Работа с кассой организации требует особой внимательности и постоянного подсчета, но все равно при инвентаризации иногда обнаруживают излишек денежных средств. То есть фактически денег больше, чем зафиксировано на бухгалтерском счете 50.
Об обратной ситуации — недостаче, мы рассказали в статье «Недостача денежных средств в кассе: причины, учет, списание, акт».
Работа с кассой организации требует особой внимательности и постоянного подсчета, но все равно при инвентаризации иногда обнаруживают излишек денежных средств. То есть фактически денег больше, чем зафиксировано на бухгалтерском счете 50.
Об обратной ситуации — недостаче, мы рассказали в статье «Недостача денежных средств в кассе: причины, учет, списание, акт».
Причины образования излишка в кассе
Излишек в кассе по серьезности ничем не уступает недостаче. Собственники бизнеса иногда думают, что найти в кассе деньги — это лучше, чем их недосчитаться. Но фактически излишки или недостачи говорят о несоблюдении кассовой дисциплины.
За ведение кассы отвечает материально-ответственное лицо — кассир или бухгалтер-кассир. Он обязан обеспечить достоверность учета всех поступлений и расходов денежных средств. Причины образования излишков могут быть разные, например:
- кассир не провел реализацию товара и принял деньги в кассу;
- кассир добавил в кассу собственные деньги для размена;
- подотчетное лицо вернуло неизрасходованные деньги, но бухгалтер-кассир не провел их возврат;
- на счетах бухучета не отражена операция по снятию налички с расчетного счета;
- ошибка кассира при подсчете получаемых денег и так далее.
Обычно излишек в кассе связан с ошибкой в бухгалтерском учете какой-либо операции. Поэтому закрывать глаза на найденные деньги не стоит.
Инвентаризация кассы для обнаружения излишков
Излишек в кассе обычно выявляют в результате инвентаризации. Сроки и порядки инвентаризации кассы организация устанавливает самостоятельно, но есть три ситуации, когда инвентаризация денежных средств обязательна:
- перед подготовкой бухгалтерской отчетности в конце года;
- при смене материально-ответственного лица (обычно это бухгалтер-кассир);
- при обнаружении фактов хищений, порчи или злоупотребления деньгами и ценностями из кассы.
Инвентаризацию можно запланировать, а можно провести внезапно. К первому варианту бухгалтер-кассир может подготовится и устранить все нарушения. А второй вариант обычно вскрывает всю правду. Например, внеплановая проверка может показать, что сотрудник несвоевременно отражает кассовые операции в бухгалтерском учете. Из-за этого остаток кассы на конец дня может быть постоянно недостоверен.
Ограничений не внеплановую проверку нет. Ее можно проводить ежедневно. Поводом могут служить жалобы покупателей, сотрудников и так далее.
Порядок проведения инвентаризации
Для проведения инвентаризации руководитель издает приказ, в котором утверждает состав инвентаризационной комиссии и причину проверки. При инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности приказ издавать не нужно.
На инвентаризации кассы вместе с комиссией присутствует материально-ответственное лицо — кассир. Перед началом проверки он передает комиссии приходные и расходные кассовые ордера и подтверждает, что он оприходовал все поступившие в кассу ценности и списал выбывшие. Факт передачи и отражения всех операций фиксируется распиской.
В дальнейшем комиссия приступает к пересчету денежных средств и документов. По результатам составляют инвентаризационную опись по форме ИНВ-15.
Подробнее про инвентаризацию кассы и ее результаты мы писали в статье «Инвентаризация кассы».
При обнаружении излишка комиссия должна установить причины их образования.Поэтому она запрашивает у сотрудников, ответственных за ведение кассы, объяснительную записку.
Объяснительная записка при обнаружении излишка
Материально-ответственное лицо не может отказаться от предоставления пояснений. Записку сотрудник составляет в свободной форме, где расписывает все обстоятельства и факты, которые привели к образованию излишка.
Объяснительная состоит из двух частей. Первая — фактическая. Здесь описывают сам факт инвентаризации: дату проведения, состав комиссии, сумму излишка.
Вторая часть — пояснительная. Здесь ответственное лицо указывает причины, по которым была допущена недостача. Кассир расписывает сугубо факты, домыслы и предположения недопустимы.
В документе обязательно указывают следующие реквизиты:
- название организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
- ФИО руководителя;
- ФИО сотрудника, дающего пояснения;
- дату предоставления пояснений;
- подпись составителя.
Составляют пояснительная записка в двух экземплярах. Каждый экземпляр визирует руководитель. Один экземпляр остается у него, а второй — у кассира.
Оприходование излишков денежных средств
Основанием для оприходования денежных средств служит акт инвентаризации по форме ИНВ-15. Излишек денег включают в прочие доходы компании (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
Найденные деньги в налоговом учете фиксируют на дату оформления результатов инвентаризации как внереализационный доход (п. 20 ст. 250, п. 1 ст. 271 НК РФ).
При оприходовании излишков налички бухгалтер делает следующую проводку:
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 50 | 91 | Оприходован излишек налички в кассе |
Штраф за излишки
Излишек в кассе не говорит о том, что сотрудники похищают деньги компании. Однако это говорит о нарушении кассовой дисциплины со стороны персонала, то есть о несоблюдении должностных обязанностей по ведению кассы.
Например, если факт неоприходования налички в кассу обнаружит налоговый инспектор, он вынесет штраф по статье 15.1 КоАП РФ в следующих размерах:
- 40 — 50 тыс. руб. для юрлиц;
- 4 — 5 тыс. руб. для ИП и должностных лиц.
Поэтому кассиру, допустившему нарушение кассы, тоже можно вынести штраф, предупреждение или выговор на усмотрение руководителя.
Для учета операций с наличными деньгами рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. Программа проста и понятна для использования, по кассовым операциям будет проще совершать правильные проводки, а с помощью оборотно-сальдовых ведомостей в сервисе вы сможете найти ошибки в учете. Всем новичкам мы дарим бесплатный пробный период на 14 дней.