Как подключить онлайн‑кассу


Как подключить онлайн-кассу

C 1 июля 2020 завершается последняя отсрочка по онлайн-кассам: теперь почти все компании и ИП в торговле и сфере услуг должны работать только с кассами с подключением к интернету. В статье расскажем, как самостоятельно выбрать и установить такую кассу.

Как устроена онлайн-касса

Онлайн-касса через интернет отправляет в ФНС информацию, которая значится в отбитых чеках. Продавец технически не может вносить изменения в данные, которые передает касса, так что налоговая получает точные сведения о доходах с продаж. Для покупателей онлайн-касса удобна тем, что сама рассылает электронные чеки на e-mail или телефон клиентов, если они сообщили эти данные.

Фискальный накопитель — это чип, запоминающее устройство, необходимое ядро онлайн-кассы. Он хранит все чеки, шифрует их и отправку оператору — ОФД. Оператор затем перенаправляет данные в ФНС. Фискальный накопитель не надо путать с фискальным регистратором.

Фискальный регистратор — это вид контрольно-кассовой техники. Его подключают к персональному компьютеру или планшету без кассового терминала, но с кассовой программой. В регистратор встроены фискальный накопитель и устройство для печати чеков.

Варианты сборки касс. Онлайн-кассы поставляются в двух основных вариантах: 

  • только фискальный регистратор с подключением к ПК или планшету;
  • касса как таковая с фискальным накопителем внутри. 

Оба варианта онлайн-касс имеют как свои недостатки, так и преимущества. Изготовители готовых касс предлагают самые разные модели: от миниатюрных автономных касс на батарейках до дорогих интегрированных решений, известных как POS-системы. К онлайн-кассе могут прилагаться привычные сканер штрихкодов, ящик для денег и другие инструменты. А кроме того, можно вообще обойтись без физической кассы, воспользовавшись «облачной кассой» и оформлять покупки с телефона.

Стоимость. В среднем, фискальный регистратор стоит от 20 000 рублей. Онлайн-касса с терминалом дороже — от 40 000 рублей. Многие банки и операторы фискальных данных предлагают кассы и регистраторы в аренду.

Ограничения. Модель фискального накопителя или кассы должна значиться в публично доступном реестре на сайте ФНС. Иначе ее использование незаконно и за работу с такой кассой возможны штрафы до 30 000 рублей. Но не стоит беспокоиться: реестр состоит из нескольких сотен моделей, доступных на российском рынке, и постоянно растет.

Куда реальнее головная боль из-за просроченного фискального накопителя: у него есть ограничение по сроку действия — 13, 15 или 36 месяцев. По окончании срока действия носитель нужно заменить, а кассу заново регистрировать в налоговой. Штрафы за просрочку меньше: максимальная санкция — 10 000 рублей.

Плюсы и минусы разных вариантов сборки кассы

Фискальный регистратор подключается к компьютеру, ноутбуку, планшету или даже смартфону, главное — установить удобную кассовую программу и настроить интеграцию с регистратором.

Плюсы Минусы
  • Стоит недорого
  • Использует память ПК, которая заведомо больше, чем у кассы
  • Использует многофункциональный и более эргономичный дисплей ПК
  • Принтер фискального накопителя работает в три раза быстрее, чем кассовый
  • Можно подключать к разным ПК или планшетам
  • Нужен технический специалист для установки
  • Компьютер не защищен при работе на открытом воздухе
  • Регистратор с планшетом или ноутбуком менее мобильный — сложнее переносить
  • Уязвимость системы от сбоев в электропитании (решается использованием UPS)

Автономная касса — это компактный аппарат, состоящий из фискального накопителя, упрощенного строчного дисплея, клавиатуры и микропринтера. Все это упрятано в корпус размером с ботинок. Такая касса бывает полезна при разъездной торговле, в ресторане или салоне услуг, ее главное преимущество — мобильность.

