C 1 июля 2020 завершается последняя отсрочка по онлайн-кассам: теперь почти все компании и ИП в торговле и сфере услуг должны работать только с кассами с подключением к интернету. В статье расскажем, как самостоятельно выбрать и установить такую кассу.
C 1 июля 2020 завершается последняя отсрочка по онлайн-кассам: теперь почти все компании и ИП в торговле и сфере услуг должны работать только с кассами с подключением к интернету. В статье расскажем, как самостоятельно выбрать и установить такую кассу.
Как устроена онлайн-касса
Онлайн-касса через интернет отправляет в ФНС информацию, которая значится в отбитых чеках. Продавец технически не может вносить изменения в данные, которые передает касса, так что налоговая получает точные сведения о доходах с продаж. Для покупателей онлайн-касса удобна тем, что сама рассылает электронные чеки на e-mail или телефон клиентов, если они сообщили эти данные.
Фискальный накопитель — это чип, запоминающее устройство, необходимое ядро онлайн-кассы. Он хранит все чеки, шифрует их и отправку оператору — ОФД. Оператор затем перенаправляет данные в ФНС. Фискальный накопитель не надо путать с фискальным регистратором.
Фискальный регистратор — это вид контрольно-кассовой техники. Его подключают к персональному компьютеру или планшету без кассового терминала, но с кассовой программой. В регистратор встроены фискальный накопитель и устройство для печати чеков.
Варианты сборки касс. Онлайн-кассы поставляются в двух основных вариантах:
- только фискальный регистратор с подключением к ПК или планшету;
- касса как таковая с фискальным накопителем внутри.
Оба варианта онлайн-касс имеют как свои недостатки, так и преимущества. Изготовители готовых касс предлагают самые разные модели: от миниатюрных автономных касс на батарейках до дорогих интегрированных решений, известных как POS-системы. К онлайн-кассе могут прилагаться привычные сканер штрихкодов, ящик для денег и другие инструменты. А кроме того, можно вообще обойтись без физической кассы, воспользовавшись «облачной кассой» и оформлять покупки с телефона.
Стоимость. В среднем, фискальный регистратор стоит от 20 000 рублей. Онлайн-касса с терминалом дороже — от 40 000 рублей. Многие банки и операторы фискальных данных предлагают кассы и регистраторы в аренду.
Ограничения. Модель фискального накопителя или кассы должна значиться в публично доступном реестре на сайте ФНС. Иначе ее использование незаконно и за работу с такой кассой возможны штрафы до 30 000 рублей. Но не стоит беспокоиться: реестр состоит из нескольких сотен моделей, доступных на российском рынке, и постоянно растет.
Куда реальнее головная боль из-за просроченного фискального накопителя: у него есть ограничение по сроку действия — 13, 15 или 36 месяцев. По окончании срока действия носитель нужно заменить, а кассу заново регистрировать в налоговой. Штрафы за просрочку меньше: максимальная санкция — 10 000 рублей.
Плюсы и минусы разных вариантов сборки кассы
Фискальный регистратор подключается к компьютеру, ноутбуку, планшету или даже смартфону, главное — установить удобную кассовую программу и настроить интеграцию с регистратором.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
|
|
Автономная касса — это компактный аппарат, состоящий из фискального накопителя, упрощенного строчного дисплея, клавиатуры и микропринтера. Все это упрятано в корпус размером с ботинок. Такая касса бывает полезна при разъездной торговле, в ресторане или салоне услуг, ее главное преимущество — мобильность.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
|
|
POS-система — это «кассовый комбайн», включающий в себя все что нужно для быстрого обслуживания покупателей с большим объемом покупок. Она включает сканеры, весы, отдельный терминал эквайринга, принтер этикеток и т.п. Такие устройства есть во всех крупных розничных сетевых магазинах.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
|
|
Что такое виртуальная касса
Если вы торгуете в интернете, занимаетесь развозной торговлей или оказываете услуги на дому, вы можете вообще отказаться от физического устройства, используя виртуальную или так называемую облачную кассу. Говоря по-простому, облачная касса — это просто интернет-сервис, заменяющий физическую кассу. Он рассылает только электронные чеки. Для приема оплаты нужен фискальный накопитель и смартфон или планшет.
Такую кассу и фискальный накопитель тоже нужно регистрировать. Облачные кассы могут работать сразу с несколькими продавцами и пробивать чеки для разных систем налогообложения.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
|
|
Какой срок работы фискального накопителя выбрать
Выбора в прямом смысле нет, поскольку решение целиком диктуется системой налогообложения и особенностями работы компании или ИП.
ФН на 36 месяцев подходят для сферы услуг или при работе на спецрежимах: УСН, ПСН, ЕСХН. Но только если в продаже нет подакцизных товаров. Компаниям на ОСНО такие накопители тоже можно прменять.
