Работа онлайн-кассы

Сегодня без онлайн-касс могут работать только немногие ИП и компании, их список есть в ст. 2 54-ФЗ, но большинству предприятий ККТ нужна. В статье расскажем, зачем применять онлайн-кассу и как она работает.

Елена Космакова Редактор Контур.Бухгалтерии

Зачем онлайн-касса бизнесу

Закон о применении онлайн-касс приняли, чтобы обеспечить прозрачность торговых операций. Приставка «онлайн-» появилась в названии техники, потому что новые кассы умеют передавать в налоговую через интернет все пробитые чеки о покупках и возвратах.

С новыми ККТ бизнес проводит через кассы не только наличные деньги, но и безнал, для этого нужно только подключить эквайринг. Больше не нужно ежегодно проверять каждую кассу в налоговой. Кассу можно зарегистрировать или снять с учета лично в ФНС или онлайн, если есть электронная подпись. А еще обслуживать кассу должен производитель, так что эта 

Чтобы отправлять данные в налоговую, нужен посредник — оператор фискальных данных (ОФД). Предприниматель или компания заключает с ним договор и получает личный кабинет на сайте ОФД, где можно смотреть чеки, получать аналитические отчеты по кассам и торговым точкам, строить прогнозы.

Государство же благодаря онлайн-кассам контролирует работу бизнеса и не дает ему уйти в тень. Если компания или ИП работают честно и данные из касс совпадают с налоговыми декларациями, к ним реже приходят с проверками.

Чем отличаются кассы для маркировки

Если вы продаете маркированные товары, у онлайн-кассы должна быть специальная прошивка, а еще придется заключить допсоглашение с ОФД, чтобы он отправлял чеки и в налоговую, и в систему «Честный знак». Если планируете работать с маркировкой и на текущей кассе такой прошивки нет, придется заменить кассовую программу, а может быть и саму кассу.

Касса для маркированных товаров работает особым образом. На товаре есть метка, кассир при продаже считывает ее сканером штрих-кода, и метка попадает в чек. Затем чек с меткой отправляется к оператору фискальных данных, а оттуда — в налоговую и систему маркировки «Честный знак», чтобы там товар с его кодом вывели из оборота. Чтобы обеспечить такую работу, нужна более сложная кассовая программа.

Как работает онлайн-касса

В онлайн-кассах есть главное отличие от касс предыдущего поколения. Оно довольно простое: вместо защищенной электронной контрольной ленты в кассе стоит фискальный накопитель. Это опломбированное запоминающее устройство, которое подписывает чек и отправляет его через интернет оператору фискальных данных, а тот отправляет чек в ФНС и при необходимости в «Честный знак». Чек зашифрован, к нему прилагается код для проверки. Если канал связи нестабилен, фискальный накопитель хранит чеки до 30 дней, чтобы передать их, когда связь восстановится.

У фискального накопителя, в зависимости от модели, есть срок действия: 13, 15 или 36 месяцев. Когда срок действия заканчивается, нужно установить в кассу новый фискальный накопитель и перерегистрировать технику в налоговой.

Вот алгоритм работы онлайн-кассы: 

1. Кассир вводит в кассу данные о покупке — вручную или с помощью сканера штрих-кодов. Если покупатель расплачивается наличными деньгами — принимает купюры, если картой или смартфоном — отправляет сумму на банковский терминал (терминал связывается с банком, проверяет карту клиента, списывает с нее средства и печатает «слип» — банковский чек).
2. После приема оплаты через терминал или наличностью кассир пробивает чек на кассе и отдает его клиенту.
3. Фискальный накопитель фиксирует чек, подписывает его фискальным признаком и отправляет ОФД.
4. ОФД фиксирует чек, проверяет его, сохраняет, а затем раз в сутки передает в налоговую накопившиеся чеки с этой кассы.
5. При необходимости покупателю отправляют электронный чек по SMS или e-mail.

Чтобы работать с кассой, ее нужно предварительно зарегистрировать в налоговой:

1. Выбрать, купить или арендовать онлайн-кассу. Собрать ее, проверить работоспособность, настроить кассовую программу.
2. Настроить интернет-соединение. Если планируете пользоваться разными типами связи, настройте в кассе возможность переключения между ними — например, с wi-fi на мобильный интернет.
3. Выбрать ОФД и заключить с ним договор.
4. Подайте заявление о регистрации кассы лично в налоговой, или в личном кабинете на сайте ФНС, или из личного кабинета ОФД. Если в заявлении будут неточности, налоговая откажет в регистрации. Если бланк заполнен верно — присвоит кассе регистрационный номер и отправит вам.
5. В течение суток после получения ответа из налоговой в технику нужно ввести сведения: регистрационный номер из ФНС, данные из ОФД и информацию о вас. Будьте очень внимательны: если допустите ошибку при вводе номера, фискальный накопитель придется просто выбросить!
6. После этого через ОФД из кассы в налоговую отправляется тестовый чек, и ФНС проверяет правильность его работы. Затем в течение 10 рабочих дней присылает регистрационную карточку ККТ.
7. Теперь можно внести регистрационные данные в личном кабинете ОФД и добавить туда кассу.

Что должно быть в чеке онлайн-кассы

В чеке указывают набор реквизитов:

• данные о продавце — это название фирмы или ФИО предпринимателя, налоговый режим, в рамках которого продан товар;
• данные о месте расчета — адрес магазина, организации или сайта;
• номер чека;
• номер смены;
• ФИО кассира;
• время и дата печати чека;
• продажа или возврат;
• название товара или услуги, цена и стоимость с учетом скидки, если скидка была;
• если продавец — плательщик ОСНО, указывают ставку и сумму НДС;
• наличная или безналичная форма расчета;
• QR-код с зашифрованными данными о покупке — при сканировании этого кода с помощью специальной программы чек отображается в электронном виде.

А еще в чеке можно писать приветствия для покупателей, давать рекламу своих товаров и услуг — творчески использовать пространство чека.

Как выбрать онлайн-кассу

Прежде всего нужно решить, какой тип онлайн-кассы вам нужен. Упрощенно можно разделить все кассы на несколько категорий.

Автономная касса. Это небольшой аппарат, который занимает мало места и может работать от аккумулятора. Часто в одном корпусе совмещены касса и банковский терминал. Экран у такого устройства обычно маленький, а кассовая программа довольно простая, так что кассиру приходится запоминать коды товаров или услуг, чтобы пользоваться смарт-кассой. Но с нею удобно работать курьерам, специалистам по надомным услугам, да и в магазине или киоске с небольшой проходимостью она будет хороша. Некоторые модели могут работать с ЕГАИС.

Фискальный регистратор. Это устройство с фискальным накопителем и мини-принтером, которое печатает кассовые чеки и отправляет их в ОФД. А вот кассовой программы на регистраторе нет — его нужно подключить к компьютеру, планшету или смартфону, на котором кассовая программа установлена.

Стационарная касса или POS-система. Это полноценная касса, которая устанавливается на место кассира и работает от электросети. Она включает мини-компьютер и кассовую программу, фискальный накопитель, принтер чеков, большой сенсорный экран или простой экран и клавиатуру. К ней можно подключить сканер штрих-кодов, банковский терминал, весы, мини-клавиатуру для ввода пин-кодов. С ЕГАИС работают большинство таких касс.

Кассы для интернет-магазинов. Для интернет-магазинов нужна касса, которая принимает оплаты через сайт и отправляет покупателям электронные чеки. Если у магазина есть пункт выдачи, это может быть реальная касса, которая умеет печатать бумажные чеки и отправлять электронные. А еще можно работать с облачной, или виртуальной кассой, которую вы арендуете: физически она стоит в дата-центре, там принимает платежи через сайт и рассылает чеки клиентам. 

Так что выбирая кассу, нужно отталкиваться от специфики ваших продаж. Для услуг подойдет один вариант, для торговли в крупном магазине другой, для ресторана третий. Важно еще, есть ли маркированные и подакцизные товары, а для продажи алкоголя нужна касса, которая работает с ЕГАИС. Задавайте эти вопросы консультанту при выборе кассы.

Еще один важный момент: объем чеков за день. Для низкой проходимости или услуг может хватить и недорогой смарт-кассы, которая медленнее обрабатывает операции и печатает чеки. Для крупной торговой точки нужна быстрая POS-система.

Перед покупкой обязательно найдите модель своей кассы и кассовой программы в Госреестре ККТ на официальном сайте ФНС. А еще при покупке уточните, придется ли вам вносить абонентскую плату за пользование кассовой программой. Сразу решите, какое дополнительное оборудование для кассы вам нужно — как минимум, это терминал для эквайринга, он тоже должен интегрироваться с кассой. А программа товароучета может заметно упростить анализ статистики, работу с остатками товаров и прочей аналитикой.

Отчеты из касс можно автоматически отправлять в онлайн-бухгалтерию — это упростит работу бухгалтера. Например, Контур.Бухгалтерия умеет принимать такие отчеты, а еще — банковскую выписку. В системе лего вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет, контролировать финансы, долги, продажи — и не только. Все новички могут бесплатно тестировать Бухгалтерию в течение двух недель.