Плюсы Минусы
  • Подключается по беспроводной сети
  • Работает обычно даже в дождь и мороз
  • Мобильная
  • Независима от электрической сети
  • Нет подключения к ПК и интеграции в локальную сеть
  • Все придется вводить руками или искать товары/услуги в каталоге на маленьком экранчике
  • Медленная печать чеков

POS-система — это «кассовый комбайн», включающий в себя все что нужно для быстрого обслуживания покупателей с большим объемом покупок. Она включает сканеры, весы, отдельный терминал эквайринга, принтер этикеток и т.п. Такие устройства есть во всех крупных розничных сетевых магазинах.

Плюсы Минусы
  • Удобно настраивается
  • Подходит для быстрого обслуживания и больших потоков продаж
  • Система — «сама себе ПК» с кассовой программой, товароучетом и аналитикой продаж
  • Высокая цена, на порядок больше цены автономной кассы
  • Полное отсутствие мобильности

Что такое виртуальная касса

Если вы торгуете в интернете, занимаетесь развозной торговлей или оказываете услуги на дому, вы можете вообще отказаться от физического устройства, используя виртуальную или так называемую облачную кассу. Говоря по-простому, облачная касса — это просто интернет-сервис, заменяющий физическую кассу. Он рассылает только электронные чеки. Для приема оплаты нужен фискальный накопитель и смартфон или планшет. 

Такую кассу и фискальный накопитель тоже нужно регистрировать. Облачные кассы могут работать сразу с несколькими продавцами и пробивать чеки для разных систем налогообложения.

Плюсы Минусы
  • Физически кассы нет, ставить ее никуда не нужно, обслуживать тоже
  • Ее даже покупать не нужно, достаточно оформить подписку на платежный сервис и оформить договор интернет-эквайринга с банком
  • Возможна помесячная оплата, стоимость физической кассы набежит года за три
  • Виртуальную кассу сложно использовать в обычной розничной торговле, кафе или парикмахерской, т.к. она не печатает чеки

Какой срок работы фискального накопителя выбрать

Выбора в прямом смысле нет, поскольку решение целиком диктуется системой налогообложения и особенностями работы компании или ИП.

ФН на 36 месяцев подходят для сферы услуг или при работе на спецрежимах: УСН, ПСН, ЕСХН. Но только если в продаже нет подакцизных товаров. Компаниям на ОСНО такие накопители тоже можно прменять.

ФН на 13 или 15 месяцев применяют компании и предприниматели на УСН, ПСН и ЕСХН, если в их работе есть хотя бы одно из условий:

  • сезонные работы;
  • продажа подакцизных товаров;
  • совмещение спецрежима с ОСНО;
  • касса работает в автономном режиме, без ОФД;
  • компания или ИП — платежный агент или субагент.

Компании и ИП на ОСНО тоже могут работать с ФН на 13 и 15 месяцев. 

Какие платежи проводят только через онлайн-кассу

В соответствии с 54-ФЗ, онлайн-кассы обязаны иметь все организации и ИП, реализующие продукцию и услуги агентам организаций, физическим лицам и ИП с оплатой в наличной, безналичной или цифровой форме.

Другая операция (помимо продаж), которая должна проходить только через онлайн-кассу — это банковские переводы от физического лица на счет самой организации или ИП.

Несмотря на то, что онлайн-касса становится обязательной для большинства, есть исключения, перечисленные в ст. 2 федерального закона 54-ФЗ. В основном они касаются ИП и юрлиц, работающих в сфере уличной торговли или в «медвежьих углах», где доступ в интернет затруднен и др. Сверяйтесь с полным списком исключений, чтобы выяснить, попадаете ли вы под исключение или должны приобретать онлайн-кассу на общих основаниях.

Как подключить онлайн-кассу

Процесс подключения онлай-кассы бывает выматывающим, если не сказать выбешивающим. Многие компании по продаже и аренде касс, банки и операторы фискальных данных предлагают услуги специалистов по настройке и подключению кассы. Эти услуги часто становятся бесплатным дополнением к аренде кассы или эквайрингового терминала. Ими стоит пользоваться, потому что в подключении кассы и ее настройке есть нюансы: скажем настройка при совмещении режимов, чтобы касса правильно пробивала товары и услуги по разным системам налогообложения.