ФН на 13 или 15 месяцев применяют компании и предприниматели на УСН, ПСН и ЕСХН, если в их работе есть хотя бы одно из условий:
- сезонные работы;
- продажа подакцизных товаров;
- совмещение спецрежима с ОСНО;
- касса работает в автономном режиме, без ОФД;
- компания или ИП — платежный агент или субагент.
Компании и ИП на ОСНО тоже могут работать с ФН на 13 и 15 месяцев.
Какие платежи проводят только через онлайн-кассу
В соответствии с 54-ФЗ, онлайн-кассы обязаны иметь все организации и ИП, реализующие продукцию и услуги агентам организаций, физическим лицам и ИП с оплатой в наличной, безналичной или цифровой форме.
Другая операция (помимо продаж), которая должна проходить только через онлайн-кассу — это банковские переводы от физического лица на счет самой организации или ИП.
Несмотря на то, что онлайн-касса становится обязательной для большинства, есть исключения, перечисленные в ст. 2 федерального закона 54-ФЗ. В основном они касаются ИП и юрлиц, работающих в сфере уличной торговли или в «медвежьих углах», где доступ в интернет затруднен и др. Сверяйтесь с полным списком исключений, чтобы выяснить, попадаете ли вы под исключение или должны приобретать онлайн-кассу на общих основаниях.
Как подключить онлайн-кассу
Процесс подключения онлай-кассы бывает выматывающим, если не сказать выбешивающим. Многие компании по продаже и аренде касс, банки и операторы фискальных данных предлагают услуги специалистов по настройке и подключению кассы. Эти услуги часто становятся бесплатным дополнением к аренде кассы или эквайрингового терминала. Ими стоит пользоваться, потому что в подключении кассы и ее настройке есть нюансы: скажем настройка при совмещении режимов, чтобы касса правильно пробивала товары и услуги по разным системам налогообложения.
Если вы решили подключить кассу самостоятельно, рекомендуем при любой неясности обращаться к инструкциям и техподдержке. А здесь приводим алгоритм действий при подключении онлайн-кассы.
- Распаковка и сборка кассы, проверка технической работоспособности и настройка кассовой программы, если это необходимо. Для настройки кассы как раз можно привлечь технического специалиста, часто он же доставляет купленную или арендованную кассу.
- Настройка устойчивого проводного или беспроводного интернет-соединения — через вай-фай или мобильный интернет. Обратите внимание: касса позволяет менять режим подключения, иногда в настройках нужно «разрешить» кассе делать это автоматически, если по одному каналу подключение прерывается.
- Заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД) из реестра ФНС. Без этого регистрация самой кассы в ФНС невозможна кроме случаев работы в отдаленных местностях.
- Оформление электронной подписи или использование действующей. Она необходима для регистрации кассы через интернет. Если подписи нет, лучшим выходом будет отправиться в отделение ФНС прямо с кассой и заполнить все на месте.
- Подача заявления в личном кабинете на сайте ФНС в соответствующем разделе. Кассу можно зарегистрировать в налоговой и из личного кабинета ОФД. Обращайте внимание на все пункты и галочки, заполняйте все поля без ошибок. Налоговая тоже внимательно проверит ваше заявление и, если найдет неточности, откажет в регистрации.После успешной проверки налоговая присвоит кассе регистрационный номер и пришлет его вам.
- Фискализация техники: в кассу нужно внести данные — регистрационный номер от налоговой, сведения ОФД и ваши данные как пользователя кассы. Это нужно сделать в течение суток после получения регномера.
Внимание! Единственная ошибка во время ввода навсегда блокирует фискальный накопитель и превращает его в деталь интерьера. - Через сайт ФНС или ОФД параметры фискализации передаются в налоговую, которая проверяет корректность работы фискального накопителя. Затем в течение 10 рабочих дней налоговая пришлет карточку регистрации ККТ с подписью ФНС. Если вы отправляли электронное заявление в налоговую, то карточка придет в кабинет на сайте ФНС или ОФД. Если заявление подавали на бумаге, придется подать еще одно бумажное заявление в свободной форме — о получении карточки.
- Ввод параметров регистрации в личном кабинете ОФД. Добавление кассы в личном кабинете на сайте ОФД. Здесь же можно сделать тестовую продажу и проверить отправку чека.
Можете, наконец, приступать к работе!
А еще вы можете автоматизировать отправку данных из касс в бухгалтерскую систему. Для этого нужно настроить интеграцию кассовой и бухгалтерской программы — например, Контур.Маркета и Контур.Бухгалтерии. Тогда в Маркете вы сможете вести товарный учет, а в Бухгалтерии — налоговый и бухгалтерский, платить налоги и зарплату и отправлять отчетность через интернет.