Нужна ли вам онлайн‑касса

С июля 2021 применение онлайн-касс обязательно для большинства компаний и ИП, но многие из них смогут по-прежнему избежать покупки этого устройства на законных основаниях. В статье поможем разобраться в этом вопросе.

Нужна ли вам онлайн-касса

С июля 2021 применение онлайн-касс обязательно для большинства компаний и ИП, но многие из них смогут по-прежнему избежать покупки этого устройства на законных основаниях. В статье поможем разобраться в этом вопросе.

Зачем нужна онлайн-касса

Чтобы отслеживать доходы предприятий, ФНС ввела онлайн-кассы (54-ФЗ). Это устройства, которые не только выдают чеки, но и отправляют в налоговую информацию обо всех покупках и возвратах. Для этого внутри кассы стоит фискальный накопитель — чип памяти, хранящий сведения обо всех операциях, а еще ИП или компания заключают договор с оператором фискальных данных (ОФД) — посредником, который отправляет сведения об операциях в ФНС.

Онлайн-кассы вводили постепенно с 2017 года. Последние отсрочки для ИП без сотрудников закончились к июлю 2021 года. Теперь осталось очень мало видов деятельности, в которых можно обойтись без касс — но они есть.

Кому можно работать без кассы

Если вы получаете оплату только от юрлиц или предпринимателей, касса не понадобится. Но есть условие: платежи должны переводиться по реквизитам расчетного счета, иначе придется выдавать чеки.

Еще освобождены от касс самозанятые физлица или ИП без сотрудников с системой налогообложения «Налог на профессиональный доход» — они выдают чеки через приложение «Мой налог».

Не нужна касса и тем, кто вручает покупателям товары через посредников. Если за вас чек выдает курьерская служба, агент или почта России, вы можете работать без кассы.

Последний способ избежать покупки кассы — работа в труднодоступной местности. Каждый региона сам составляет список территорий с плохим интернетом, где невозможно организовать стабильную передачу данных с кассы в ФНС. 

В остальном для компаний и ИП на ОСНО, УСН, ЕСХН или ПСН при работе с физлицами есть два списка освобожденных.

Освобождены на любом налоговом режиме налогоплательщики при таких условиях:

  • ИП-арендодатель сдает квартиру (а еще гараж).
  • Ремонтируют обувь и делают ключи.
  • Владеют торговыми автоматами, которые работают без подключения к электросети и принимают монеты — по продаже конфет, мячиков, бахил.
  • Продают на ярмарках и рынках несъедобную продукцию, которой нет в этом списке. При этом торгуют не в магазинах, палатках или киосках и без оборудования для хранения и заморозки продуктов.
  • Продают немаркированные товары, которые не требуют специальных условий хранения. Ведут торговлю в вагонах поездов, с тележек, корзин или лотков.
  • Продают печатные газеты или журналы и другие вещи через киоски. Доля газет и журналов по выручке должна превышать 50%, прочие товары должны входить в список, утвержденный в регионе.
  • Ухаживают или присматривают за детьми, пожилыми людьми, инвалидами или больными.
  • Организуют питание в школьных столовых.
  • Ведут образовательную деятельность, имеют лицензию.
  • Торгуют в киосках мороженым, газировкой, молоком, водой и пр.
  • Ведут другой бизнес, который входит в список ст. 2 54-ФЗ.

ИП на патенте могут работать без касс при таких видах деятельности:

  • Ремонт помещений и зданий.
  • Сварка и монтаж конструкций.
  • Установка окон, витрин, конструкций из стекла.
  • Ремонт мебели.
  • Ремонт и пошив одежды.
  • Репетиторские услуги.
  • Дизайнерские услуги.
  • Клининг, уборка помещений и территорий.
  • Фотография.
  • Услуги гидов и экскурсоводов.

Если ваш бизнес есть в одном из списков, касса вам не нужна. Клиентам-физлицам по их просьбе выдавайте товарные чеки или квитанции об оплате, заполняйте их в свободной форме.

Что не освобождает от онлайн-кассы

На всякий случай уточним, какие устройства и процессы не освобождают вас от кассы.

  • Банковский терминал для приема безналичной оплаты. Такой эквайринговый терминал выдает банковские чеки — «слипы». Они похожи на кассовые чеки, но в них нет реквизитов, которые предприсывает 54-ФЗ. В дополнение к «слипу» нужно выдавать кассовый чек.
  • Оплата на сайте для интернет-магазинов. Скажем, Робо-Касса или Яндекс.Касса отправляют клиентам только квитанции об оплате. Это не чеки.
  • Оплата через электронный кошелек. Яндекс.Деньги или Webmoney тоже не выдают чеки.
  • Переводы от граждан на расчетный счет компании или ИП любым способом — через интернет-банк или в офисе банка по квитанции. Выдать чек — по-прежнему ваша обязанность.

Кому можно применять удаленную кассу

54-ФЗ разрешает применять облачные кассы. Такую кассу тоже нужно зарегистрировать в налоговой и заключить договор с ОФД. Физически такое устройство находится в дата-центре компании, которая сдает его в аренду. Кассир формирует чек в личном кабинете на компьютере или смартфоне, из которого он обращается к кассе. Затем чек отправляют клиенту по e-mail или дают сфотографировать QR-код. На этом ваши обязанности выполнены.

С удаленной кассой можно работать в следующих ситуациях:

  • Разносная или развозная торговля — например, доставка пиццы.
  • Дистанционные продажи в интернет-магазине.
  • Услуги с выездом, услуги на дому.
  • Прием платежей через автомат, например, на автозаправках.
  • Прием оплаты в пункте самовывоза или пункте выдачи товаров.