Если вы решили подключить кассу самостоятельно, рекомендуем при любой неясности обращаться к инструкциям и техподдержке. А здесь приводим алгоритм действий при подключении онлайн-кассы.

  1. Распаковка и сборка кассы, проверка технической работоспособности и настройка кассовой программы, если это необходимо. Для настройки кассы как раз можно привлечь технического специалиста, часто он же доставляет купленную или арендованную кассу.
  2. Настройка устойчивого проводного или беспроводного интернет-соединения — через вай-фай или мобильный интернет. Обратите внимание: касса позволяет менять режим подключения, иногда в настройках нужно «разрешить» кассе делать это автоматически, если по одному каналу подключение прерывается.
  3. Заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД) из реестра ФНС. Без этого регистрация самой кассы в ФНС невозможна кроме случаев работы в отдаленных местностях.
  4. Оформление электронной подписи или использование действующей. Она необходима для регистрации кассы через интернет. Если подписи нет, лучшим выходом будет отправиться в отделение ФНС прямо с кассой и заполнить все на месте.
  5. Подача заявления в личном кабинете на сайте ФНС в соответствующем разделе. Кассу можно зарегистрировать в налоговой и из личного кабинета ОФД. Обращайте внимание на все пункты и галочки, заполняйте все поля без ошибок. Налоговая тоже внимательно проверит ваше заявление и, если найдет неточности, откажет в регистрации.После успешной проверки налоговая присвоит кассе регистрационный номер и пришлет его вам.
  6. Фискализация техники: в кассу нужно внести данные — регистрационный номер от налоговой, сведения ОФД и ваши данные как пользователя кассы. Это нужно сделать в течение суток после получения регномера.
    Внимание! Единственная ошибка во время ввода навсегда блокирует фискальный накопитель и превращает его в деталь интерьера.
  7. Через сайт ФНС или ОФД параметры фискализации передаются в налоговую, которая проверяет корректность работы фискального накопителя. Затем в течение 10 рабочих дней налоговая пришлет карточку регистрации ККТ с подписью ФНС. Если вы отправляли электронное заявление в налоговую, то карточка придет в кабинет на сайте ФНС или ОФД. Если заявление подавали на бумаге, придется подать еще одно бумажное заявление в свободной форме — о получении карточки.
  8. Ввод параметров регистрации в личном кабинете ОФД. Добавление кассы в личном кабинете на сайте ОФД. Здесь же можно сделать тестовую продажу и проверить отправку чека.

Можете, наконец, приступать к работе!

А еще вы можете автоматизировать отправку данных из касс в бухгалтерскую систему. Для этого нужно настроить интеграцию кассовой и бухгалтерской программы — например, Контур.Маркета и Контур.Бухгалтерии. Тогда в Маркете вы сможете вести товарный учет, а в Бухгалтерии — налоговый и бухгалтерский, платить налоги и зарплату и отправлять отчетность через интернет. 

Контур.Бухгалтерия
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть всё для удобной работы
  • Легко ведите учёт и заводите первичку
  • Отправляйте отчётность через интернет
  • Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
  • Начисляйте зарплату, больничные, отпускные
Попробовать бесплатно
Вам будут интересны статьи по теме «Бизнес-будни»
Работа онлайн‑кассы

Сегодня без онлайн-касс могут работать только немногие ИП и компании, их список есть в ст. 2 54-ФЗ, но большинству предприятий ККТ нужна. В статье расскажем, зачем применять онлайн-кассу и как она работает.

, Елена Космакова
Обслуживание онлайн‑кассы

Нельзя просто так взять и купить онлайн-кассу, не приобретя к ней пакет технического обслуживания у авторизированного сервис-центра. Или можно? Расскажем, как обслуживать онлайн-кассы, не привлекая внимания компетентных органов.

, Елена Космакова
Аренда онлайн‑кассы

Если бизнесу для работы нужна касса, ее не обязательно покупать — можно взять в аренду. В статье расскажем, в каких ситуациях аренда кассы выгодна, у кого ее можно арендовать и кому подойдет аренда «облачной» кассы.

, Елена Космакова