Нужна ли вам онлайн-касса

С июля 2021 применение онлайн-касс обязательно для большинства компаний и ИП, но многие из них смогут по-прежнему избежать покупки этого устройства на законных основаниях. В статье поможем разобраться в этом вопросе.

Зачем нужна онлайн-касса

Чтобы отслеживать доходы предприятий, ФНС ввела онлайн-кассы (54-ФЗ). Это устройства, которые не только выдают чеки, но и отправляют в налоговую информацию обо всех покупках и возвратах. Для этого внутри кассы стоит фискальный накопитель — чип памяти, хранящий сведения обо всех операциях, а еще ИП или компания заключают договор с оператором фискальных данных (ОФД) — посредником, который отправляет сведения об операциях в ФНС.

Онлайн-кассы вводили постепенно с 2017 года. Последние отсрочки для ИП без сотрудников закончились к июлю 2021 года. Теперь осталось очень мало видов деятельности, в которых можно обойтись без касс — но они есть.

Кому можно работать без кассы

Если вы получаете оплату только от юрлиц или предпринимателей, касса не понадобится. Но есть условие: платежи должны переводиться по реквизитам расчетного счета, иначе придется выдавать чеки.

Еще освобождены от касс самозанятые физлица или ИП без сотрудников с системой налогообложения «Налог на профессиональный доход» — они выдают чеки через приложение «Мой налог».

Не нужна касса и тем, кто вручает покупателям товары через посредников. Если за вас чек выдает курьерская служба, агент или почта России, вы можете работать без кассы.

Последний способ избежать покупки кассы — работа в труднодоступной местности. Каждый региона сам составляет список территорий с плохим интернетом, где невозможно организовать стабильную передачу данных с кассы в ФНС. 

В остальном для компаний и ИП на ОСНО, УСН, ЕСХН или ПСН при работе с физлицами есть два списка освобожденных.

Освобождены на любом налоговом режиме налогоплательщики при таких условиях:

• ИП-арендодатель сдает квартиру (а еще гараж).
• Ремонтируют обувь и делают ключи.
• Владеют торговыми автоматами, которые работают без подключения к электросети и принимают монеты — по продаже конфет, мячиков, бахил.
• Продают на ярмарках и рынках несъедобную продукцию, которой нет в этом списке. При этом торгуют не в магазинах, палатках или киосках и без оборудования для хранения и заморозки продуктов.
• Продают немаркированные товары, которые не требуют специальных условий хранения. Ведут торговлю в вагонах поездов, с тележек, корзин или лотков.
• Продают печатные газеты или журналы и другие вещи через киоски. Доля газет и журналов по выручке должна превышать 50%, прочие товары должны входить в список, утвержденный в регионе.
• Ухаживают или присматривают за детьми, пожилыми людьми, инвалидами или больными.
• Организуют питание в школьных столовых.
• Ведут образовательную деятельность, имеют лицензию.
• Торгуют в киосках мороженым, газировкой, молоком, водой и пр.
• Ведут другой бизнес, который входит в список ст. 2 54-ФЗ.

ИП на патенте могут работать без касс при таких видах деятельности:

• Ремонт помещений и зданий.
• Сварка и монтаж конструкций.
• Установка окон, витрин, конструкций из стекла.
• Ремонт мебели.
• Ремонт и пошив одежды.
• Репетиторские услуги.
• Дизайнерские услуги.
• Клининг, уборка помещений и территорий.
• Фотография.
• Услуги гидов и экскурсоводов.

Если ваш бизнес есть в одном из списков, касса вам не нужна. Клиентам-физлицам по их просьбе выдавайте товарные чеки или квитанции об оплате, заполняйте их в свободной форме.

Что не освобождает от онлайн-кассы

На всякий случай уточним, какие устройства и процессы не освобождают вас от кассы.

• Банковский терминал для приема безналичной оплаты. Такой эквайринговый терминал выдает банковские чеки — «слипы». Они похожи на кассовые чеки, но в них нет реквизитов, которые предприсывает 54-ФЗ. В дополнение к «слипу» нужно выдавать кассовый чек.
• Оплата на сайте для интернет-магазинов. Скажем, Робо-Касса или Яндекс.Касса отправляют клиентам только квитанции об оплате. Это не чеки.
• Оплата через электронный кошелек. Яндекс.Деньги или Webmoney тоже не выдают чеки.
• Переводы от граждан на расчетный счет компании или ИП любым способом — через интернет-банк или в офисе банка по квитанции. Выдать чек — по-прежнему ваша обязанность.

