Онлайн-касса для ИП без работников

1 июля 2021 года закончилась отсрочка по онлайн-кассам для ИП без работников. Но некоторые предприниматели по-прежнему могут работать без касс. В статье расскажем, кому нужна касса, а кому нет и как ее подключить.

Для кого закончилась отсрочка по кассам 1 июля 2021

Переход на онлайн-кассы проходил в несколько этапов: сперва для крупного и среднего бизнеса, затем для малого бизнеса и предпринимателей. Двухлетняя отсрочка по онлайн-кассам для ИП без работников завершилась. Теперь для расчетов с клиентами-физлицами они должны применять кассы. Изменение касается бизнесменов, которые работают в одиночку — производят товары или предоставляют услуги населению. Это производители мебели, украшений, кондитерских изделий, парикмахеры, массажисты, специалисты ногтевого сервиса.

Узнайте в нашей статье, какие виды деятельности по-прежнему освобождены от применения ККТ. Возможно, касса вам так и не понадобится — это касается, например, продавцов мороженого или репетиторов на патенте. 

А еще, чтобы освободиться от обязанности применять кассу, ИП может перейти на налоговый режим «Налог на профессиональный доход» — если его деятельность допускает применение этого режима. Самозанятые выдают чеки через бесплатное приложение ФНС «Мой налог».

Что такое онлайн-касса и как ее подключают

Налоговой важно знать о доходах ИП, поэтому предпринимателей обязали применять онлайн-кассы. Эти устройства отправляют в ФНС через интернет сведения обо всех покупках и возвратах. Новые устройства сделали бизнес более прозрачным: теперь скрыть доходы гораздо сложнее.

От касс прежнего образца новые онлайн-кассы отличаются тем, что вместо защищенной контрольной ленты и фискальной памяти в них установлен фискальный накопитель. Это шифровальный чип памяти, который сохраняет сведения о платежах и возвратах. Он помещен в опломбированный корпус с ключами для шифрования, которые отправляются в налоговую.

Чтобы передавать в ФНС данные, ИП должен подключиться к оператору фискальных данных (ОФД). Это посредник — организация с государственной аккредитацией на передачу в ФНС данных из касс. На официальном сайте налоговой есть список таких операторов. Абонентская плата за услуги ОФД обычно составляет 100-500 рублей за одно устройство. А еще оператор предоставляет личный кабинет, в котором можно видеть все операции по вашим кассам.

У работы с онлайн-кассой есть плюсы:

• если у вас есть электронная подпись, вы регистрируете кассу в налоговой без визита в отделение;
• кассовые программы интегрируются с товароучетными системами и онлайн-бухгалтерией: это упрощает учет и даже позволяет обходиться без бухгалтера;
• уменьшился объем кассовых документов;
• налоговые проверки на предприятиях с онлайн-кассами проводятся реже.

Минус новых устройств — довольно высокая стоимость. Сама касса обойдется предпринимателю в сумму от 10-25 тыс. рублей, в зависимости от модели. К кассе нужно докупить фискальный накопитель на 13, 15 или 36 месяцев, он стоит еще несколько тыс. рублей. 

Чтобы принимать безналичные платежи, кассу придется дополнить терминалом для эквайринга — это новые расходы от 4 тыс. рублей и комиссии банку 1-3,5%. Не нужно путать банковский терминал для приема оплат по картам с кассой. Терминал тоже выдает чеки — «слипы», но в них нет всех реквизитов, которые должны быть в кассовом чеке, а еще он не отправляет сведения в налоговую. При этом бывают «мобильные» кассы, которые в одном корпусе совмещают онлайн-кассу и терминал эквайринга.

Подробнее о порядке подключения онлайн-кассы читайте в нашей статье «Как подключить онлайн-кассу».

Кассу и сопутствующее оборудование можно купить или взять в аренду: эту услугу предлагают банки и операторы. При длительном использовании аренда не всегда экономически выгодна, зато в этом случае обслуживанием и ремонтом касс занимается банк или ОФД.

Когда онлайн-касса не нужна

Закон обязывает ИП применять онлайн-кассу при любых расчетах с покупателями-«физиками», даже если бизнес пока работает без прибыли. Но есть несколько исключений.

ИП на патенте освобождены от касс по некоторым видам деятельности. Сам патент тоже можно применять только предпринимателям и только по небольшому списку направлений — розница, общепит, перевозки, ремонт обуви и мебели, репетиторство и частные курсы (ст. 346.43 НК РФ). Еще плательщики ПСН могут не вести кассовую книгу, а некоторые из них могут еще и работать без онлайн-кассы и вместо этого выдавать покупателям товарный чек или квитанцию по их просьбе (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Эта льгота касается таких патентных видов деятельности:

• Ремонтные работы — в отношении зданий и интерьеров помещений, мебели, одежды, обуви.
• Сварочные работы и монтаж конструкций из металла.
• «Оконный бизнес»: установка стеклопакетов, витрин, конструкций из стекла.
• Репетиторство.
• Услуги дизайнера.
• Услуги по уборке.
• Услуги фотографа.
• Услуги экскурсовода.

Остальные плательщики патента обязаны работать с кассой, даже если у них нет сотрудников. Это парикмахеры и косметологи, ветеринары, спортивные тренеры, перевозчики, медики и фармацевты, представители розницы и общепита и пр.

Но в 54-ФЗ прописаны ситуации, когда ККТ не нужна в торговле. Это касается ИП на любых системах налогообложения:

• торговля на ярмарках и выставках с лотков — исключая магазины, киоски, павильоны;
• торговля вразнос с рук, тележек, корзин;
• торговля мороженым и безалкогольными напитками в киосках;
• торговля из автоцистерн напитками, маслом, рыбой, керосином;
• торговля вразвал овощами в сезон;
• работа в труднодоступных местностях с нестабильным интернетом — каждый регион утверждает список таких местностей;
• расчеты с агентами.

Кроме торговли закон освобождает от ККТ предпринимателей на любых налоговых режимах еще и при следующих видах деятельности из ст. 2 54-ФЗ:

• при сдаче в аренду собственной квартиры, гаража;
• ремонте обуви и изготовлении ключей;
• работе с торговыми автоматами, которые принимают монеты;
• уходу за детьми, болеющими и пожилыми людьми, инвалидами;
• приготовлению блюд в школьных столовых;
• образовательной деятельности с лицензией.

Какие штрафы назначают ИП за работу без онлайн-кассы

Санкции за работу без касс перечислены в ст. 14.5 КоАП РФ. Они зависят от вида нарушения и его повторяемости.

• За прием оплаты «мимо кассы» из-за ее отсутствия или неприменения — 25-50% от непробитой суммы, но не менее 10 000 рублей.
• За повторный прием оплаты «мимо кассы» — остановка деятельности до 90 дней.
• Работа на незарегистрированной, неисправной технике или устройствах, которых нет в Госреестре ККТ — 1 500 — 3 000 рублей.
• Невыдача пробитого чека покупателю — предупреждение или 2 000 рублей штрафа.

Практика показывает, что оспорить штраф за нарушение работы с кассой обычно не удается, суды принимают сторону налоговиков.

Данные из касс можно отправлять напрямую в онлайн-бухгалтерию, это упрощает ведение учета. Это можно делать в Контур.Бухгалтерии — сервис принимает z-отчеты из касс, банковскую выписку из интернет-банка и автоматизирует большинство операций. Здесь легко вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет. Все новички могут бесплатно тестировать систему 14 дней.