetooth, Ethernet, кабельное подключение — должны работать хотя бы два канала. 
• Есть ли порты для подключения дополнительного оборудования — того же сканера штрих-кодов или мини-клавиатуры для ввода пин-кодов.
• Каков размер экрана, удобен ли интерфейс, как работает кассовая программа. Скажем, в маленьких кассах не очень удобный поиск, а товары или услуги кодируются. Кассиру приходится запоминать коды или держать перед глазами их список. Если товаров много, это не очень удобно.
• Лучше если производитель кассы известен и популярен: тогда технику будет проще обслуживать, заменять детали или ремонтировать, а от сервисного центра можно ждать качественную поддержку.
• Есть ли выбор: купить или арендовать кассу? Сравните цены и примерьте их к своей ситуации. Например, если сейчас у вас маленький магазинчик и кассиру хватило бы мобильной смарт-кассы, но скоро вы планируете расширяться, то мини-кассу можно арендовать, а когда магазин вырастет — перейти на более удобную и дорогую модель.
• Можно ли вам работать с «облачной» кассой? Такое устройство физически размещается в вашем обслуживающем сервисном центре, вы связываетесь с кассой через компьютер или смартфон с кассовой программой, а касса фиксирует оплаты и выдает электронные чеки по e-mail или sms.

Как выбрать оператора фискальных данных

Передавать чеки из кассы в налоговую должна организация с государственной аккредитацией — оператор фискальных данных. С ним нужно заключить договор перед регистрацией кассы в ФНС.

Список аккредитованных ОФД, с которыми можно работать, есть на официальном сайте налоговой. Ежегодно публикуется рейтинг операторов. Посмотрите эти списки, сравните стоимость услуг и задайте вопросы специалистам ОФД. Обратите внимание на такие моменты:

• В каких строчках рейтинга находится оператор.
• Готов ли он отвечать на любые вопросы и давать развернутые консультации.
• Есть ли у него сайт с полезными статьями, обучающим видео и инструкциями.
• Есть ли круглосуточная техподдержка.
• Что доступно в личном кабинете — например, передача данных в бухгалтерский сервис, выгрузка в файл, статистика продаж по каждой кассе и торговой точке, аналитические отчеты, быстрый поиск чеков.
• Можно ли заключить договор дистанционно с помощью электронной подписи.
• Можно ли бесплатно менять тарифы в течение срока обслуживания.
• Какие дополнительные услуги вам готовы предложить: скажем, интеграцию с товароучетной системой, онлайн-бухгалтерию, электронный документооборот, продажа и аренда кассы и пр.

Посмотрите отзывы об ОФД и поищите на сайте, какие крупные компании работают с этим оператором — это тоже говорит о его репутации.

Какие штрафы грозят за работу без кассы

Штрафы и другие санкции за нарушения в работе с ККТ зависят от вида и очередности нарушения. Они закреплены в ст. 14.5 КоАП РФ:

• За прием оплаты минуя ККТ — 25-50% от суммы, но не менее 10 000 рублей.
• За повторный прием оплаты минуя ККТ и/или рост суммы оплат «мимо кассы» до 1 млн рублей и выше — приостановка деятельности до 90 дней.
• Применение неисправной, незарегистрированной кассы или устройства, которое не входит в Госреестр ККТ — штраф 1 500 — 3 000 рублей.
• За невыдачу бумажного или электронного чека покупателю — предупреждение или штраф 2 000 рублей.

Налоговая узнает о нарушениях в работе с кассой от недовольных покупателей. Для приема жалоб создан специальный сервис. Другой вариант — проверки чиновников, которые под видом простых покупателей совершают покупки. И, конечно, ФНС сличает суммы дохода в налоговых декларациях и в сводных данных по кассе. Например, если владелец интернет магазина сдает декларацию с прибылью, а по ККТ у него нет чеков, значит он работает без кассы.

Сразу предупредим: претензии налоговой оспорить непросто даже в суде. Практика показывает, что судьи принимают сторону ФНС.

Чтобы легко работать с кассой и передавать данные не только в налоговую, но и в онлайн-бухгалтерию, работайте с Контуром. Компания входит в первые строчки ежегодного рейтинга ОФД, предлагает кассы для покупки и аренды, интеграцию с товароучетной системой Контур.Маркет и онлайн-бухгалтерией Контур.Бухгалтерия.