В таких ситуациях не нужно покупать кассу каждому курьеру или продавцу. Арендуйте или купите кассу, настройте приложения для работы с нею и отправляйте чеки по почте или через QR-коды.

Сфера услуг

Принимать оплату через кассу должны не только продавцы товаров. Это требование касается и тех, кто предоставляет прямые услуги физлицам — в том числе в сфере образования и досуга. 

Не имеет значение число сотрудников в организации — даже предприниматели, работающие в одиночку, должны использовать онлайн-кассу, если они не входят в «освобожденные» списки. Точно так же не имеет значения и система налогообложения, на которой ИП или компания работает. УСН, ЕСХН или ОСНО — налоговым органам все равно, касса нужна. Только самозанятые на НПД и налогоплательщики из двух предыдущих списков освобождены от касс.

«Железно» должны применять онлайн-кассы любые платные спортзалы, парикмахерские и сауны, услуги ивент-индустрии и консультации, заключение страховых договоров в офисах агентов и пр. Иными словами, это те услуги, при предоставлении которых происходит очное взаимодействие с клиентом и как следствие — очные расчеты с ним.

Даже таксист должен иметь портативную онлайн-кассу или подключение к удаленной кассе для отправки чеков на e-mail, если он принимает от своих клиентов наличные. При работе «под крылом» агрегатора за обработку безналичных переводов отвечает сервис агрегатора.
При выездных услугах, например, переездах, вывозе мусора и пр. сотрудники тоже должны использовать переносной кассовый аппарат или удаленную кассу, поскольку они принимают оплату очно от частных лиц.

Сфера торговли

С розничной торговлей все довольно просто. Если в торговой точке есть оборудование для долгосрочного хранения товара (холодильное и иное), то вы обязаны применять онлайн-кассу. Если же это лоток на базаре, касса не нужна.

В оптовой и крупнооптовой торговле то имеет значение, кому отпускается товар. Если он отпускается физлицу, придется использовать онлайн-кассу. Если же это ИП и юрлица, а для расчетов используются банковские переводы на реквизиты расчетного счета, кассовые аппараты не нужны.

Все предприятия, продающие товары собственного производства, обязаны применять онлайн-кассы при расчетах с физлицами. 

Какие штрафы бывают за работу без кассы

Предпринимателей штрафуют на 25-50% от суммы, которую не провели через кассу, но не меньше 10 000 рублей.

Организации получают штраф 75-100% от суммы, которую не провели через кассу, но не меньше 30 000 рублей.

Штраф могут наложить в течение 12 месяцев со дня нарушения.

Как налоговая находит нарушителей

Радикальный способ — прийти в магазин или салон с контрольной закупкой. Сотрудник ФНС делает покупки в магазинах и следит, выдают ли ему чеки. Если этого не сделано — назначается штраф.

Второй источник сведений — недовольные покупатели, которые могут пожаловаться, что вы не выдали им чеки. ФНС даже создала мобильное приложение для таких сообщений. Любая жалоба — повод прийти с проверкой.

Еще налоговики могут «заходить» через банковские счета предпринимателей и компаний. Например, у ИП нет расчетного счета, а в налоговой декларации он прописывает доходы. Из этого следует, что он принимал оплату бумажными деньгами или безналом. Тоже повод для проверки.

Друкой вариант: у компании есть счет, на который приходят деньги через интернет-эквайринг. Чтобы инициировать проверку, налоговая запрашивает у банка выписку по счету и видит эквайринговые платежи. Это значит, что обязанность работать с кассой не выполняется.

ФНС не может устроить проверку каждой компании или предпринимателю, но если вы должны работать с кассой и не делаете этого, риск получить штраф всегда есть.

Чтобы упростить учет доходов и расходов, подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия. Система принимает z-отчеты из касс, автоматически загружает банковскую выписку, рассчитывает налоги, выбирает нужные проводки. В Бухгалтерии легко вести учет, начислять зарплату, отчитываться через интернет. Все новички могут бесплатно тестировать сервис 14 дней.


Как получить банковскую выписку

Зачем нужна банковская выписка физлицу или бизнесу? Она помогает управлять финансами или может пригодиться при получении кредита. Расскажем, для чего используют этот документ, как его получить и можно ли это автоматизировать.

Как сформировать акт сверки в Контур.Бухгалтерии

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами помогает отслеживать долги и может стать важным документом в суде. В статье расскажем, на что обратить внимание при сверке и как автоматически составить акт в Контур.Бухгалтерии.

Расшифровка выписки по расчетам с налоговой

При сверке с налоговой мало выполнить регламент, нужно еще расшифровать документы и заявить о своем несогласии, если некоторые ваши платежи потерялись. Расскажем, какие документы получают при сверке налогоплательщики, как их расшифровать и что после сверки можно сделать.

Доверенность в ИФНС: образцы и примеры

В 2022 году можно применять несколько видов доверенностей для сдачи отчетности в налоговую. До 2023 года действует переходный период по доверенностям, но после этого правила уточнятся. Расскажем, как оформить доверенность и какие формы лучше выбрать для разных случаев.

Как закрыть ИП с долгами

ИП может отказаться от своего статуса и закрыть бизнес в любой момент, долги по налогам и взносам — не препятствие. Проблемы могут возникнуть из-за других вещей. Расскажем об этом в статье.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты