Нельзя просто так взять и купить онлайн-кассу, не приобретя к ней пакет технического обслуживания у авторизированного сервис-центра. Или можно? Расскажем, как обслуживать онлайн-кассы, не привлекая внимания компетентных органов.
Почему техническое обслуживание кассы так важно
Если вы еще не знаете, что такое онлайн-касса и кому она нужна, сперва прочитайте наши статьи «Нужна ли вам онлайн-касса» и «Работа онлайн-кассы». Но если вы ее уже купили, то наверняка успели задуматься о ее регулярном техобслуживании. А если вы уже настраивали кассу сами или наблюдали за этим процессом, то скорее всего убедились, что без соответствующих компетенций в такое устройство лучше не лезть.
Все это действительно так, поэтому, несмотря на отмену четыре года назад требования об обязательном обслуживании онлайн-касс в Центре технического обслуживания (ЦТО), большинство предпринимателей продолжают пользоваться именно услугами сервисных центров и ЦТО. Хотя бы потому что они никуда не делись, и доверить процесс профессионалам проще. Кроме того регулярное обслуживание кассы избавляет от случайных поломок и штрафов, и обходится дешевле.
ВАЖНО! Пункты статьи 14.5 КоАП РФ предусматривают арест и списание в качестве штрафа до 100% выручки, которая проводится «в обход» кассы. Так что если из-за поломки кассы ею нельзя пользоваться, это не считается уважительной причиной, которая защитит от штрафа. А если касса просто сбоит, не настроена нужным образом или не соответствует стандартам, установленным законодательством, с предпринимателя взыщут более умеренный штраф — до 10 000 рублей.
И это не считая более серьезных последствий, которые могут возникнуть при подготовке налоговой отчетности на основе данных испорченной кассы. А еще неисправная касса не в полном объеме отправляет в личный кабинет ОФД статистику с касс, это искажает аналитику и прогнозы.
Как сервисные центры обслуживают кассы
Само техническое обслуживание разделяется на текущие и срочные работы. А еще к нему добавляются консультации и помощь в выборе кассы.
Срочный ремонт. Сегодня практически во всех случаях, в том числе при работе с портативными кассами, специалист сервисного центра готов самостоятельно выехать по месту вызова. Технический осмотр и ремонт он проведет на месте, а если это будет сложно или невозможно, заберет устройство для ремонта в центре. Большинство компаний, которые обслуживают кассы, в таких случаях предоставляют на время ремонта подменную кассу — обращайте внимание на такой пункт договора.
Мелкий ремонт кассы стоит, в среднем, 500-1000 рублей, средний ремонт — 1000-2000 рублей, замена фискального накопителя — 1500 рублей. Это сумма за услуги без учета расходников и запчастей.
Помощь в выборе кассы. Если вы обратитесь в ЦТО еще до покупки устройства, то получите консультации и сможете «примериться» к разным моделям касс.
Настройка и регистрация. Обычно договор о техническом обслуживании заключается еще при покупке контрольно-кассовой техники, и в перечень услуг сервис-центра входит еще и регистрация онлайн-кассы на сайте налоговой службы, проведение инструктажа для сотрудников, пломбирование, заполнение журнала вызова механика и пр.
Текущие работы выполняют еженедельно, ежемесячно и ежегодно, в зависимости от вида работ. Сюда относится чистка корпуса и клавиатуры, диагностика оборудования, проверочное тестирование на работоспособность и отражение всех реквизитов в чеке, анализ и коррекция программных настроек, перебор механических узлов, чистка и замена электронных компонентов, а также проверка прошивки и плановая замена фискального накопителя.
Вознаграждение за текущие работы по техобслуживанию обычно взимается в виде абонентской платы — до 6 000 — 8000 рублей в год за одно устройство. Срочные же работы, включая внеплановую замену фискального накопителя, обычно оплачиваются отдельно. Вывезти кассу для ремонта в сервисный центр может и владелец, и сотрудник центра — это отражают в договоре наряду с предельными сроками ремонта. Если хотите сэкономить, придется привозить кассу на обслуживание самостоятельно в удобные для ЦТО сроки.
ВАЖНО! Гарантия покрывает далеко не все виды работ. Даже если ваш сервисный центр аккредитован фирмой-производителем, уточните действительный объем гарантии. Кроме того, в абонентскую подписку часто не включается стоимость запасных частей и «расходников», которые может покупать владельцем кассы или предоставлять сервис-центром из своих источников.
Когда проще выкинуть, чем чинить
У онлайн-кассы, как и у любого электромеханического прибора, по мере использования постепенно накапливаются проблемы, связанные с износом. Не доводите аппарат до критической поломки, вывоза в мастерскую и причинения вам непредвиденного убытка по вине какой-то железяки — вместо этого запланируйте модернизацию или покупку нового устройства. Этот шаг решит сразу две проблемы: во-первых, избавит вас от ветхого аппарата, а во-вторых, поможет оптимизировать возможности рабочего места кассира: скорость печати чеков, пропускную способность, удобную кассовую программу и пр.