Кому можно применять удаленную кассу

54-ФЗ разрешает применять облачные кассы. Такую кассу тоже нужно зарегистрировать в налоговой и заключить договор с ОФД. Физически такое устройство находится в дата-центре компании, которая сдает его в аренду. Кассир формирует чек в личном кабинете на компьютере или смартфоне, из которого он обращается к кассе. Затем чек отправляют клиенту по e-mail или дают сфотографировать QR-код. На этом ваши обязанности выполнены.

С удаленной кассой можно работать в следующих ситуациях:

• Разносная или развозная торговля — например, доставка пиццы.
• Дистанционные продажи в интернет-магазине.
• Услуги с выездом, услуги на дому.
• Прием платежей через автомат, например, на автозаправках.
• Прием оплаты в пункте самовывоза или пункте выдачи товаров.

В таких ситуациях не нужно покупать кассу каждому курьеру или продавцу. Арендуйте или купите кассу, настройте приложения для работы с нею и отправляйте чеки по почте или через QR-коды.

Сфера услуг

Принимать оплату через кассу должны не только продавцы товаров. Это требование касается и тех, кто предоставляет прямые услуги физлицам — в том числе в сфере образования и досуга. 

Не имеет значение число сотрудников в организации — даже предприниматели, работающие в одиночку, должны использовать онлайн-кассу, если они не входят в «освобожденные» списки. Точно так же не имеет значения и система налогообложения, на которой ИП или компания работает. УСН, ЕСХН или ОСНО — налоговым органам все равно, касса нужна. Только самозанятые на НПД и налогоплательщики из двух предыдущих списков освобождены от касс.

«Железно» должны применять онлайн-кассы любые платные спортзалы, парикмахерские и сауны, услуги ивент-индустрии и консультации, заключение страховых договоров в офисах агентов и пр. Иными словами, это те услуги, при предоставлении которых происходит очное взаимодействие с клиентом и как следствие — очные расчеты с ним.

Даже таксист должен иметь портативную онлайн-кассу или подключение к удаленной кассе для отправки чеков на e-mail, если он принимает от своих клиентов наличные. При работе «под крылом» агрегатора за обработку безналичных переводов отвечает сервис агрегатора.
При выездных услугах, например, переездах, вывозе мусора и пр. сотрудники тоже должны использовать переносной кассовый аппарат или удаленную кассу, поскольку они принимают оплату очно от частных лиц.

Сфера торговли

С розничной торговлей все довольно просто. Если в торговой точке есть оборудование для долгосрочного хранения товара (холодильное и иное), то вы обязаны применять онлайн-кассу. Если же это лоток на базаре, касса не нужна.

В оптовой и крупнооптовой торговле то имеет значение, кому отпускается товар. Если он отпускается физлицу, придется использовать онлайн-кассу. Если же это ИП и юрлица, а для расчетов используются банковские переводы на реквизиты расчетного счета, кассовые аппараты не нужны.

Все предприятия, продающие товары собственного производства, обязаны применять онлайн-кассы при расчетах с физлицами. 

Какие штрафы бывают за работу без кассы

Предпринимателей штрафуют на 25-50% от суммы, которую не провели через кассу, но не меньше 10 000 рублей.

Организации получают штраф 75-100% от суммы, которую не провели через кассу, но не меньше 30 000 рублей.

Штраф могут наложить в течение 12 месяцев со дня нарушения.

Как налоговая находит нарушителей

Радикальный способ — прийти в магазин или салон с контрольной закупкой. Сотрудник ФНС делает покупки в магазинах и следит, выдают ли ему чеки. Если этого не сделано — назначается штраф.

Второй источник сведений — недовольные покупатели, которые могут пожаловаться, что вы не выдали им чеки. ФНС даже создала мобильное приложение для таких сообщений. Любая жалоба — повод прийти с проверкой.

Еще налоговики могут «заходить» через банковские счета предпринимателей и компаний. Например, у ИП нет расчетного счета, а в налоговой декларации он прописывает доходы. Из этого следует, что он принимал оплату бумажными деньгами или безналом. Тоже повод для проверки.

Друкой вариант: у компании есть счет, на который приходят деньги через интернет-эквайринг. Чтобы инициировать проверку, налоговая запрашивает у банка выписку по счету и видит эквайринговые платежи. Это значит, что обязанность работать с кассой не выполняется.

ФНС не может устроить проверку каждой компании или предпринимателю, но если вы должны работать с кассой и не делаете этого, риск получить штраф всегда есть.

Чтобы упростить учет доходов и расходов, подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия. Система принимает z-отчеты из касс, автоматически загружает банковскую выписку, рассчитывает налоги, выбирает нужные проводки. В Бухгалтерии легко вести учет, начислять зарплату, отчитываться через интернет. Все новички могут бесплатно тестировать сервис 14 дней.