1 июля 2021 года закончилась последняя отсрочка по переходу на онлайн-кассы. Теперь почти все предприниматели, которые раньше работали без касс, обязаны их применять. Исключением станут лишь некоторые предприниматели на УСН. Расскажем, кто освобожден от перехода на онлайн-кассы, какие преимущества есть у упрощенцев с ККТ и как выполнить переход.
Каким ИП на УСН нужна онлайн-касса
Почти все предприниматели на УСН должны купить и установить онлайн-кассу с 1 июля 2021 года. Она понадобится, если вы принимаете оплату от физлиц любыми способами. А еще касса нужна для расчетов с другими предпринимателями и организациями наличными или по картам.
С наличными расчетами все понятно, а вот безналичные — более широкое понятие. В них входят:
- банковские карты, онлайн-банк, электронные кошельки;
- оплата через кассу банка наличными;
- платежи по квитанциям и платежным поручениям.
Важно! Предприниматели на УСН, которые получают безналичную оплату от организаций и предпринимателей только на расчетный счет, онлайн-ККТ могут не покупать. Но это не касается расчетов пластиковой картой организации или ИП-контрагента — для них касса нужна.
До 1 июля 2021 года предприниматели на УСН могли работать без онлайн-кассы, если у них не было сотрудников. Это касалось тех, кто продает товары собственного производства, самостоятельно оказывает услуги или выполняет работы. Например, сантехников по вызову, сборщиков мебели, репетиторов, мастеров маникюра, продавцов мыла ручной работы и пр. Это была последняя отсрочка — теперь такие ИП тоже должны будут купить онлайн-кассу.
Чтобы по-прежнему работать без кассы, многие предприниматели из этой категории смогут применять новый режим — налог на профессиональный доход (самозанятость). На нем онлайн-кассы не нужны совсем. Еще один вариант для таких ИП — перейти на патент и выдавать документ, подтверждающий расчеты.
Какие предприниматели на УСН освобождены от онлайн-касс
ИП на УСН могут не применять онлайн кассу в следующих случаях:
- проводит только безналичные расчеты с предпринимателями и организациями — когда деньги переводят по реквизитам расчетного счета;
- работает в труднодоступной местности, которая входит в соответствующий перечень;
- продает ценные бумаги;
- обеспечивает питанием образовательные организации;
- продает бумажные газеты и журналы, предметы религиозной направленности, молоко, квас, занимается разносной торговлей или вендингом (и др. из п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ);
- оказывает услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, уход за детьми и больными, вспашка огородов, сдача в аренду жилья (и др. из п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Последнее исключение — получение оплаты через посредников. Почта при наложенных платежах, некоторые курьерские службы и некоторые платёжные посредники выдадут покупателям кассовые чеки вместо вас.
Отмена деклараций для ИП на УСН с онлайн-кассой
Уже давно ИП на УСН «доходы» с онлайн-кассой планируют освободить от деклараций по УСН. Минфин внес соответствующий законопроект, а весной 2021 года Президент в очередной раз напомнил об этом апгрейде упрощенки.
Такие предприниматели смогут передать обязанность по расчету налога и авансовых платежей по нему налоговой. Для этого инспекторы будут брать данные о доходах с онлайн-ККТ. Единственное, что надо будет сделать — подать уведомление и вовремя уплачивать налоги. Декларации сдавать не придется, вести книгу учета доходов тоже.
Как выбрать онлайн-кассу
Онлайн-ККТ — это специальное устройство, которое умеет печатать чеки и передавать фискальные документы. Сначала их получает оператор данных, а затем он передает данные в налоговую.
Выбирайте кассу в зависимости от того, что для вас важнее: компактность, размер экрана, скорость подключение, наличие денежного ящика или подключенного сканера. Видов касс множество, вот основные группы:
Мобильная касса — в состав входят устройство для печати чеков, аккумулятор, мобильный модем, встроенный POS-терминал. Мобильную кассу выбирают для маленьких помещений и выездной работы. Терминал для оплаты картами может быть встроенным, но иногда его приходится приобретать отдельно.
POS-система — это целый набор для работы кассы, в который входит все необходимое. Она большая, стационарная и дорогостоящая, обычно такие стоят в супермаркетах. Модема для интернет-связи в нем нет: надо либо подключать интернет проводом напрямую, либо по wi-fi.
Касса на компьютере — для этого надо установить на компьютер или ноутбук кассовую программу и купить фискальный регистратор с принтером чеков. Продавец создает чек на компьютере и отправляет на принтер для печати. Для оплаты безналом дополнительно нужен терминал эквайринга.
Что еще нужно для перехода на онлайн-кассы
Кроме самой онлайн-кассы предпринимателю понадобятся:
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — для онлайн регистрации ККТ. Получить ее предприниматель может в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц налоговой.
- Фискальный накопитель — устройство для хранения информации о расчетах по кассе. ИП на УСН нужен ФН со сроком действия 36 месяцев.
- Договор с оператором фискальных данных (ОФД).
- Выбрать сервис для учета товаров, который поможет завести все позиции в саму кассу.
- Зарегистрировать кассу — самостоятельно или с помощью компании, у которой вы приобрели кассу. Обычно сторонние специалисты оказывают комплексные услуги: настраивают кассу, создают личный кабинет в ОФД, настраивают товароучетный сервис и обучают кассиров работе в кассовой программе — в Контуре так.
Как бухгалтеру учесть переход на онлайн-кассу
На УСН «доходы» учитывать расходы нельзя, поэтому затраты на кассу сумму налога не изменят. На УСН «доходы минус расходы» иначе — все расходы на покупку кассы можно учесть. Порядок зависит от стоимости:
- дешевле 100 000 рублей — единоразово учесть как материальные расходы;
- дорожен 100 000 рублей — списывать в течение года равными долями.
Бухгалтерский учет предприниматели на УСН могут не вести. Но при работе с кассой бухгалтеру точно нужно формировать приходные и расходные кассовые ордера на наличные расчеты. Так, когда после рабочего дня кассир закрывает смену и делает z-отчет, бухгалтер должен оформить ПКО на сумму полученных наличных. При безналичной оплате ПКО не понадобится.
Что будет, если не применять онлайн-кассу
За расчеты без кассы предпринимателю грозит штраф в сумме 25-50 % от непроведенной суммы. Штраф не может быть меньше 10 000 рублей. Если нарушение первое — есть шанс отделаться предупреждением.
Штраф можно получить и за невыдачу покупателю чека — он составит 2 000 рублей. Также санкции предусмотрены за работу с незарегистрированной или устаревшей кассой.
Работать с кассой легче, если бухгалтерский сервис интегрирован с кассовой программой. Такая возможность есть в Контуре: когда магазин ведет товароучет в Контур.Маркете и проводит расчеты через их кассовую программу, а бухгалтерский отдел работает в Контур.Бухгалтерии — из Маркета будут приходить готовые ПКО. Попробуйте все возможности Бухгалтерии бесплатно — пробный период для новых пользователей 14 дней.