Сколько может стоить модернизация. В сервисном центре вас сориентируют по стоимости модернизации для вашего конкретного устройства. Рекомендуем сразу сравнить эту сумму с ценой новой кассы. Вот примерные цены замены деталей и узлов кассы:
- замена и установка фискального накопителя — около 7 тыс. рублей;
- замена и установка модуля интернет-подключения — от 5 до 15 тыс. рублей;
- доработка или обновление кассовой программы — от 200 до 5 тыс. рублей;
- сопутствующие услуги ЦТП — от 2 до 4 тыс. рублей.
Итак, на модернизацию кассы может уйти от 5 до 30 тыс. рублей.
Выбирая между модернизацией и покупкой новой кассы, обращайте внимание не только на стоимость, но и на ее технические возможности.
А еще далеко не для всех моделей контрольно-кассовой техники производитель предусмотрел модернизацию. Например, в отношении большинства дешевых, особенно портативных касс разговор о «тюнинге» просто не имеет смысла. И даже когда такая опция есть, может потребоваться замена целых узлов и докупка сложного дополнительного оборудования.
В остальном, диктовать оптимальное решение будут цена и предложение производителя, а также ситуация на вашем предприятии. Лучше всего проводить обновление касс при развитии бизнеса. Если формат вашей торговой точки должен поменяться одновременно с кассовой техникой, могут мутировать, и часто до неузнаваемости почти все нюансы обустройства рабочего места кассира — от мобильности и внешнего дизайна до пропускной способности. Неизменным останется только подключение к глобальной сети, договор с ОФД и сервисным центром для обслуживания устройства.
ВАЖНО! Для налоговой частичная модернизация устройства или его полная замена равнозначны: любое такое действие подразумевает необходимость снятия старой онлайн-кассы с регистрации и последующей повторной регистрации нового или обновленного устройства.
Если вы модернизация становится настоящим капиталовложением, лучшим решением будет все-таки покупка совершенно новой кассы, причем с одновременным заключением нового и исчерпывающего договора о гарантийном техническом обслуживании: при таком развитии событий сведутся к минимуму разные накладки, неизбежные при хаотичной и частичной модернизации.
Сравните стоимость модернизации с покупкой нового устройства:
- До 25 тыс. рублей: столько стоят кассы с небольшой скоростью обработки операций, считается, что они подходят для потока до 100 покупателей в день. Их не нужно подключать к компьютеру или терминалу, они работают автономно, в том числе на аккумуляторе и через wi-fi и мобильный интернет. Или в пределах такой суммы можно купить фискальный регистратор — принтер чеков, который подключается к компьютеру с кассовой программой.
- 25 — 50 тыс. рублей. На такой кассе можно обслужить до 500 покупателей в день. Устройство будет более удобным — с цветным сенсорным экраном, качественной сборкой, возможностью автономной работы до нескольких часов. Это может быть и стационарная касса для магазинов, и смарт-касса «два-в-одном» для курьеров или специалистов по услугам на дому.
- Более 50 тыс. рублей. Столько стоит касса или POS-система с удобным сенсорным дисплеем, разными способами интернет-подключения, разными кассовыми программами и товароучетными системами на выбор. Такую кассу можно оснастить весами, сканером штрих-кодов, банковским терминалом и т.д.
Как обслуживаются дешевые и дорогие кассы
Простая дешевая онлайн-касса: плюсы и минусы. Главное условие при работе с такой кассой — чтобы скорости обработки операций хватало при обслуживании клиентов. Если покупателям не приходится стоять в очереди, то все хорошо. Иначе можно потерять клиентов и получить меньше выручки, и это будет несопоставимо по цене с более продвинутой кассой.
Еще один риск: у простой кассы может быть мало портов для подключения дополнительного оборудования — того же сканера штрих-кодов, например. Слабый аккумулятор тоже может создать проблемы.
Обслуживание такой кассы не вызовет сложностей и обойдется недорого, если ее производитель — известная марка. Тогда скорее всего качество сборки и комплектующих будет достаточно высоким, а замена деталей или рабочих узлов будет решаться легко. То же самое касается совместимости с другими устройствами и кассовыми программами. Если же производитель малоизвестен, возможны проблемы с ремонтом и модернизацией.
Дорогая онлайн-касса: плюсы и минусы. В дорогой кассе, как правило, все хорошо: скорость обработки операций, возможность подключения дополнительного оборудования и разные способы связи, а также качество. Главное, чтобы в ней не было избыточных для вас функций: например, вам может быть не нужен сверхпроизводительный мини-компьютер в кассе или беспроводной банковский терминал. Платить за кассу с подобными опциями стоит, если в обозримом будущем вам такие возможности наверняка понадобятся.
Обслуживание такой кассы будет дороже. Во-первых, у нее больше деталей и дополнительных модулей, которые требуют внимания и могут ломаться. Во-вторых, ремонт, замена и апгрейд сложных устройств элементарно стоят больше, как и запчасти к ним.
Поэтому получите развернутую консультацию перед покупкой кассы: так вы будете представлять, какие возможности устройства вам нужны, как вы сможете модернизировать устройство, сколько будет стоить текущее обслуживание и ремонт. Сразу подумайте об интеграции кассовой программы с товароучетной системой и онлайн-бухгалтерией.
Веб-сервис для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия умеет принимать отчеты из касс, и это облегчает работу бухгалтера. В сервисе легко вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет, контролировать финансы. Первые две недели систему можно тестировать бесплатно.